Aplikacije popisa obaveza postaju glavna stvar jer se svi prilagođavaju udaljenom radnom okruženju. Aplikacije za zadatke^(Task) popularne su jer je lako zaboraviti stvari dok žonglirate s više projekata s više klijenata.

Propušteni zadatak često je skup, košta vas vremena i novca. Neophodni su i za svakodnevne osobne zadatke. Na primjer, ako su vam potrebni podsjetnici o obnavljanju licence ili dovršavanju zadatka, aplikacije za upravljanje zadacima mogu vam pomoći da vas obavijeste kada zadatak istekne.

Međutim, problem je što na tržištu postoji previše aplikacija s popisima obaveza. U ovom članku pomažemo vam da napravite razliku između dva najpopularnija: Todoist i Microsoft To Do .

Značajke i funkcionalnost

Svaka aplikacija ima vlastiti skup mogućnosti.

Microsoft To Do fokusiran je na jednostavnost. Nakon preuzimanja Wunderlista^(Wunderlist) 2015., Microsoft ga je zamijenio s Microsoft To Do. Plan je bio izgraditi robusniju aplikaciju s više značajki, ali umjesto toga, Microsoft je stvorio jednostavnu aplikaciju sa samo osnovnim mogućnostima.

S druge strane, Todoist nudi širi raspon značajki koje su idealne za poslovnu upotrebu.

Microsoft To Do i Todoist imaju slična sučelja s lijevom bočnom trakom za prebacivanje između odjeljaka aplikacije i desnim oknom s popisom zadataka.

Popisi zadataka

Microsoft To Do nudi četiri vrste filtara za popise na kojima možete filtrirati svoje zadatke prema:

• Moj dan^{(My Day)} : ovo je pametan popis na koji možete ručno dodati zadatke koje želite obaviti danas. Ako ne završite zadatak na ovom popisu isti dan, zadatak će se spremiti na vaš opći popis zadataka noću kada se popis automatski poništi. Nedovršeni zadaci pojavljuju se kao prijedlog u odjeljku Moj dnevni^{(My Day)} zadaci sljedećeg dana.
• Važno: Ovdje se pojavljuju važni zadaci (kliknite na zvjezdicu pored naslova zadatka).
• Planirano: Svaki zadatak s rokom ili podsjetnikom prikazuje se u ovom odjeljku.
• Dodijeljeno meni: kada surađujete sa suigračima na projektu^{(collaborating with teammates on a project)} s više zadataka, vidjet ćete sve zadatke koji su vam dodijeljeni u ovom odjeljku.
• Zadaci: Ovdje se pojavljuju svi vaši zadaci.

Također možete dodati nove popise zadataka na lijevu bočnu traku ili stvoriti grupu popisa zadataka klikom na ikonu u donjem desnom kutu bočne trake. To je prilično jednostavno korisničko sučelje kada ga pogledate:

Sada, usporedimo ovo s načinom na koji stvari funkcioniraju na Todoistu^(Todoist) .

S Todoistom^(Todoist) možete učiniti mnogo više.

Todoistova bočna traka nije podijeljena na filtre zadataka kao Microsoft To Do. Evo što ćete vidjeti na bočnoj traci Todoista:

• Pristigla pošta: ovdje se pojavljuju svi zadaci koje ste izradili (ne za određeni projekt) i koji su vam dodijeljeni.
• Danas: Zadaci koji su dospjeli danas i zakašnjeli zadaci pojavljuju se ovdje.
• Predstojeći: Ovdje vidite datumski popis zadataka, a zakašnjeli zadaci također se pojavljuju na vrhu u ovom odjeljku.
• Filtri i oznake: možete filtrirati zadatke na temelju parametara kao što su prioritet ili oznake. Za razliku od Microsoft To Do-a, Todoist ima cijeli odjeljak posvećen filtriranju, što u prijevodu znači jednostavnost korištenja jer sažima nekoliko značajki izravno u bočnu traku.

• Projekti: Zadaci se pojavljuju pod njihovim projektima. Također možete pristupiti arhiviranim projektima. Microsoft ipak ne dopušta arhiviranje projekata (ili popisa zadataka kako ih naziva). Svi popisi zadataka trajno se brišu iz To Do kada ih izbrišete.

Todoist nudi opsežniji skup značajki za popise zadataka, ali ako trebate nešto jednostavnije, To Do ima više smisla.

Izrada zadatka

Obje aplikacije imaju nekoliko standardnih značajki za izradu zadataka. Na primjer, oba dopuštaju stvaranje podzadataka i nude opcije za dodavanje podsjetnika, roka i osoba koje su zadužene.

Međutim, postoje i mnoge razlike:

• Podzadaci: možete dodati podzadatke u obje aplikacije. Obaveze se odnose na podzadatke kao na "korake". Razlika je u tome što Todoist dopušta dodavanje podzadataka unutar podzadataka, dok To Do ne dopušta.
• Odjeljci: Todoist omogućuje stvaranje odjeljaka unutar istog projekta, što znači da možete grupirati zadatke na temelju određenih kriterija čak i unutar istog projekta. Na Microsoft To do možete dodati samo pojedinačne zadatke unutar projekta.

• Podsjetnik: podsjetnici^(Reminders) su dostupni u obje aplikacije prilikom izrade zadatka. Međutim, samo korisnici s pretplatom na Pro ili Business plan mogu pristupiti značajci podsjetnika na ^(Reminders)Todoistu^(Todoist) . Ne postoji način za postavljanje podsjetnika ako ste na besplatnoj verziji.

• Ponavljajući rokovi: To Do čini stvari jednostavnim dopuštajući vam da postavite zadatke "Ponavljanje". Međutim, Todoist ide korak dalje i koristi raščlanjivanje prirodnog jezika^{(Natural Language)} za postavljanje rokova koji se ponavljaju. Na primjer, kada kreirate zadatak, pokušajte upisati " Podsjeti^(Remind) me o prijavljivanju Natea^(Nate) svaki ponedjeljak" u polje za naziv i Todoist će automatski postaviti periodične rokove.

Uz ove razlike, Todoist nudi i neke dodatne značajke koje nećete pronaći u aplikaciji Obaveze:

• Određivanje prioriteta: Aplikacija Todoist omogućuje postavljanje prioriteta za svaki zadatak, dok na To Do ne postoji takva opcija.
• Komentari i reakcije: Todoist nudi razne značajke za suradnju poput komentara i reakcija. Možete označiti suigrače u odjeljku komentara za razmjenu informacija ili dijeljenje ažuriranja.
• Aktivnost zadatka: možete vidjeti dnevnik aktivnosti za sve zadatke, što vam omogućuje učinkovito praćenje i reviziju tijeka rada.

Pregledi zadataka

Prikazi zadataka jedna su od bitnih značajki, posebno za korisnike koji žele upravljati složenim tijekovima rada.

Iako aplikacije za obavljanje zadataka općenito ne pružaju toliko prikaza zadataka kao aplikacije za upravljanje projektima, korisnici od aplikacija za obavljanje zadataka očekuju barem kanban ploču.

Nažalost, Microsoft To Do ne nudi druge prikaze osim običnog popisa bez boja. S druge strane, Todoist nudi i prikaz liste i prikaz ploče.

Možete koristiti Todoistov^{(Todoist’s kanban board)} prikaz kanban ploče na isti način kao i aplikaciju za upravljanje projektima temeljenu na kanban ploči kao što je Trello^{(project management app like Trello)} , gdje stvarate stupce za svaku fazu svog tijeka rada, a kartice se pomiču dok završavaju svaku fazu.

Razne značajke

Pokrili smo gotovo sve što nudi Microsoft To Do. Nažalost, To Do nema značajnih dodatnih značajki (osim integracija). No s Todoistom^(Todoist) dobivate neke dodatne stvari .

• Karma bodovi: Aplikacija gamificira produktivnost za svoje korisnike pomoću Karme^(Karma) . Kada odete na odjeljak Produktivnost^{(Productivity)} na Todoistu^(Todoist) , vidjet ćete opciju za stvaranje ciljeva. Možete postaviti ciljeve za stvaranje određenog broja dnevnih ili tjednih zadataka.

Dobivate Karma bodove kad god završite zadatak i postignete svoj cilj. Pogledajte kako Karma bodovi funkcioniraju na web stranici Todoista^{(how Karma points work on Todoist’s website)} .

• Integracije: Integracije su jedna od najmoćnijih značajki Todoista^(Todoist) . Todoist možete integrirati s gotovo svakom aplikacijom, uključujući Gmail , Chrome , Google kalendar^{(Google Calendar)} , Outlook i Zapier . Također se možete integrirati s aplikacijama koje nisu na popisu s integracijama kao što je Apiway^(Apiway) .

Čak i Microsoft To Do nudi integracije za aplikacije kao što su Google kalendar^{(Google Calendar)} i Office 365 Suite . Međutim, mogućnosti su znatno manje od Todoista. Također je vrijedno napomenuti da možete koristiti alat kao što je Zapier za integraciju To Do ili Todoist s mnogo više aplikacija.

• Stil upozorenja: možete prilagoditi način na koji želite biti obaviješteni o upozorenjima Todoista^(Todoist) za svaku aktivnost. Na primjer, ako ste upravitelj, možda ne biste željeli primati obavijesti e-poštom svaki put kada se suradnik pridruži ili napusti projekt, ali biste radije primali obavijest kada je zadatak dovršen.

• Predlošci: Možete brzo izraditi projekte uvozom predloška spremnog za korištenje iz Todoistove biblioteke predložaka^{(template library)} . Od osobnih projekata do uključivanja zaposlenika, u knjižnici ćete pronaći predložak za gotovo svaki projekt koji vam padne na pamet.
• Automatske sigurnosne kopije: automatske sigurnosne kopije nisu dostupne na besplatnom planu. Možete sigurnosno kopirati sve svoje podatke u oblak ako ste na plaćenom planu.

Niti jedna od značajki navedenih u ovom odjeljku nije dostupna na Microsoft To Do, što Todoist čini prikladnijim za zahtjevne korisnike poput tvrtki.

Kompatibilnost uređaja

Microsoft To Do i Todoist su višeplatformske aplikacije, ali Todoist radi na više uređaja nego To Do.

Možete koristiti Obaveze na Windowsima^(Windows) , Macu^(Mac) , Androidu^(Android) , iOS-u i webu. Todoist je dostupan na svim platformama, uključujući Linux , Wear OS i Apple Watch .

Osim mobilne aplikacije, možete dodati Todoist widget na svoj iPhone, iPad ili Android uređaj.

Todoist također omogućuje izravno stvaranje zadataka iz e-pošte putem svog dodatka za Gmail, proširenja^(Gmail) za Gmail i dodatka^(Gmail) za Outlook . Također možete koristiti Todoist iz svog preglednika—ima proširenja za Chrome , Edge , Firefox i Safari .

Cijene

Microsoft To Do potpuno je besplatan. Todoist ima besplatni plan, ali zaključava neke od svojih značajki iza svojih Pro i Business planova. Besplatni plan dopušta samo do 5 aktivnih projekata, 5 suradnika po projektu, učitavanje datoteka do 5 MB, 3 filtera i 1-tjednu povijest aktivnosti.

Besplatna verzija radi dobro za osobnu upotrebu, ali poslovni korisnici će gotovo sigurno htjeti dobiti jedan od planova koji se plaćaju.

Todoistov Pro plan košta 4 USD mjesečno dok Poslovni^(Business) plan košta 6 USD mjesečno, pod uvjetom da plaćate cijelu godinu.

Koji je pravi za vas: Todoist protiv Microsoft^{(Vs Microsoft)} To Do

Obje aplikacije imaju svoje slučajeve upotrebe.

Microsoft To Do idealan je ako jednostavno želite koristiti GTD ( Getting Things Done ) pristup za osobne zadatke. Ne trebate Todoistovu dugu liniju značajki da bi vaš popis za kupovinu namirnica bio složeniji nego što bi trebao biti.

Ako tražite nešto više od mogućnosti stvaranja i dovršavanja zadataka, kao što je suradnja na zadacima označavanjem suigrača ili integracija s drugim poslovnim aplikacijama, mogli biste razmotriti Todoist .

To je savršen izbor kada ne želite potpunu aplikaciju za upravljanje projektima kao što je Asana . Samo^(Just) nešto dovoljno snažno da se nosi s poslovnim zadacima i suradnjom.

Todoist vs. Microsoft To Do: Which One is Right for You

To-do list apps are bеcoming a staple as everyone adapts to a remote work environment. Task apps are popular becausе it’s easy to forget things when juggling multiple projects with multiple clients.

A missed task is often expensive, costing you time and money. They’re essential for everyday personal tasks too. For example, if you need reminders about renewing your license or completing an assignment, task management apps can help notify you when the task becomes due.

The problem, though, is there are way too many to-do list apps on the market. In this article, we help you differentiate between two of the most popular ones: Todoist vs Microsoft To Do.

Features and Functionality

Each app has its own set of capabilities.

Microsoft To Do focuses on simplicity. After acquiring Wunderlist in 2015, Microsoft replaced it with Microsoft To Do. The plan was to build a more robust app with more features, but instead, Microsoft created a simple app with only basic capabilities.

On the other hand, Todoist offers a broader range of features which is ideal for business use.

Microsoft To Do and Todoist have similar interfaces with a left sidebar for switching between the app’s sections and a right pane with a list of tasks.

Task Lists

Microsoft To Do offers four types of filters for lists where you can filter your tasks by:

• My Day: This is a smart list where you can manually add tasks you want to do today. If you don’t finish a task in this list the same day, the task will be saved to your general task list at night when the list automatically resets. The uncompleted tasks appear as a suggestion in the My Day tasks section the following day.
• Important: Important tasks (click on the star next to the title of a task) appear here.
• Planned: Any task with a due date or reminder shows up in this section.
• Assigned to me: When collaborating with teammates on a project with multiple tasks, you’ll see all tasks assigned to you in this section.
• Tasks: This is where all your tasks appear.

You can also add new task lists to the left sidebar or create a group of task lists by clicking on the icon at the bottom-right of the sidebar. It’s a fairly straightforward user interface when you look at it:

Now, let’s compare this to how things work on Todoist.

With Todoist, you can do a lot more.

Todoist’s sidebar is not divided into task filters like Microsoft To Do. Here’s what you’ll see on Todoist’s sidebar:

• Inbox: All tasks created by you (not for a specific project) and assigned to you appear here.
• Today: Tasks that are due today and overdue tasks appear here.
• Upcoming: You see a date-wise list of tasks here, and overdue tasks appear at the top in this section too.
• Filters and Labels: You can filter tasks based on parameters like priority or by labels. Unlike Microsoft To Do, Todoist has an entire section dedicated to filtering, which translates to ease of use because it condenses several features right into the sidebar.

• Projects: Tasks appear under their respective projects. You can also access archived projects. Microsoft doesn’t allow archiving projects (or task lists as it calls them), though. All task lists are deleted permanently from To Do when you delete them.

Todoist offers a more comprehensive feature set for task lists, but if you need something simpler, To Do makes more sense.

Task Creation

Both apps have a few standard task creation features. For example, both allow creating subtasks and offer options to add a reminder, due date, and assignees.

However, there are many differences as well:

• Subtasks: You can add subtasks on both apps. To Do refers to subtasks as “steps.” The difference is that Todoist allows adding subtasks within subtasks, while To Do doesn’t.
• Sections: Todoist allows creating sections within the same project, which means you can group tasks based on specific criteria even within the same project. On Microsoft To do, you can only add individual tasks within a project.

• Reminder: Reminders are available on both apps when creating a task. However, only users with a Pro or Business plan subscription can access the Reminders feature on Todoist. There’s no way to set reminders if you’re on the free version.

• Recurring Due Dates: To Do keeps things simple by allowing you to set “Repeat” tasks. However, Todoist goes one step further and uses Natural Language Parsing to set recurring due dates. For instance, when you create a task, try typing “Remind me about checking in on Nate every Monday” in the name field, and Todoist will automatically set the recurring due dates.

In addition to these differences, Todoist also offers some additional features that you won’t find on the To Do app:

• Prioritization: The Todoist app allows setting priorities for every task, while there’s no such option on To Do.
• Comments and reactions: Todoist offers various collaborative features like comments and reactions. You can tag teammates in the comments section for exchanging information or sharing updates.
• Task activity: You can view an activity log for all tasks, which allows you to monitor and audit the workflow efficiently.

Task Views

Task views are one of the essential features, especially for users who want to manage a complex workflow.

While to-do apps generally don’t provide as many task views as project management apps, users expect at least a kanban board from to-do apps.

Unfortunately, Microsoft To Do offers no other views except the plain-vanilla list. On the other hand, Todoist offers both a list view and a board view.

You can use Todoist’s kanban board view the same way as a kanban board-based project management app like Trello where you create columns for each stage of your workflow, and cards are moved along as they complete each stage.

Miscellaneous Features

We’ve covered almost everything Microsoft To Do has to offer. Unfortunately, To Do has no noteworthy extra features (except for integrations). You do get some extra goodies with Todoist, though.

• Karma points: The app gamifies productivity for its users with Karma. When you go to the Productivity section on Todoist, you’ll see the option to create goals. You can set goals for creating a specific number of daily or weekly tasks.

You earn Karma points whenever you complete a task and achieve your goal. See how Karma points work on Todoist’s website.

• Integrations: Integrations are one of the most powerful features of Todoist. You can integrate Todoist with almost any app, including Gmail, Chrome, Google Calendar, Outlook, and Zapier. You can also integrate with apps that aren’t on the list with integrations like Apiway.

Even Microsoft To Do offers integrations for apps like Google Calendar and the Office 365 Suite. However, the options are considerably fewer than Todoist. It’s also worth noting that you can use a tool like Zapier to integrate To Do or Todoist with many more apps.

• Alert style: You can customize how you want to be notified about Todoist alerts for each activity. For instance, if you’re the manager, you might not want to receive email notifications every time a collaborator joins or leaves a project, but you might prefer to be notified when a task is complete.

• Templates: You can quickly create projects by importing a ready-to-use template from Todoist’s template library. From personal projects to employee onboarding, you’ll find a template for almost any project you can think of in the library.
• Automatic Backups: Automatic backups aren’t available on the free plan. You can backup all your data to the cloud if you’re on a paid plan.

None of the features listed in this section are available on Microsoft To Do, which makes Todoist more suitable for heavy-duty users like businesses.

Device Compatibility

Microsoft To Do and Todoist are cross-platform apps, but Todoist runs on more devices than To Do.

You can use To Do on Windows, Mac, Android, iOS, and the web. Todoist is available on all platforms, including Linux, Wear OS, and Apple Watch.

In addition to the mobile app, you can add the Todoist widget on your iPhone, iPad, or Android device.

Todoist also allows directly creating tasks from emails via its Gmail add-on, Gmail extension, and Outlook plugin. You can also use Todoist from your browser—it has Chrome, Edge, Firefox, and Safari extensions.

Pricing

Microsoft To Do is entirely free. Todoist has a free plan but locks some of its features behind its Pro and Business plans. The free plan only allows up to 5 active projects, 5 collaborators per project, file uploads of up to 5MB, 3 filters, and 1-week activity history.

The free version works fine for personal use, but business users will almost certainly want to get one of the paid plans.

Todoist’s Pro plan costs $4 per month while the Business plan costs $6 per month, provided you pay for the whole year.

Which One is Right for You: Todoist Vs Microsoft To Do

Both apps have their use cases.

Microsoft To Do is ideal if you simply want to use the GTD (Getting Things Done) approach for personal tasks. You don’t need Todoist’s long lineup of features to make your grocery shopping list more complex than it should be.

If you’re looking for something more than the ability to create and complete tasks, such as collaborating on tasks by tagging your teammates or integrating with other business apps, you might consider Todoist.

It’s a perfect choice when you don’t want a full-fledged project management app like Asana. Just something powerful enough to handle business tasks and collaboration.

Related posts

• Radi li Microsoftov Windows File Recovery? Mi smo to testirali.

• Vodič za Microsoft Planner: sve što trebate znati

• Što je Microsoft Power Automate i besplatni predlošci za preuzimanje

• 7 načina za otvaranje MDB datoteke bez Microsoft Accessa

• Vodič za video konferenciju za Microsoft Teams

• Najbolji Markdown urednici: sve platforme i online

• Koja je najbolja usluga konferencijskih poziva – najbolje aplikacije u usporedbi

• HDG objašnjava: Što je SQL, T-SQL, MSSQL, PL/SQL i MySQL?

• 7 najboljih alata za izrezivanje za Chromebook

• 5 najboljih dodataka za privatnost Firefoxa za sigurnost na mreži

• Najbolji uslužni programi za podešavanje procesora, video kartice i RAM-a

• 5 najboljih sigurnih mjesta za preuzimanje APK-a za Android aplikacije

• 5 trikova naredbenog retka koji će učiniti CMD zanimljivijim

• 3 alata za dijagnosticiranje i rješavanje problema s vašim monitorom

• Avast Online Security Extension: isplati li se koristiti?

• 5 Windows alternative za naredbu sudo za Linux

• Najbolji vremenski widgeti za Windows 10/11

• Što je Microsoftova aplikacija Phone Link za Windows?

• Kako bez napora kopirati svoje DVD-ove i Blu-Ray s MakeMKV-om

• HDG objašnjava: Što je Markdown i koje su osnove koje bih trebao znati?