U članku napisanom 2018. godine, Robert Half , tvrtka specijalizirana za ljudske resurse i financijsku industriju, napisala je da 63% of financial firms continue to use Excel u primarnom svojstvu. Doduše, to nije 100% i zapravo se smatra to be a decline in usage! No, s obzirom da je softver softver za proračunske tablice i nije dizajniran samo kao softver financijske industrije, 63% je još uvijek značajan dio industrije i pomaže u ilustriranju koliko je Excel važan .

Naučiti kako koristiti Excel ne mora biti teško. Korak po korak pomoći će vam da prijeđete od početnika do stručnjaka (ili barem bliže toj točki) - svojim tempom.

Kao pregled onoga što ćemo pokriti u ovom članku, razmislite o radnim listovima, osnovnim upotrebljivim funkcijama i formulama te navigaciji po radnom listu ili radnoj knjizi. Doduše, nećemo pokriti sve moguće funkcije Excela^(Excel) , ali ćemo pokriti dovoljno da vam daju ideju o tome kako pristupiti ostalima. 

Osnovne definicije^{(Basic Definitions)}

Doista je korisno ako pokrijemo nekoliko definicija. Više nego vjerojatno da ste čuli za ove pojmove (ili već znate što su). Ali ćemo ih pokriti kako bismo bili sigurni i bili spremni za ostatak procesa učenja kako koristiti Excel .

Radne bilježnice naspram radnih listova^{(Workbooks vs. Worksheets)}

Excel dokumenti se nazivaju Radne knjige^(Workbooks) i kada prvi put izradite Excel dokument (radnu knjigu), mnoge (ne sve) verzije Excela^(Excel) automatski će uključivati ​​tri kartice, svaka sa svojim praznim radnim listom. Ako vaša verzija Excela^(Excel) to ne čini, ne brinite, naučit ćemo kako ih izraditi.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

Radni listovi su stvarni dijelovi u koje unosite podatke. Ako je lakše zamisliti to vizualno, zamislite radne listove kao te kartice. Kartice možete dodavati ili brisati tako da desnom tipkom miša kliknete i odaberete opciju brisanja. Ti su radni listovi stvarne proračunske tablice s kojima radimo i smještene su u datoteci radne knjige.

Vrpca^{(The Ribbon)}

Vrpca se^(Ribbon) širi po Excel aplikaciji poput niza prečaca, ali prečaca koji su vizualno predstavljeni (s tekstualnim opisima). Ovo je korisno kada želite nešto učiniti u kratkom roku, a posebno kada vam je potrebna pomoć da odredite što želite učiniti.  

Postoji različito grupiranje gumba na vrpci ovisno o tome koji odjeljak/grupu odaberete iz gornjih opcija izbornika (npr . Početna^(Home) , Umetanje^(Insert) , Podaci^(Data) , Pregled^(Review) , itd.) i prikazane vizualne opcije odnosit će se na ta grupiranja. 

Excel prečaci^{(Excel Shortcuts)}

Prečaci su korisni u brzoj navigaciji softverom Excel , pa je korisno (ali ne i apsolutno bitno) naučiti ih. Neke od njih naučite tako što vidite prečace navedene u izbornicima starijih verzija aplikacije Excel , a zatim ih sami isprobate.  

Drugi način da naučite prečace u programu Excel^(Excel) je da vidite njihov popis na web stranici programera programa Excel^{(website of the Excel developers)} . Čak i ako vaša verzija Excela^(Excel) ne prikazuje prečace, većina njih i dalje radi.

Formule naspram funkcija^{(Formulas vs. Functions)}

Funkcije su ugrađene u Excel mogućnosti i koriste se u formulama. Na primjer, ako želite umetnuti formulu koja izračunava zbroj brojeva u različitim ćelijama proračunske tablice, možete upotrijebiti funkciju SUM () za upravo to.  

Više o ovoj funkciji (i drugim funkcijama) malo dalje u ovom članku.

Traka formule^{(Formula Bar)}

Traka formule je područje koje se pojavljuje ispod vrpce^(Ribbon) . Koristi se za formule i podatke. Podatke unosite u ćeliju i oni će se također pojaviti u traci formule ako imate miš na toj ćeliji.  

Kada referenciramo traku formule, jednostavno ukazujemo da bismo trebali upisati formulu na to mjesto dok je odabrana odgovarajuća ćelija (što će se, opet, automatski dogoditi ako odaberete ćeliju i počnete tipkati).

Primjer izrade i oblikovanja radnog lista^{(Creating & Formatting a Worksheet Example)}

Mnogo je stvari koje možete učiniti sa svojim radnim listom programa Excel^{(Excel Worksheet)} . Dat ćemo vam nekoliko primjera koraka u nastavku ovog članka kako biste ih sami mogli isprobati.

Prva radna bilježnica^{(The First Workbook)}

Korisno je započeti s praznom radnom bilježnicom^(Workbook) . Dakle, samo naprijed i odaberite Novo^(New) . To se može razlikovati, ovisno o vašoj verziji Excela^(Excel) , ali se općenito nalazi u području Datoteka^(File) .

Napomena: Na gornjoj slici piše Open na vrhu kako bi se ilustriralo da možete doći do Novog^(New) (lijeva strana, usmjerena zelenom strelicom) s bilo kojeg mjesta. Ovo je snimka zaslona novijeg programa Excel^(Excel) .

Kada kliknete na Novo^(New) , vjerojatno ćete dobiti neke primjere predložaka. Sami predlošci mogu se razlikovati između verzija Excela^(Excel) , ali trebali biste dobiti neku vrstu odabira.  

Jedan od načina da naučite kako koristiti Excel je da se poigrate s tim predlošcima i vidite što ih čini "kvačicama". Za naš članak počinjemo s praznim dokumentom i igramo se s podacima i formulama itd.  

Stoga samo naprijed i odaberite opciju praznog dokumenta. Sučelje će se razlikovati od verzije do verzije, ali bi trebalo biti dovoljno slično da dobijete ideju. Malo kasnije također ćemo preuzeti još jedan uzorak Excel lista.

Umetanje podataka^{(Inserting the Data)}

Postoji mnogo različitih načina za unos podataka u svoju proračunsku tablicu (aka radni list). Jedan od načina je da jednostavno upišete što želite gdje želite. Odaberite određenu ćeliju i samo počnite tipkati.

Drugi način je kopirati podatke i zatim ih zalijepiti u svoju proračunsku tablicu^{(Spreadsheet)} . Doduše, ako kopirate podatke koji nisu u formatu tablice, može postati malo zanimljivo gdje se nalaze u vašem dokumentu. No, srećom, uvijek možemo urediti dokument te ga po potrebi kopirati i zalijepiti negdje drugdje.

Sada možete isprobati metodu kopiranja/zalijepi tako da odaberete dio ovog članka, kopirate ga, a zatim zalijepite u svoju praznu proračunsku tablicu.

Nakon što odaberete dio članka i kopirate ga, idite na svoju proračunsku tablicu i kliknite na željenu ćeliju u kojoj želite započeti lijepljenje i to učinite. Gore prikazana metoda je korištenje izbornika desnom tipkom miša, a zatim odabir "Zalijepi" u obliku ikone.

Moguće je da ćete dobiti pogrešku kada koristite ugrađenu Excel metodu lijepljenja, čak i s drugim ugrađenim metodama Excela . ^(Excel)Srećom, upozorenje o pogrešci (iznad) pomaže da vas usmjeri u pravom smjeru kako biste podatke koje ste kopirali dobili u list.

Prilikom lijepljenja podataka, Excel prilično dobro tumači podatke. U našem primjeru kopirao sam prva dva odlomka ovog odjeljka i Excel ga je predstavio u dva reda. Budući da je između odlomaka postojao pravi razmak, Excel je i to reproducirao (s praznim redom). Ako kopirate tablicu, Excel je još bolje reproducira na listu.

Također, možete koristiti gumb na vrpci^(Ribbon) za lijepljenje. Za vizualne ljude, ovo je stvarno od pomoći. To je prikazano na donjoj slici.

Neke verzije Excela^(Excel) (osobito starije verzije) omogućuju vam uvoz podataka (što najbolje funkcionira sa sličnim datotekama ili CSV – vrijednostima odvojenim zarezima – datotekama). Neke novije verzije Excela^(Excel) nemaju tu opciju, ali još uvijek možete otvoriti drugu datoteku (onu koju želite uvesti), upotrijebiti odabir svih^{(select all)} i zatim je kopirati i zalijepiti u svoju Excel proračunsku tablicu.  

Kada je uvoz dostupan, obično se nalazi pod izbornikom Datoteka^(File) . U novoj verziji programa Excel možda ćete biti preusmjereni na više grafičko korisničko sučelje kada kliknete na Datoteka^(File) .  Jednostavno^(Simply) kliknite strelicu u gornjem lijevom kutu za povratak na radni list.

Hiperveze^{(Hyperlinking)}

Hiperveza^{(Hyperlinking)} je prilično jednostavna, osobito kada se koristi traka^(Ribbon) . Gumb hiperveze pronaći ćete ispod izbornika Umetanje^(Insert) u novijim verzijama Excela . ^(Excel)Također mu se može pristupiti putem prečaca kao što je naredba-K^(command-K) .

Oblikovanje podataka (primjer: brojevi i datumi)^{(Formatting Data (Example: Numbers and Dates))}

Ponekad je korisno formatirati podatke. To se posebno odnosi na brojeve. Zašto? Ponekad brojevi automatski padaju u opći format (nekako zadani) koji je više nalik tekstualnom formatu. Ali često želimo da se naši brojevi ponašaju kao brojevi.  

Drugi primjer bi bili datumi koje bismo možda željeli formatirati kako bismo osigurali da svi naši datumi izgledaju dosljedno, kao što su 20200101 ili 01/01/20 ili bilo koji format koji odaberemo za naš format datuma.

Opciji formatiranja podataka možete pristupiti na nekoliko različitih načina, prikazanih na slikama u nastavku.

Nakon što pristupite, recimo, formatu brojeva^(Number) , imat ćete nekoliko opcija. Ove opcije se pojavljuju kada koristite metodu desnog klika. Kada koristite vrpcu^(Ribbon) , vaše su opcije upravo tamo na vrpci^(Ribbon) . Sve ovisi što vam je lakše.  

Ako već neko vrijeme koristite Excel , metodu desnom tipkom miša, s rezultirajućim dijaloškim okvirom za format broja (prikazan dolje) može biti lakše razumjeti. Ako ste noviji ili više vizualni, metoda Ribbon bi mogla imati više smisla (i mnogo brža za korištenje). Obje vam pružaju opcije oblikovanja brojeva.

Ako upišete bilo što što nalikuje datumu, novije verzije Excela^(Excel) dovoljno su lijepe da to odraze na vrpci^(Ribbon) kao što je prikazano na donjoj slici.

Na vrpci^(Ribbon) možete odabrati formate za svoj datum. Na primjer, možete odabrati kratki ili dugi datum. Samo naprijed, isprobajte i pogledajte svoje rezultate.

Oblikovanje prezentacije (primjer: poravnavanje teksta)^{(Presentation Formatting (Example: Aligning Text))}

Također je korisno razumjeti kako uskladiti svoje podatke, želite li da se svi poredaju s lijeve ili desne strane (ili opravdano, itd.). Tome se također može pristupiti putem vrpce^(Ribbon) .

Kao što možete vidjeti iz gornjih slika, poravnanje teksta (tj. desno, lijevo, itd.) je u drugom redu opcije Ribbon . Također možete odabrati druge opcije poravnanja (tj. vrh, dno) na vrpci^(Ribbon) .  

Također, ako primijetite, poravnanje stvari kao što su brojevi možda neće izgledati desno kada se poravnaju lijevo (gdje tekst izgleda bolje), ali izgleda bolje kada je poravnat udesno. Poravnanje je vrlo slično onome što biste vidjeli u aplikaciji za obradu teksta.

Stupci i redovi^{(Columns & Rows)}

Korisno je znati kako raditi s, kao i prilagoditi širinu i dimenzije^{(adjust the width and dimensions)} stupaca i redaka. Srećom, kada se jednom snađete, to je prilično lako učiniti.  

Postoje dva dijela za dodavanje ili brisanje redaka ili stupaca. Prvi dio je proces odabira, a drugi je desni klik i odabir opcije umetanja ili brisanja.  

Sjećate li se podataka koje smo kopirali iz ovog članka i zalijepili u naš prazan Excel list u gornjem primjeru? Vjerojatno nam više ne treba pa je savršen primjer za proces brisanja redaka.

Sjećate se^(Remember) našeg prvog koraka? Moramo odabrati redove. Samo naprijed i kliknite na broj retka (lijevo od gornje lijeve ćelije) i povucite mišem prema dolje do donjeg retka koji želite izbrisati. U ovom slučaju odabiremo tri reda.  

Zatim, drugi dio našeg postupka je kliknuti na Izbriši retke^{(Delete Rows)} i gledati kako Excel briše te retke.

Postupak za umetanje retka je sličan, ali ne morate odabrati više od jednog reda.  Excel će odrediti mjesto na koje kliknete gdje želite umetnuti redak.  

Da biste započeli proces, kliknite na broj retka koji želite biti ispod novog retka. To govori Excelu^(Excel) da odabere cijeli red umjesto vas. S mjesta na kojem se nalazite, Excel će umetnuti redak iznad toga. To možete učiniti tako da kliknete desnom tipkom miša i odaberete Umetni retke.^{(Insert Rows.)}

Kao što možete vidjeti gore, upisali smo 10 u redak 10. Zatim, nakon što smo odabrali 10 (red 10), kliknuli desnom tipkom miša i odabrali Insert Rows , broj 10 se spustio za jedan red. To je rezultiralo time da je 10 sada u 11. redu.  

Ovo pokazuje kako je umetnuti red postavljen iznad odabranog retka. Samo naprijed i isprobajte sami, tako da možete vidjeti kako proces umetanja funkcionira.

Ako trebate više od jednog reda, to možete učiniti odabirom više od jednog reda i to će Excelu^(Excel) reći koliko ih želite i ta će količina biti umetnuta iznad odabranog broja retka.  

Sljedeće slike prikazuju to u vizualnom formatu, uključujući kako se 10 spustilo tri reda, broj umetnutih redaka. 

Umetanje i brisanje stupaca je u osnovi isto osim što odabirete s vrha (stupci) umjesto s lijeve strane (redci).

Filtri i duplikati^{(Filters & Duplicates)}

Kada imamo puno podataka za rad, pomaže ako imamo par trikova u rukavu kako bismo lakše mogli raditi s tim podacima.  

Na primjer, recimo da imate hrpu financijskih podataka, ali trebate pogledati samo određene podatke. Jedan od načina da to učinite je korištenje Excelovog "Filtra".

Prvo, pronađimo Excel radni list^{(Excel Worksheet)} koji predstavlja puno podataka tako da imamo na čemu to testirati (a da ne moramo sami upisivati ​​sve podatke). Upravo takav uzorak^{(download just such a sample from Microsoft)} možete preuzeti s Microsofta . Imajte na umu da je to izravna poveznica na preuzimanje, tako da bi se Excel datoteka s primjerom trebala početi preuzimati odmah kada kliknete na tu vezu.

Sada kada imamo dokument, pogledajmo količinu podataka. Poprilično, zar ne? Napomena: gornja slika izgledat će malo drugačije od onoga što imate u datoteci uzorka i to je normalno. 

Recimo da ste htjeli vidjeti samo podatke iz Njemačke^(Germany) . Upotrijebite opciju "Filter" na vrpci^(Ribbon) (ispod "Početna"). Kombinira se s opcijom "Sortiraj" desno (u novijim verzijama  Excela ).^(Excel)

Sada recite Excelu^(Excel) koje opcije želite. U ovom slučaju tražimo podatke o Njemačkoj^(Germany) kao odabranoj zemlji.

Primijetit ćete da se, kada odaberete opciju filtriranja, u stupcima pojavljuju male padajuće strelice. Kada je strelica odabrana, imate nekoliko opcija, uključujući opciju "Text Filters" koju ćemo koristiti. Imate mogućnost sortiranja uzlazno ili silazno.  

Ima smisla zašto ih Excel kombinira na vrpci^(Ribbon) budući da se sve ove opcije pojavljuju na padajućem popisu. Odabrat ćemo "Jednako..." pod "Filtri teksta".

Nakon što odaberemo što želimo učiniti (u ovom slučaju Filter ), pružimo informacije/kriterije. Željeli bismo vidjeti sve podatke iz Njemačke^(Germany) pa to upisujemo u okvir. Zatim kliknite "U redu".

Primijetit ćete da sada vidimo samo podatke iz Njemačke^(Germany) . Podaci su filtrirani. Ostali podaci su još uvijek tu. Samo je skriveno od pogleda. Doći će vrijeme kada želite prekinuti filtar i vidjeti sve podatke.  Jednostavno^(Simply) se vratite na padajući izbornik i odaberite brisanje filtra, kao što je prikazano na donjoj slici.

Ponekad ćete imati skupove podataka koji uključuju duplicirane podatke. Mnogo je lakše ako imate samo pojedinačne podatke. Na primjer, zašto biste željeli isti zapis financijskih podataka dvaput (ili više) u radnom listu programa Excel^{(Excel Worksheet)} ?  

U nastavku^(Below) je primjer skupa podataka koji ima neke podatke koji se ponavljaju (prikazano žutom bojom).

Da biste uklonili duplikate (ili više, kao u ovom slučaju), počnite klikom na jedan od redaka koji predstavlja duplicirane podatke (koji sadrže podatke koji se ponavljaju). To je prikazano na donjoj slici.

Sada posjetite karticu ili odjeljak "Podaci" i odatle možete vidjeti gumb na vrpci^(Ribbon) koji kaže "Ukloni duplikate". Kliknite na to.

Prvi dio ovog procesa predstavlja vam dijaloški okvir sličan onome što vidite na donjoj slici.  Nemojte^(Don) dopustiti da vas ovo zbuni. Jednostavno vas pita koji stupac trebate pogledati kada identificirate duplicirane podatke.  

Na primjer, ako ste imali nekoliko redaka s istim imenom i prezimenom, ali u osnovi brbljanje u drugim stupcima (poput kopiranja/lijepljenja s web-mjesta, na primjer) i trebali ste samo jedinstvene retke za ime i prezime, odabrali biste te stupce tako da brbljanje koje možda nije duplicirano ne dođe u obzir pri uklanjanju viška podataka.  

U ovom slučaju, ostavili smo odabir kao "svi stupci" jer smo ručno duplicirali retke pa smo znali da su svi stupci potpuno isti u našem primjeru. (Isto možete učiniti s primjerom Excel datoteke i testirati je.)

Nakon što kliknete "U redu" u gornjem dijaloškom okviru, vidjet ćete rezultat i u ovom slučaju su tri retka identificirana kao podudarna, a dva su uklonjena.

Sada se dobiveni podaci (prikazani u nastavku) podudaraju s podacima s kojima smo započeli prije nego što smo prošli kroz dodavanje i uklanjanje duplikata.

Upravo ste naučili nekoliko trikova. To je osobito korisno kada se radi s većim skupovima podataka. Samo naprijed i isprobajte neke druge gumbe koje vidite na vrpci^(Ribbon) i pogledajte što rade. Također možete duplicirati svoju Excel datoteku primjera ako želite zadržati izvorni obrazac. Preimenujte datoteku koju ste preuzeli i ponovno preuzmite drugu kopiju. Ili duplicirajte datoteku na svom računalu.  

Ono što sam učinio je dupliciranje kartice sa svim financijskim podacima (nakon što sam ih kopirao u svoju drugu datoteku primjera, ona s kojom smo započeli bila je prazna), a s duplikat kartice sam imao dvije verzije za igru ​​po želji. To možete isprobati tako da desnom tipkom miša kliknete karticu i odaberete " Duplicate ".

Uvjetno oblikovanje^{(Conditional Formatting)}

Ovaj dio članka uključen je u odjeljak o izradi radne knjige^(Workbook) zbog prednosti prikaza. Ako vam se čini malo kompliciranim ili tražite funkcije i formule, preskočite ovaj odjeljak i vratite se na njega u slobodno vrijeme.

Uvjetno oblikovanje^(Formatting) je zgodno ako želite istaknuti određene podatke. U ovom ćemo primjeru upotrijebiti našu Excel^{(Excel Example)} datoteku primjera (sa svim financijskim podacima) i potražiti " bruto^(Gross) prodaju" koja iznosi više od 25.000 USD. 

Da bismo to učinili, prvo moramo istaknuti grupu ćelija koje želimo ocijeniti. Sada, imajte na umu da ne želite istaknuti cijeli stupac ili redak. Želite samo istaknuti samo ćelije koje želite ocijeniti. U suprotnom, ostale ćelije (poput naslova) također će biti procijenjene i iznenadili biste se što Excel radi s tim naslovima (kao primjer).

Dakle, imamo označene željene ćelije i sada kliknemo na odjeljak/grupu "Početna", a zatim "Uvjetno oblikovanje".

Kada kliknemo na "Uvjetno oblikovanje" na vrpci^(Ribbon) , imamo neke opcije. U ovom slučaju želimo istaknuti ćelije koje su veće od 25 000 USD, pa ćemo na taj način napraviti naš odabir, kao što je prikazano na donjoj slici.

Sada ćemo vidjeti dijaloški okvir i možemo upisati vrijednost u okvir. Upisujemo 25000. Ne morate brinuti o zarezima ili bilo čemu, a zapravo, bolje funkcionira ako samo upišete neobrađeni broj.

Nakon što kliknemo "U redu", vidjet ćemo da su polja automatski obojena prema našem izboru (desno) u našem dijaloškom okviru "Veće od" iznad. U ovom slučaju, "Svijetlocrvena ispuna s tamnocrvenim tekstom^{(Dark Red Text)} ). Mogli smo odabrati i drugu opciju prikaza.

Ovo uvjetno oblikovanje izvrstan je način da na prvi pogled vidite podatke koji su bitni za jedan ili drugi projekt. U ovom slučaju mogli bismo vidjeti "segmente" (kako se spominju u Excel datoteci primjera^{(Excel Example)} ) koji su uspjeli premašiti 25.000 USD bruto^(Gross) prodaje.

Rad s formulama i funkcijama^{(Working With Formulas and Functions)}

Učenje kako koristiti funkcije u Excelu^(Excel) je vrlo korisno. Oni su temeljna crijeva formula. Ako želite vidjeti popis funkcija da biste dobili predodžbu o tome što je dostupno, kliknite na izbornik/grupu “Insert” i zatim krajnje lijevo odaberite “Function/Functions”.

Iako je svrha ovog gumba na vrpci Excel^{(Excel Ribbon)} umetanje stvarne funkcije (što se također može postići upisivanjem u traku formule, počevši od znaka jednakosti, a zatim početi upisivati ​​željenu funkciju), također možemo koristiti ovu vidjeti što je dostupno. Možete se pomicati kroz funkcije da biste dobili neku vrstu ideje o tome što možete koristiti u svojim formulama.  

Doduše, također je vrlo korisno jednostavno ih isprobati i vidjeti što rade. Možete odabrati grupu koju želite pregledati odabirom kategorije, kao što je "Često korišteno" za kraći popis funkcija, ali popis koji se često koristi (i za koji su neke funkcije pokrivene u ovom članku).

Koristit ćemo neke od ovih funkcija u primjerima formula koje raspravljamo u ovom članku.

Jednaki ^{(The Equals )}=znak^{( Sign)}

Znak jednakosti (=) vrlo je važan u Excelu^(Excel) . Ona igra bitnu ulogu. To je osobito istinito u slučajevima formula.  U osnovi^(Basically) , nemate formulu bez predznaka jednakosti. A bez formule, to su jednostavno podaci (ili tekst) koje ste unijeli u tu ćeliju.  

Stoga samo zapamtite da prije nego što zatražite od Excela^(Excel) da izračuna ili automatizira bilo što umjesto vas, u ćeliju upisati znak jednakosti ( = ).

Ako uključite znak $, to govori Excelu^(Excel) da ne premješta formulu. Obično je automatsko prilagođavanje formula (koristeći ono što se naziva relativnim referencama ćelija), promjenama u radnom listu, korisna stvar, ali ponekad to možda ne želite i s tim znakom $ možete to reći Excelu^(Excel) . Jednostavno umetnete $ ispred slova i broja reference ćelije.  

Dakle, relativna referenca ćelije od D25 postaje $D$25. Ako je ovaj dio zbunjujući, ne brinite o tome. Možete mu se vratiti (ili se igrati s praznom radnom knjigom programa Excel ).^(Excel)

The Awesome Ampersand >> &

Ampersand ( & ) je zabavan mali "alat" formule koji vam omogućuje kombiniranje stanica. Na primjer, recimo da imate stupac za imena i drugi stupac za prezimena i želite stvoriti stupac za puno ime. Za to možete koristiti &.

Isprobajmo to u Excel radnom listu^{(Excel Worksheet)} . Za ovaj primjer, upotrijebimo prazan list kako ne bismo prekinuli nijedan drugi projekt. Samo naprijed i upišite svoje ime u A1 i upišite svoje prezime u B1. Sada, da ih kombinirate, kliknite mišem na ćeliju C1 i upišite ovu formulu:  =A1 & “ “ & B1 .  Molimo^(Please) koristite samo dio u kurzivu, a ne bilo koji od ostatka (na primjer, ne koristite točku).  

Što vidite u C1? Trebali biste vidjeti svoje puno ime s razmakom između imena i prezimena, kao što bi bilo normalno kada upisujete svoje puno ime. & “ “ & dio formule je ono što je stvorilo taj prostor. Da niste uključili “ “, imali biste svoje ime i prezime bez razmaka između njih (samo naprijed i pokušajte ako želite vidjeti rezultat).

Druga slična formula koristi CONCAT , ali o tome ćemo saznati nešto kasnije. Za sada, imajte na umu što ampersand ( & ) može učiniti za vas jer ovaj mali savjet dobro dođe u mnogim situacijama.

Funkcija SUM().^{(SUM() Function)}

Funkcija SUM () je vrlo zgodna i radi upravo ono što opisuje. On zbraja brojeve koje kažete Excelu^(Excel) da uključi i daje vam zbroj njihovih vrijednosti. To možete učiniti na nekoliko različitih načina.

Počeli smo s upisivanjem nekih brojeva tako da smo imali neke podatke s kojima smo mogli raditi u korištenju funkcije. Jednostavno smo koristili 1, 2, 3, 4, 5 i počeli u A1 i upisali svaku ćeliju koja ide prema dolje prema A5.

Sada, da biste koristili funkciju SUM (), počnite klikom na željenu ćeliju, u ovom slučaju smo koristili A6, i upišite =SUM ( u traku formule. U ovom primjeru, zaustavite se kada dođete do prvog "(." Sada kliknite A1 (najgornju ćeliju) i povucite mišem na A5 (ili najnižu ćeliju koju želite uključiti), a zatim se vratite na traku formule i upišite zatvaranje “).” Nemojte uključivati ​​točke. ili navodnike i samo zagrade. 

Drugi način korištenja ove funkcije je ručno upisivanje informacija u traku formule. Ovo je osobito korisno ako imate dosta brojeva i pomicanje da biste ih uhvatili je malo teško. Započnite ovu metodu na isti način kao što ste učinili za gornji primjer, sa "=SUM(."

Zatim upišite referencu ćelije na najgornjoj ćeliji. U ovom slučaju, to bi bio A1. Uključite dvotočku (: ), a zatim upišite referencu ćelije na dnu ćelije. U ovom slučaju, to bi bio A5.

AVERAGE() funkcija^{(AVERAGE() Function)}

Što ako želite otkriti koliki je prosjek skupine brojeva? To možete jednostavno učiniti s funkcijom PROSJEK^(AVERAGE) (). Primijetit ćete, u koracima u nastavku, da je u osnovi ista kao funkcija SUM () iznad, ali s drugom funkcijom.  

Imajući to na umu, počinjemo odabirom ćelije koju želimo koristiti za rezultat (u ovom slučaju A6), a zatim počinjemo tipkati sa znakom jednakosti ( = ) i riječju PROSJEČNO^(AVERAGE) . Primijetit ćete da vam se nude prijedlozi kada ga počnete upisivati ​​i da možete kliknuti na PROSJEČAN^(AVERAGE) umjesto da upišete cijelu riječ, ako želite.

Provjerite imate li početnu zagradu u formuli prije nego što dodamo naš raspon ćelija.  U suprotnom^(Otherwise) , dobit ćete pogrešku.

Sada kada smo u našu ćeliju A6 (ili bilo koju ćeliju koju koristite za rezultat) upisali "=PROSJEČAN("), možemo odabrati raspon ćelija koji želimo koristiti. U ovom slučaju koristimo A1 do A5.  

Imajte na umu da ga također možete unijeti ručno umjesto da koristite miš za odabir raspona. Ako imate veliki skup podataka, upisivanje u raspon je vjerojatno lakše od pomicanja koje bi bilo potrebno za odabir. Ali, naravno, ovisi o vama.

Da biste dovršili postupak, jednostavno upišite u završnu zagradu “)” i dobit ćete prosjek od pet brojeva. Kao što vidite, ovaj je proces vrlo sličan procesu SUM () i drugim funkcijama. Nakon što se uhvatite u koštac s jednom funkcijom, druge će biti lakše.

Funkcija COUNTIF().^{(COUNTIF() Function)}

Recimo da smo htjeli izbrojati koliko se puta određeni broj pojavljuje u skupu podataka.  Prvo^(First) , pripremimo našu datoteku za ovu funkciju tako da imamo što računati. Uklonite formulu koju možda imate u A6. Sada ili kopirajte A1 do A5 i zalijepite počevši od A6 ili jednostavno upišite iste brojeve u ćelije koje idu prema dolje počevši s A6 i vrijednošću 1, a zatim A7 s 2, itd.

Sada, u A11 počnimo našu funkciju/formulu. U ovom slučaju, upisat ćemo “ =COUNTIF (.” Zatim ćemo odabrati ćelije od A1 do A10 .

Budite sigurni da ste upisali ili odabrali "COUNTIF", a ne neku od drugih funkcija sličnih COUNT-u ili nećemo dobiti isti rezultat.

Prije nego što učinimo ono što imamo s našim drugim funkcijama i upišemo završnu zagradu “)” moramo odgovoriti na pitanje kriterija i upisati to, iza zareza “,” i prije zagrade “).”

Što je definirano "kriterijima?" Tu kažemo Excelu što želimo da broji (u ovom slučaju). Upisali smo zarez, a zatim "5", a zatim završnu zagradu kako bismo dobili broj petica (5) koji se pojavljuju na popisu brojeva. Taj bi rezultat bio dva (2) jer postoje dvije pojave.

Funkcija CONCAT ili CONCANTENATE().^{(CONCAT or CONCANTENATE() Function)}

Slično našem primjeru koristeći samo ampersand ( & ) u našoj formuli, možete kombinirati ćelije pomoću funkcije CONCAT (). Samo naprijed i pokušajte, koristeći naš isti primjer.  

Upišite svoje ime u A1, a prezime u B1. Zatim u C1 upišite CONCAT (A1, “ “ , B1).

Vidjet ćete da ćete dobiti isti rezultat kao što smo mi učinili s ampersandom (&). Mnogi ljudi koriste ampersand jer je lakši i manje glomazan, ali sada vidite da imate i drugu opciju.

Napomena: Ova funkcija može biti CONCANTENATE u vašoj verziji Excela^(Excel) .  Microsoft je skratio naziv funkcije na samo CONCAT i to je lakše upisivati ​​(i zapamtiti) u kasnijim verzijama softvera. Srećom, ako počnete upisivati ​​CONCA u svoju traku formule (nakon znaka jednakosti), vidjet ćete koju verziju vaša verzija Excela^(Excel) koristi i možete je odabrati klikom na nju mišem.

Imajte^(Remember) na umu da kada ga počnete upisivati, kako biste omogućili vašoj verziji Excela^(Excel) da otkrije ispravnu funkciju, upišite samo "CONCA" (ili kraće), a ne "CONCAN" (kao početak za CONCANTENATE ) ili možda nećete vidjeti Excel ' prijedlog jer se tu dvije funkcije počinju razlikovati.

Nemojte se iznenaditi ako više volite koristiti metodu spajanja s znakom & (&) umjesto CONCAT (). To je normalno.

If/Then Formulas

Recimo da želimo upotrijebiti If/Then Formula da bismo identificirali iznos popusta^(Discount) (neka vrsta drugog popusta) u novom stupcu u našem primjeru Excel datoteke. U tom slučaju, prvo počinjemo dodavanjem stupca i dodajemo ga iza stupca F^{(Column F)} i prije stupca G^{(Column G)} (opet, u našem preuzetom primjeru datoteke).

Sada upisujemo formulu. U ovom slučaju upisujemo ga u F2 i to je “=IF(E2>25000, “ POPUST 2^{(DISCOUNT 2)} ”). Ovo ispunjava ono što formula traži s testom (E2 veći od 25k), a zatim rezultatom ako broj u E2 prođe taj test (“ POPUST 2^{(DISCOUNT 2)} ”). 

Sada kopirajte F2 i zalijepite ćelije koje ga slijede u F stupac.

Formula će se automatski prilagoditi za svaku ćeliju (relativno referenciranje ćelije), s referencom na odgovarajuću ćeliju.  Zapamtite^(Remember) da ako ne želite da se automatski prilagođava, možete ispred alfa ćelije staviti znak $ kao i broj, kao što je A1 $A$1. 

Na gornjoj slici možete vidjeti da se "POPUST 2" pojavljuje u svim ćelijama u stupcu F2. To je zato što mu formula govori da pogleda E2 ćeliju (predstavljenu s $E$2) i nema relativnih ćelija. Dakle, kada se formula kopira u sljedeću ćeliju (tj. F3) ona još uvijek gleda u ćeliju E2 zbog znakova dolara. Dakle, sve ćelije daju isti rezultat jer imaju istu formulu koja upućuje na istu ćeliju.

Također, ako želite da se prikaže vrijednost umjesto riječi "FALSE", jednostavno dodajte zarez, a zatim riječ ili broj koji želite da se pojavi (tekst treba biti u navodnicima) na kraju formule, prije završna zagrada.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Upravljanje vašim Excel projektima^{(Managing Your Excel Projects)}

Srećom, s načinom na koji su Excel dokumenti dizajnirani, možete učiniti dosta sa svojim Excel radnim knjigama^{(Excel Workbooks)} . Mogućnost postojanja različitih radnih listova (kartica) u vašem dokumentu omogućuje vam da imate sve povezane sadržaje u jednoj datoteci. Također, ako smatrate da stvarate nešto što može imati formule koje rade bolje (ili lošije), možete kopirati (opcija desnom tipkom miša) svoje radne tablice^(Worksheet) (kartice) kako biste imali različite verzije vašeg radnog lista^(Worksheet) .  

Možete preimenovati svoje kartice i koristiti datumske kodove da biste saznali koje su verzije najnovije (ili najstarije). Ovo je samo jedan primjer kako možete koristiti te kartice u svoju korist u upravljanju svojim Excel projektima.

Evo primjera preimenovanja vaših kartica u jednoj od novijih verzija Excela^(Excel) . Počinjete klikom na karticu i dobivate rezultat sličan onom na slici ovdje: 

Ako ne dobijete taj odgovor, to je u redu. Možda imate stariju verziju Excela^(Excel) , ali je donekle intuitivna na način da vam omogućuje preimenovanje kartica. Možete kliknuti desnom tipkom miša na karticu i dobiti opciju za "preimenovanje" u starijim verzijama Excela^(Excel) , a ponekad jednostavno jednostavno upišite na kartici.

Excel vam pruža toliko mogućnosti na vašem putovanju u učenju korištenja Excela^(Excel) . Sada je vrijeme da izađete i iskoristite ga! zabavite se^(Have) .

Microsoft Excel Basics Tutorial – Learning How to Use Excel

In an article written іn 2018, Robert Half, a company specializing in human resources and thе financial industry, wrоte that 63% of financial firms continue to use Excel in a primary capacity.  Granted, that is not 100% and is actually considered to be a decline in usage! But considering the software is a spreadsheet software and not designed solely as financial industry software, 63% is still a significant portion of the industry and helps to illustrate how important Excel is.

Learning how to use Excel doesn’t have to be difficult. Taking it one step at a time will help you move from a novice to an expert (or at least closer to that point) – at your pace.

As a preview of what we are going to cover in this article, think worksheets, basic usable functions and formulas, and navigating a worksheet or workbook. Granted, we will not be covering every possible Excel function but we will cover enough that it gives you an idea of how to approach the others. 

Basic Definitions

It really is helpful if we cover a few definitions. More than likely, you have heard these terms (or already know what they are).  But we will cover them to be sure and be all set for the rest of the process in learning how to use Excel.

Workbooks vs. Worksheets

Excel documents are called Workbooks and when you first create an Excel document (the workbook), many (not all) Excel versions will automatically include three tabs, each with its own blank worksheet. If your version of Excel doesn’t do that, don’t worry, we will learn how to create them.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

The Worksheets are the actual parts where you enter the data.  If it is easier to think of it visually, think of the worksheets as those tabs. You can add tabs or delete tabs by right-clicking and choosing the delete option.  Those worksheets are the actual spreadsheets with which we work and they are housed in the workbook file.

The Ribbon

The Ribbon spreads across the Excel application like a row of shortcuts, but shortcuts that are represented visually (with text descriptions).  This is helpful when you want to do something in short order and especially when you need help determining what you want to do.  

There is a different grouping of ribbon buttons depending on which section/group you choose from the top menu options (i.e. Home, Insert, Data, Review, etc.) and the visual options presented will relate to those groupings. 

Excel Shortcuts

Shortcuts are helpful in navigating the Excel software quickly, so it is helpful (but not absolutely essential) to learn them.  Some of them are learned by seeing the shortcuts listed in the menus of the older versions of the Excel application and then trying them out for yourself.  

Another way to learn Excel shortcuts is to view a list of them on the website of the Excel developers.  Even if your version of Excel doesn’t display the shortcuts, most of them still work.

Formulas vs. Functions

Functions are built-in capabilities of Excel and are used in formulas.  For example, if you wanted to insert a formula that calculated the sum of numbers in different cells of a spreadsheet, you could use the function SUM() to do just that.  

More on this function (and other functions) a bit further on in this article.

Formula Bar

The formula bar is an area that appears below the Ribbon.  It is used for formulas and data. You enter the data in the cell and it will also appear in the formula bar if you have your mouse on that cell.  

When we reference the formula bar, we are simply indicating that we should type the formula in that spot while having the appropriate cell selected (which, again, will automatically happen if you select the cell and start typing).

Creating & Formatting a Worksheet Example

There are many things you can do with your Excel Worksheet.  We will give you some example steps as we go along in this article so you can try them out for yourself.

The First Workbook

It is helpful to start with a blank Workbook.  So, go ahead and select New.  This may vary, depending on your version of Excel, but is generally in the File area.

Note:  The above image says Open at the top to illustrate that you can get to the New (left-hand side, pointed to with the green arrow) from anywhere.  This is a screenshot of the newer Excel.

When you click on New you are more than likely going to get some example templates.  The templates themselves may vary between versions of Excel, but you should get some sort of selection.  

One way of learning how to use Excel is to play with those templates and see what makes them “tick”.  For our article, we are starting with a blank document and playing around with data and formulas, etc.  

So go ahead and select the blank document option.  The interface will vary, from version to version, but should be similar enough to get the idea. A little later we will also download another sample Excel sheet.

Inserting the Data

There are many different ways to get data into your spreadsheet (a.k.a. worksheet).  One way is to simply type what you want where you want it. Choose the particular cell and just start typing.

Another way is to copy data and then paste it into your Spreadsheet.  Granted, if you are copying data that is not in a table format it can get a little interesting as to where it lands in your document.  But fortunately we can always edit the document and recopy and paste elsewhere, as needed.

You can try the copy/paste method now by selecting a portion of this article, copying it, and then pasting into your blank spreadsheet.

After selecting the portion of the article and copying it, go to your spreadsheet and click on the desired cell where you want to start the paste and do so.  The method shown above is using the right-click menu and then selecting “Paste” in the form of the icon.

It is possible that you may get an error when using the Excel built-in paste method, even with the other Excel built-in methods as well.  Fortunately, the error warning (above) helps to point you in the right direction to get the data you copied into the sheet.

When pasting the data, Excel does a pretty good job of interpreting it. In our example, I copied the first two paragraphs of this section and Excel presented it in two rows.  Since there was an actual space between the paragraphs, Excel reproduced that as well (with a blank row). If you are copying a table, Excel does an even better job of reproducing it in the sheet.

Also, you can use the button in the Ribbon to paste.  For visual people, this is really helpful. It is shown in the image below.

Some versions of Excel (especially the older versions) allow you to import data (which works best with similar files or CSV – comma-separated values – files).  Some newer versions of Excel do not have that option but you can still open the other file (the one that you want to import), use a select all and then copy and paste it into your Excel spreadsheet.  

When import is available, it is generally found under the File menu.  In the new version(s) of Excel, you may be rerouted to more of a graphical user interface when you click on File.  Simply click the arrow in the top left to return back to your worksheet.

Hyperlinking

Hyperlinking is fairly easy, especially when using the Ribbon.  You will find the hyperlink button under the Insert menu in the newer Excel versions.  It may also be accessed via a shortcut like command-K.

Formatting Data (Example: Numbers and Dates)

Sometimes it is helpful to format the data.  This is especially true with numbers. Why? Sometimes numbers automatically fall into a general format (sort of default) which is more like a text format. But often, we want our numbers to behave as numbers.  

The other example would be dates, which we may want to format to ensure that all of our dates appear consistent, like 20200101 or 01/01/20 or whatever format we choose for our date format.

You can access the option to format your data in a couple of different ways, shown in the below images.

Once you have accessed, say, the Number format, you will have several options.  These options appear when you use the right-click method.  When you use the Ribbon, your options are right there in the Ribbon.  It all depends on which is easier for you.  

If you have been using Excel for a while, the right-click method, with the resulting number format dialog box (shown below) may be easier to understand.  If you are newer or more visual, the Ribbon method may make more sense (and much quicker to use). Both provide you with number formatting options.

If you type anything that resembles a date, the newer versions of Excel are nice enough to reflect that in the Ribbon as shown in the below image.

From the Ribbon you can select formats for your date.  For example, you can choose a short date or a long date.  Go ahead and try it and view your results.

Presentation Formatting (Example: Aligning Text)

It is also helpful to understand how to align your data, whether you want it all to line up to the left or to the right (or justified, etc).  This too can be accessed via the Ribbon.

As you can see from the images above, the alignment of the text (i.e. right, left, etc.) is on the second row of the Ribbon option.  You can also choose other alignment options (i.e. top, bottom) in the Ribbon.  

Also, if you notice, aligning things like numbers may not look right when aligned left (where text looks better) but does look better when aligned right.  The alignment is very similar to what you would see in a word processing application.

Columns & Rows

It is helpful to know how to work with, as well as adjust the width and dimensions of, columns and rows.  Fortunately, once you get the hang of it, it is fairly easy to do.  

There are two parts to adding or deleting rows or columns.  The first part is the selection process and the other is the right-click and choosing the insert or delete option.  

Remember the data we copied from this article and pasted into our blank Excel sheet in the above example?  We probably don’t need it anymore so it is a perfect example for the process of deleting rows.

Remember our first step?  We need to select the rows.  Go ahead and click on the row number (to the left of the top left cell) and drag downward with your mouse to the bottom row that you want to delete.  In this case, we are selecting three rows.  

Then, the second part of our procedure is to click on Delete Rows and watch Excel delete those rows.

The process for inserting a row is similar but you do not have to select more than one row.  Excel will determine where you click is where you want to insert the row.  

To start the process, click on the row number that you want to be below the new row.  This tells Excel to select the entire row for you. From the spot where you are, Excel will insert the row above that.  You do so by right-clicking and choosing Insert Rows.

As you can see above, we typed 10 in row 10.  Then, after selecting 10 (row 10), right-clicking, and choosing Insert Rows, the number 10 went down one row.  It resulted in the 10 now being in row 11.  

This demonstrates how the inserted row was placed above the selected row.  Go ahead and try it for yourself, so you can see how the insertion process works.

If you need more than one row, you can do so by selecting more than one row and this tells Excel how many you want and that quantity will be inserted above the row number selected.  

The following pictures show this in a visual format, including how the 10 went down three rows, the number of rows inserted. 

Inserting and deleting columns is basically the same except that you are selecting from the top (columns) instead of the left (rows).

Filters & Duplicates

When we have a lot of data to work with it helps if we have a couple of tricks up our sleeves in order to more easily work with that data.  

For example, let’s say you have a bunch of financial data but you only need to look at specific data.  One way to do that is to use an Excel “Filter.”

First, let’s find an Excel Worksheet that presents a lot of data so we have something to test this on (without having to type all of the data ourselves).  You can download just such a sample from Microsoft. Keep in mind that that is the direct link to the download so the Excel example file should start downloading right away when you click on that link.

Now that we have the document, let’s look at the volume of data.  Quite a bit, isn’t it? Note: the image above will look a bit different from what you have in your sample file and that is normal. 

Let’s say you only wanted to see data from Germany.  Use the “Filter” option in the Ribbon (under “Home”).  It is combined with the “Sort” option towards the right (in the newer Excel versions). 

Now, tell Excel what options you want.  In this case, we are looking for data on Germany as the selected country.

You will notice that when you select the filter option, little pull-down arrows appear in the columns.  When an arrow is selected, you have several options, including the “Text Filters” option that we will be using.  You have an option to sort ascending or descending.  

It makes sense why Excel combines these in the Ribbon since all of these options appear in the pull-down list.  We will be selecting the “Equals…” under the “Text Filters.”

After we select what we want to do (in this case Filter), let’s provide the information/criteria.  We would like to see all the data from Germany so that is what we type in the box. Then, click “OK.”

You will notice that now we only see data from Germany.  The data has been filtered. The other data is still there.  It is just hidden from view. There will come a time when you want to discontinue the filter and see all of the data.  Simply return to the pull-down and choose to clear the filter, as shown in the below image.

Sometimes you will have data sets that include duplicate data.  It is much easier if you only have singular data. For example, why would you want the exact same financial data record twice (or more) in your Excel Worksheet?  

Below is an example of a data set that has some data that is repeated (shown highlighted in yellow).

To remove duplicates (or more, as in this case), start by clicking on one of the rows that represents the duplicate data (that contains the data that is repeated).  This is shown in the below image.

Now, visit the “Data” tab or section and from there, you can see a button on the Ribbon that says “Remove Duplicates.” Click that.

The first portion of this process presents you with a dialog box similar to what you see in the below image.  Don’t let this confuse you. It is simply asking you which column to look at when identifying the duplicate data.  

For example, if you had several rows with the same first and last name but basically gibberish in the other columns (like a copy/paste from a website for example) and you only needed unique rows for the first and last name, you would select those columns so that the gibberish that may not be duplicate does not come into consideration in removing the excess data.  

In this case, we left the selection as “all columns” because we had duplicated rows manually so we knew that all of the columns were exactly the same in our example.  (You can do the same with the Excel example file and test it.)

After you click “OK” on the above dialog box, you will see the result and in this case, three rows were identified as matching and two of them were removed.

Now, the resulting data (shown below) matches the data we started with before we went through the addition and removal of duplicates.

You have just learned a couple tricks.  These are especially helpful when dealing with larger data sets.  Go ahead and try some other buttons that you see on the Ribbon and see what they do.  You can also duplicate your Excel example file if you want to retain the original form.  Rename the file you downloaded and re-download another copy. Or duplicate the file on your computer.  

What I did was duplicate the tab with all of the financial data (after copying it into my other example file, the one we started with that was blank) and with the duplicate tab I had two versions to play with at will.  You can try this by using the right-click on the tab and choosing “Duplicate.”

Conditional Formatting

This part of the article is included in the section on creating the Workbook because of its display benefits.  If it seems a little complicated or you are looking for functions and formulas, skip this section and come back to it at your leisure.

Conditional Formatting is handy if you want to highlight certain data.  In this example, we are going to use our Excel Example file (with all of the financial data) and look for the “Gross Sales” that are over $25,000. 

In order to do this, we first have to highlight the group of cells that we want evaluated.  Now, keep in mind, you do not want to highlight the entire column or row. You only want to highlight just the cells that you want evaluated.  Otherwise, the other cells (like headings) will also be evaluated and you would be surprised what Excel does with those headings (as an example).

So, we have our desired cells highlighted and now we click on the “Home” section/group and then “Conditional Formatting.”

When we click on “Conditional Formatting” in the Ribbon, we have some options.  In this case we want to highlight the cells that are greater than $25,000 so that is how we make our selection, as shown in the below image.

Now we will see a dialog box and we can type the value in the box.  We type 25000. You don’t have to worry about commas or anything and in fact, it works better if you just type in the raw number.

After we click “OK” we will see that the fields are automatically colored according to our choice (to the right) in our “Greater Than” above dialog box.  In this case, “Light Red Fill with Dark Red Text). We could have chosen a different display option as well.

This conditional formatting is a great way to see, at a glance, data that is essential for one project or another.  In this case, we could see the “Segments” (as they are referred to in the Excel Example file) that have been able to exceed $25,000 in Gross Sales.

Working With Formulas and Functions

Learning how to use functions in Excel is very helpful.  They are the basic guts of the formulas. If you want to see a listing of the functions to get an idea of what is available, click on the “Insert” menu/group and then at the far left, choose “Function/Functions.”

Even though the purpose of this button in the Excel Ribbon is to insert an actual function (which can also be accomplished by typing in the formula bar, starting with an equals sign and then starting to type the desired function), we can also use this to see what is available.  You can scroll through the functions to get a sort of idea of what you can use in your formulas.  

Granted, it is also very helpful to simply try them out and see what they do.  You can select the group that you want to peruse by choosing a category, like “Commonly Used” for a shorter list of functions but a list that is often used (and for which some functions are covered in this article).

We will be using some of these functions in the examples of the formulas we discuss in this article.

The Equals = Sign

The equals sign ( = ) is very important in Excel.  It plays an essential role. This is especially true in the cases of formulas.  Basically, you don’t have a formula without preceding it with an equals sign. And without the formula, it is simply the data (or text) you have entered in that cell.  

So just remember that before you are asking Excel to calculate or automate anything for you, that you type an equals sign ( = ) in the cell.

If you include a $ sign, that tells Excel not to move the formula.  Normally, the auto adjustment of formulas (using what is called relative cell references), to changes in the worksheet, is a helpful thing but sometimes you may not want it and with that $ sign, you are able to tell Excel that.  You simply insert the $ in front of the letter and number of the cell reference.  

So a relative cell reference of D25 becomes $D$25.  If this part is confusing, don’t worry about it. You can come back to it (or play with it with an Excel blank workbook).

The Awesome Ampersand >> &

The ampersand ( & ) is a fun little formula “tool,” allowing you to combine cells.  For example, let’s say that you have a column for first names and another column for last names and you want to create a column for the full name.  You can use the & to do just that.

Let’s try it in an Excel Worksheet.  For this example, let’s use a blank sheet so we don’t interrupt any other project.  Go ahead and type your first name in A1 and type your last name in B1. Now, to combine them, click your mouse on the C1 cell and type this formula:  =A1 & “ “ & B1.  Please only use the part in italics and not any of the rest of it (like not using the period).  

What do you see in C1?  You should see your full name complete with a space between your first and last names, as would be normal in typing your full name.  The & “ “ & portion of the formula is what produced that space. If you had not included “ “ you would have had your first name and last name without a space between them (go ahead and try it if you want to see the result).

Another similar formula uses CONCAT but we will learn about that a little later.  For now, keep in mind what the ampersand ( & ) can do for you as this little tip comes in handy in many situations.

SUM() Function

The SUM() function is very handy and it does just what it describes.  It adds up the numbers you tell Excel to include and gives you the sum of their values.  You can do this in a couple of different ways.

We started by typing in some numbers so we had some data to work with in the use of the function.  We simply used 1, 2, 3, 4, 5 and started in A1 and typed in each cell going downward toward A5.

Now, to use the SUM() function, start by clicking in the desired cell, in this case we used A6, and typing =SUM( in the formula bar.  In this example, stop when you get to the first “(.” Now, click in A1 (the top-most cell) and drag your mouse to A5 (or the bottom-most cell you want to include) and then return to the formula bar and type the closing “).”  Do not include the periods or quotation marks and just the parentheses. 

The other way to use this function is to manually type the information in the formula bar.  This is especially helpful if you have quite a few numbers and scrolling to grab them is a bit difficult.  Start this method the same way that you did for the example above, with “=SUM(.”

Then, type the top-most cell’s cell reference.  In this case, that would be A1. Include a colon ( : ) and then type the bottom-most cell’s cell reference. In this case, that would be A5.

AVERAGE() Function

What if you wanted to figure out what the average of a group of numbers was?  You can easily do that with the AVERAGE() function. You will notice, in the steps below, that it is basically the same as the SUM() function above but with a different function.  

With that in mind, we start by selecting the cell we want to use for the result (in this case A6) and then start typing with an equals sign ( = ) and the word AVERAGE.  You will notice that as you begin typing it you are offered suggestions and can click on AVERAGE instead of typing the full word, if you like.

Ensure that you have an opening parenthesis in your formula before we add our cell range.  Otherwise, you will receive an error.

Now that we have “=AVERAGE(“ typed in our A6 cell (or whichever cell you are using for the result) we can select the cell range that we want to use.  In this case we are using A1 through A5.  

Keep in mind that you can also type it in manually rather than using the mouse to select the range.  If you have a large data set typing in the range is probably easier than the scrolling that would be required to select it.  But, of course, it is up to you.

To complete the process simply type in the closing parenthesis “)” and you will receive the average of the five numbers.  As you can see, this process is very similar to the SUM() process and other functions. Once you get the hang of one function, the others will be easier.

COUNTIF() Function

Let’s say we wanted to count how many times a certain number shows up in a data set.  First, let’s prepare our file for this function so that we have something to count. Remove any formula that you may have in A6.  Now, either copy A1 through A5 and paste starting in A6 or simply type the same numbers in the cells going downward starting with A6 and the value of 1 and then A7 with 2, etc.

Now, in A11 let’s start our function/formula.  In this case, we are going to type “=COUNTIF(.”  Then, we will select cells A1 through A10.

Be sure that you type or select “COUNTIF” and not one of the other COUNT-like functions or we will not get the same result.

Before we do like we have with our other functions, and type the closing parenthesis “)” we need to answer the question of criteria and type that, after a comma “,” and before the parenthesis “).”

What is defined by the “criteria?”  That is where we tell Excel what we want it to count (in this case).  We typed a comma and then a “5” and then the closing parenthesis to obtain the count of the number of fives (5) that appear in the list of numbers.  That result would be two (2) as there are two occurrences.

CONCAT or CONCANTENATE() Function

Similar to our example using just the ampersand ( & ) in our formula, you can combine cells using the CONCAT() function.  Go ahead and try it, using our same example.  

Type your first name in A1 and your last name in B1.  Then, in C1 type CONCAT(A1, “ “ , B1).

You will see that you get the same result as we did with the ampersand (&).  Many people use the ampersand because it is easier and less cumbersome but now you see that you also have another option.

Note: This function may be CONCANTENATE in your version of Excel.  Microsoft shortened the function name to just CONCAT and that tends to be easier to type (and remember) in the later versions of the software.  Fortunately, if you start typing CONCA in your formula bar (after the equals sign), you will see which version your version of Excel uses and can select it by clicking on it with the mouse..

Remember that when you start to type it, to allow your version of Excel to reveal the correct function, to only type “CONCA” (or shorter) and not “CONCAN” (as the start for CONCANTENATE) or you may not see Excel’s suggestion since that is where the two functions start to differ.

Don’t be surprised if you prefer to use the merge method with the ampersand (&) instead of CONCAT().  That is normal.

If/Then Formulas

Let’s say we want to use an If/Then Formula to identify Discount (sort of a second discount) amount in a new column in our Example Excel file.  In that case, first we start by adding a column and we are adding it after Column F and before Column G (again, in our downloaded example file).

Now, we type in the formula.  In this case, we type it in F2 and it is “=IF(E2>25000, “DISCOUNT 2”).  This fulfills what the formula is looking for with a test (E2 greater than 25k) and then a result if the number in E2 passes that test (“DISCOUNT 2”). 

Now, copy F2 and paste in the cells that follow it in the F column.

The formula will automatically adjust for each cell (relative cell referencing), with a reference to the appropriate cell.  Remember that if you do not want it to automatically adjust, you can precede the cell alpha with a $ sign as well as the number, like A1 is $A$1. 

You can see, in the image above, that “DISCOUNT 2” appears in all of the cells in the F2 column.  This is because the formula tells it to look at the E2 cell (represented by $E$2) and no relative cells.  So, when the formula is copied to the next cell (i.e. F3) it is still looking at the E2 cell because of the dollar signs.  So, all of the cells give the same result because they have the same formula referencing the same cell.

Also, if you want a value to show up instead of the word, “FALSE,” simply add a comma and then the word or number that you want to appear (text should be in quotes) at the end of the formula, before the ending parenthesis.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Managing Your Excel Projects

Fortunately, with the way that Excel documents are designed, you can do quite a bit with your Excel Workbooks.  The ability to have different worksheets (tabs) in your document allows you to have related content all in one file.  Also, if you feel that you are creating something that may have formulas that work better (or worse) you can copy (right-click option) your Worksheets (tabs) to have various versions of your Worksheet.  

You can rename your tabs and use date codes to let you know which versions are the newest (or oldest).  This is just one example of how you can use those tabs to your advantage in managing your Excel projects.

Here is an example of renaming your tabs in one of the later versions of Excel.  You start by clicking on the tab and you get a result similar to the image here: 

If you do not receive that response, that is ok.  You may have an earlier version of Excel but it is somewhat intuitive in the way that it allows you to rename the tabs.  You can right-click on the tab and get an option to “rename” in the earlier versions of Excel, as well, and sometimes simply type right in the tab.

Excel provides you with so many opportunities in your journey in learning how to use Excel.  Now it is time to go out and use it! Have fun.

Related posts

• Kako stvoriti Ganttov grafikon u Microsoft Excelu

• Kako razumjeti analizu što ako u Microsoft Excelu

• 40 najboljih Microsoft Excel tipkovničkih prečaca

• Kako promijeniti pozadinu u Microsoftovim timovima

• Dodajte liniju trenda linearne regresije dijagramu raspršenja programa Excel

• Kako koristiti Sparklines u Excelu

• Kako stvoriti odvojene sobe u Microsoftovim timovima

• 12 korisnih savjeta i trikova za Microsoft Word

• Microsoft Word ne odgovara? 8 načina da to popravite

• Kako napraviti jednostavan grafikon ili grafikon u Excelu

• Kako stvoriti Microsoft Outlook prečace za e-poštu i zadatke

• Kako sakriti listove, ćelije, stupce i formule u Excelu

• Kako napraviti histogram u Excelu

• Koristite novu funkciju "Umetanje podataka iz slike" u programu Excel Mobile

• Umetnite Excel radni list u Word dokument

• Koristite Excel da biste izračunali efektivnu kamatnu stopu iz nominalne kamatne stope

• Kako besplatno nabaviti Microsoft Word

• 4 načina za pokretanje ankete Microsoft Teams tijekom sastanaka

• Izrada grafikona vaših Excel podataka

• Kako koristiti COUNTIFS, SUMIFS, AVERAGEIFS u Excelu