Bilo da ste iskusni GTD stručnjak za Getting Things Done^{(Getting Things Done GTD)} ili tek počinjete učiti o GTD procesu, Todoist je daleko najbolja aplikacija za popis obaveza koja podržava vaš GTD radni tijek.

Zašto je ovo? Postoji mnogo razloga koji imaju veze s njegovim značajkama, izgledom i činjenicom da zadana funkcionalnost prirodno podržava GTD strukturu koju ćete izgraditi unutar nje.

Čak i ako nikada niste čuli za GTD , sljedeće će uključivati ​​osnovne GTD savjete za početak i kako možete koristiti Todoist za to.

Napomena^(Note) : Točna verzija GTD - a korištena u ovom članku temelji se na principima Carla Pulleina^{(Carl Pullein)} i njegove klase Your Digital Life 3.0 Online^{(Your Digital Life 3.0 Online class)} (što toplo preporučujem). Ovaj članak nudi samo kako koristiti Todoist kao dio tog sustava. Mnogo je pojedinosti koje nemamo prostora za uključiti u ovaj članak.

Što je Getting Things Done (GTD)?

Načela Getting Things Done postoje već neko vrijeme. Ne postoje postavljeni alati ili aplikacije koje morate koristiti, ali osnovna temeljna načela svakog pristupa su u biti ista.

GTD pomaže isprazniti vaš um od svega što pliva u njemu cijeli dan. To oslobađa vaš mozak da se stvarno usredotoči na zadatak koji je pred vama, umjesto da se stalno ometa.

Djeluje tako što vam daje niz koraka koje radite svaki tjedan kako biste ostali organizirani. Ovi koraci uključuju:

• Snimanje^(Capturing) svake ideje, zadatka, radnje ili obveze koja se pojavi. Mogli biste biti usred sastanka i vaš šef vam daje akciju. Možda šetate parkom i dobijete sjajnu ideju za knjigu koju želite napisati. Nije važno kada, gdje ili kako — kad god pomislite na nešto što trebate učiniti, zabilježit ćete to u svoju "Pristiglu poštu".
• Pojasnite^(Clarifying) te ideje tako što ćete ih podijeliti na zadatke, dodijeliti im prioritet i dati im rok ako ste spremni uskoro raditi na njima.
• Organiziranje^(Organizing) zadataka stavljanjem u kantu do koje ćete na kraju doći, na temelju prioriteta. Ako uskoro planirate raditi na zadatku, također ćete ga dodati u svoj kalendar (a Todoist vam može pomoći da to automatizirate).
• Pregledajte^(Reviewing) svaku "kantu" i pomaknite sve te organizirane ideje na ljestvici dok one najhitnije ne uđu u vaš kalendar i vaše vrijeme fokusa.
• Uključite^(Engaging) svoju punu pozornost na one zadatke koji su konačno stigli pred vama, u vrijeme koje ste zakazali.

Ne samo da vam GTD pomaže da postanete produktivniji i organiziraniji, već vam također može pomoći da dođete do Inbox Zero (nema više e-poruka u pristigloj pošti), jer nikada nećete odgađati^{(never procrastinate)} dolaznu e-poštu. Sve ćete odmah obraditi koristeći gornji GTD sustav.

Kako izgraditi Todoist GTD strukturu^{(Todoist GTD Structure)}

Sada kada znate osnovna načela GTD -a, pogledajmo pobliže kako Todoist može pomoći.

Prva stvar koju ćete htjeti učiniti je stvoriti novu strukturu nadređenih projekata u Todoistu^(Todoist) koja sadrži sve spremnike za organiziranje vaših raznih dolaznih zadataka.

Ove košarice (nadređene mape) uključuju:

• Inbox : Ovo je mjesto gdje ulaze sve te dolazeće ideje. Kada dobijete e-poruku koja zahtijeva radnju, radnju ćete staviti ovdje i odmah arhivirati e-poštu. Ako na sastanku primite stavku radnje, ovdje ćete je staviti. Sve što trebate poduzeti ide izravno u vašu pristiglu poštu^(Inbox) .

Napomena^(Note) : Todoist ima zadani odjeljak Inbox , tako da ga nećete morati kreirati ručno.

Sljedećih nekoliko projektnih mapa koje ćete izraditi su u koje ćete premještati stavke tijekom svojih dnevnih sesija pojašnjenja^(Clarifying) i organiziranja na kraju dana. ^(Organizing)To uključuje:

• Ovaj tjedan^{(This Week)} : Stavke na kojima želite raditi odmah, tijekom tekućeg tjedna, ući će u ovaj projekt. Kada ih stavite ovdje, također ćete dodijeliti datum poroda. Ako integrirate Todoist sa svojim kalendarom, Todoist će ga automatski dodati u vaš kalendar umjesto vas.

• Sljedeći tjedan^{(Next Week)} : stavke iz vaše pristigle pošte koje želite uskoro učiniti, ali nisu toliko hitne da ih morate obaviti ovaj tjedan, ući će u vaš projekt Sljedeći tjedan^(Week) . Nije potreban rok.

• Ovaj mjesec^{(This Month)} : Stavke koje želite napraviti prilično brzo, ali možete pričekati tjedan ili dva, ući će u ovaj projekt. Ni ovdje nemojte prilagati rok.

• Sljedeći mjesec^{(Next Month)} : Zadaci koje na kraju želite obaviti, ali znate da mogu dugo čekati, otići će u mapu Sljedeći mjesec^(Month) bez roka.

Postoje još dva projekta koja ćete morati izraditi za posebne zadatke. 

• Ponavljajuća područja fokusa^{(Recurring Areas of Focus)} : Ovo su stvari koje trebate redovito raditi u vezi s ciljevima koji su vam važni, poput pohađanja online predavanja svaki mjesec.

• Rutine^(Routines) : To su zadaci koji možda nisu povezani s vašim ciljevima, ali koje morate raditi svaki tjedan, kao što su vježbe ili sastanci kluba.

Izgradnja ponavljajućih zadataka

Sigurno morate imati hrpu stvari koje morate raditi svaki dan ili svaki tjedan. Izbacite ih iz uma tako da ih dodate u svoj projekt Ponavljajućih područja fokusa^{(Recurring Areas of Focus)} (ako su povezani s ciljevima koji su vam važni).

Također se preporučuje da uključite Ponavljajuća područja ^(Areas)fokusa^(Focus) kao podprojekt ovog tjedna^(Week) .

Sve ponavljajuće zadatke koji su samo dio vašeg života, ali zapravo ne pokreću vaše životne ciljeve, dodajte ih u projekt Rutine^(Routines) .

Ne zaboravite^(Remember) dodati rokove dospijeća na sve te i označiti ih kao ponavljajuće. Na taj će se način automatski pojaviti u vašim odjeljcima Today i Upcoming Todoist, a da ne morate ništa učiniti.

Korištenje pristigle pošte

Tijekom tjedna, kako se pojave novi problemi s kojima se morate nositi, samo ih bacite u svoju pristiglu poštu^(Inbox) Todoist . 

Na taj način izbjegavate ometanje i znate da se nećete zaboraviti pozabaviti ovim zadacima kasnije kada budete imali vremena.

Svaki tjedan u isto vrijeme odvojit ćete oko 20 do 30 minuta za obradu pristigle pošte^(Inbox) . Tijekom tog vremena, samo radite jedan po jedan i odlučite koliko je važno obaviti taj zadatak iu kojem vremenskom okviru.

Na primjer, znam da na kraju želim popraviti špil, ali još uvijek je zima^(Winter) . Dakle, premjestit ću taj zadatak na Long Term / On Hold . 

Sljedeće, znam da moram na godišnji liječnički pregled, ali ovaj mjesec sam zauzet i neće biti važno čekam li sljedeći mjesec da ga zakažem. Dakle, to ću premjestiti na projekt za sljedeći mjesec^{(Next Month)} .

Konačno, znam da ovaj tjedan želim izraditi članak Online-Tech-Tips.com. Stoga odredim dan i vrijeme u tjednu kada to želim obaviti.

Zatim premjestite taj zadatak u projekt Ovaj tjedan^{(This Week)} .

Uspio sam obraditi ove tri stavke koje sam dodao u Inbox tijekom dana za otprilike pet minuta. 

Znam da ih neću zaboraviti jer su sada u mom organiziranom ToDoist GTD sustavu. Sve je dodijeljeno za tjedan i zapravo ne moram razmišljati ni o čemu osim napornog rada na svakom zadatku kada se pojavi u mom kalendaru^{(up on my calendar)} .

Upravljanje ovaj tjedan

Kako dođete do kraja svakog tjedna, primijetit ćete da će vaš projekt ovog tjedna^(Week) na kraju isprazniti aktivne stavke.

Postavite^(Set) vrijeme svaki tjedan (obično kraj dana u petak^(Friday) ili neko vrijeme vikenda) za premještanje zadataka iz projekta Sljedeći tjedan^{(Next Week)} u svoj projekt ovog tjedna^{(This Week)} . Dodijelite^(Assign) rokove kada to učinite.

Ponovite ovo za stavke u mapama Ovaj mjesec^(Month) , Sljedeći mjesec^{(Next Month)} i Long Term / Na čekanju .^(Hold)

Zapamtite^(Remember) : ne morate premještati predmet ako vam još uvijek nije hitan. Također možete izbrisati zadatke za koje ste odlučili da vam više nisu bitni.

Ne zaboravite ostati usredotočeni

Ovdje je najvažnije načelo koje sve ovo spaja i čini da GTD sustav funkcionira.

Budući da trošite samo male blokove vremena na obradu svih ideja i zadataka koji se ubacuju u vašu pristiglu poštu^(Inbox) , preostaje vam preostalo vrijeme koje ste dodijelili u svom kalendaru da stvarno obavite posao.

To znači da tijekom dana koristite samo vaša područja Danas i Nadolazeće^(Upcoming) u Todoistu^(Todoist) (zajedno s vašim Kalendarom^(Calendar) ) i radite tijekom dana kako biste dovršili i prekrižili te zadatke.

Znate da ste dodijelili samo zadatke koje možete obaviti u jednom danu, jer ih je Todoist automatski dodao u vaš kalendar. Ako vam je dan ispunjen, ne možete dodijeliti više. Kad vam je tjedan pun, ne možete ništa drugo premjestiti u projekt Ovaj tjedan^(Week) .

GTD radi jer vam izbacuje nered iz glave i ulazi u “sustav”. Oslobađa vaše misli tako da možete usredotočiti svoj um na zadatak koji vam je pri ruci — i Dovršite stvari^{(Get Things Done)} .

Todoist GTD Tips to Boost Your Productivity

Whether you’rе a seasoned Getting Things Done GTD еxpert, or you’re just stаrting to leаrn about the GTD proсess, Todoist is by far the best to-do list app to support your GTD workflow.

Why is this? There are a lot of reasons that have to do with its features, layout, and the fact that the default functionality naturally supports the GTD structure that you’ll build inside it.

Even if you’ve never heard of GTD, the following will include basic GTD tips to get you started, and how you can use Todoist to do so.

Note: The exact version of GTD used in this article is built upon the principles put out by Carl Pullein and his Your Digital Life 3.0 Online class (which I highly recommend). This article only offers how to use Todoist as part of that system. There are many details we don’t have space to include in this article.

What Is Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done principles have been around for a while. There are no set tools or apps you have to use, but the basic core principles around any approach is essentially the same.

GTD helps empty your mind of everything that’s swimming around in it all day. This frees up your brain to really focus on the task in front of you, instead of constantly getting distracted.

It works by giving you a series of steps that you work through every week to stay organized. These steps include:

• Capturing every idea, task, action item, or appointment that comes along. You could be in the middle of a meeting and your boss gives you an action item. You could be walking in the park and you get a great idea for a book you want to write. It doesn’t matter when, where, or how — whenever you think of something you need to do, you’ll capture it into your “Inbox”.
• Clarifying those ideas by breaking them down into tasks, assigning them a priority, and giving them a due date if you’re ready to work on them soon.
• Organizing the tasks by putting them into a bucket that you’ll get to eventually, based on priority. If you’re planning to work on the task soon, you’ll also add it to your calendar (and Todoist can help you automate that).
• Reviewing each “bucket” and moving all those organized ideas up the ladder until the most pressing ones make it into your calendar and your focus time.
• Engaging your full attention on those tasks that have finally made it in front of you, at the times you’ve scheduled.

Not only does GTD help you get more productive and organized, but it can also help you get to Inbox Zero (no more emails in your inbox), because you will never procrastinate on your incoming emails. You will process everything immediately using the GTD system above.

How to Build a Todoist GTD Structure

Now that you know the basic principles of GTD, let’s take a closer look at how Todoist can help.

The first thing you’ll want to do is create a new parent Projects structure in Todoist that contains all the buckets for organizing your various incoming tasks.

These buckets (parent folders) include:

• Inbox: This is where all those incoming ideas go into. When you get an email that requires an action, you’ll put the action in here and archive the email immediately. If you receive an action item in a meeting, you’ll put that action item in here. Anything that you need to act on, goes directly into your Inbox.

Note: Todoist has a default Inbox section, so you won’t have to create this one manually.

The next few project folders you’ll create are where you’ll move items into during your daily end-of-the-day Clarifying and Organizing sessions. These include:

• This Week: Items you want to work on immediately, during the current week, will go into this project. When you put them here, you’ll also assign a due date. If you integrate Todoist with your calendar, Todoist will automatically add it to your calendar for you.

• Next Week: Items from your Inbox that you want to do soon, but aren’t so urgent you have to get them done this week, will go into your Next Week project. No due date required.

• This Month: Items that you want to do fairly soon, but can wait a week or two will go into this project. Don’t attach a due date here either.

• Next Month: Tasks that you want to do eventually but you know can wait quite a while will go into the Next Month folder without a due date.

There are two more Projects you’ll need to create for special tasks. 

• Recurring Areas of Focus: These are things you need to do regularly related to goals that are important to you, like taking an online class every month.

• Routines: These are tasks that may not be related to your goals, but that you have to do every week, like exercise or club meetings.

Building Recurring Tasks

You certainly must have a bunch of things you have to do every day or every week. Get those out of your mind by adding those into your Recurring Areas of Focus project (if they’re related to goals that are important to you).

It’s also recommended that you include Recurring Areas of Focus as a sub project of This Week.

Any recurring tasks that are just part of your life but don’t really drive your life’s goals, add them to the Routines project.

Remember to add due dates to all these and mark them as recurring. This way they’ll automatically pop up in your Today and Upcoming Todoist sections without you having to do anything.

Using Your Inbox

During the week, as new issues come up that you have to deal with, just toss them into your Todoist Inbox. 

This way, you avoid getting distracted and you know you won’t forget to deal with these tasks later when you have time.

Every week at the same time, you’ll set aside about 20 to 30 minutes to process your Inbox. During this time, just work through one at a time and decide how important it is to do that task, and within what timeframe.

For example, I know I want to fix the deck eventually, but it’s still Winter. So, I’ll move that task to Long Term / On Hold. 

Next, I know that I need to have my annual medical checkup, but I’m busy this month and it won’t really matter if I wait until next month to schedule it. So, I’ll move that to the Next Month project.

Finally, I know I want to get an Online-Tech-Tips.com article done this week. So I assign a day and time during the week that I want to get it done.

Then, move that task into the This Week project.

I was able to process these three items that I added to my Inbox during the day in about five minutes. 

I know I won’t forget them because they’re now in my organized ToDoist GTD system. Everything is assigned for the week and I don’t really have to think about anything except working hard on each task when it comes up on my calendar.

Managing This Week

As you reach the end of each week, you’ll notice that your This Week project will eventually empty of active items.

Set up a time every week (typically the end of the day Friday, or some time on the weekend), to move tasks from the Next Week project into your This Week project. Assign due dates when you do this.

Repeat this for items in the This Month, Next Month, and Long Term / On Hold folders.

Remember: You don’t have to move the item if it still doesn’t feel urgent. You can also delete tasks that you’ve decided don’t matter to you anymore.

Remember To Stay Focused

Here is the most important principle that brings this all together and makes the GTD system work.

Because you’re only spending small blocks of time processing all the ideas and tasks that get tossed into your Inbox, you’re left with the rest of the time you’ve assigned in your calendar to actually get work done.

This means using only your Today and Upcoming areas in Todoist during your day (along with your Calendar) and working through your day to finish and cross off those tasks.

You know you’ve only assigned tasks you can get done in one day, because Todoist automatically added them to your calendar. If your day is full, you can’t assign more. When your week is full, you can’t move anything else into the This Week project.

GTD works because it gets the mess out of your head and into the “system”. It frees up your thoughts so you can focus your mind on the task at hand — and Get Things Done.

Related posts

• Kako Todoist Kanban ploče mogu poboljšati produktivnost

• 4 besplatna uslužna programa za podešavanje vašeg miša i povećanje produktivnosti

• 3 načina za snimanje fotografije ili videozapisa na Chromebooku

• Kako otkriti softver za praćenje računala i e-pošte ili špijuniranje

• Demistificirana tehnologija ravnog zaslona: TN, IPS, VA, OLED i više

• Kako umetnuti emoji u Word, Google dokumente i Outlook

• Kako učiniti Spotify glasnijim i boljim zvukom

• Kako isključiti nekoga u Discordu

• Kako popraviti Hulu kod pogreške RUNUNK13

• 4 načina da pronađete najbolje internetske opcije (ISP) u vašem području

• Najbolje postavke fotoaparata za portrete

• Možete li promijeniti svoje Twitch ime? Da, ali budi oprezan

• Kako poslati anonimnu tekstualnu poruku kojoj se ne može ući u trag

• Kako pronaći rođendane na Facebooku

• Kako podijeliti isječak u Adobe Premiere Pro

• What Is the Uber Passenger Rating and How to Check It

• Kako popraviti Disney Plus kod pogreške 83

• Što znače BCC i CC? Razumijevanje osnovnog jezika e-pošte

• Discord se ne otvara? 9 načina za popravak

• Kako se riješiti Yahoo pretraživanja u Chromeu