Ako ste korisnik Microsoft 365 , možda ste vidjeli ikonu za aplikaciju Power Automate navedenu među Microsoftovim^(Microsoft) aplikacijama s kojima ste bolje upoznati, kao što su Excel , Powerpoint i Outlook . Razgovarat ćemo o tome što je Power Automate i što može učiniti. Zatim ćemo pogledati nekoliko korisnih Power Automate predložaka koje možete odmah implementirati. 

Mnogi uredski poslovi uključuju zadatke koji se ponavljaju za koje nije potreban raketni znanstvenik – stvari poput spremanja privitka e-pošte^{(email attachment)} u određenu mapu na OneDrive ili Dropboxu^(Dropbox) ili stvaranje zadatka u Microsoft Planneru^{(Microsoft Planner)} iz poruke u Microsoft Teams . Ovo su vrste zadataka za koje je Power Automate stvoren. 

Što je Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate nekada se zvao Microsoft Flow . To je alat sličan IFTTT-u (If This Then That)^{(IFTTT (If This Then That))} koji možete koristiti za sljedeće:

• Automatizirajte^(Automate) procese u poslovnim postavkama. 
• Šalji^(Send) automatske podsjetnike kada je zadatak kasnio.
• Automatizirajte^(Automate) ručne zadatke koji se ponavljaju bilježeći radnje mišem, pritiske tipki i druge korake.

Drugim riječima, Microsoft Power Automate omogućuje zamjenu ručnih i ponekad složenih procesa automatiziranim radnim tijekovima. 

Ne samo za Microsoftove aplikacije

Kao što biste očekivali, Microsoft Power Automate povezuje se s drugim Microsoftovim^(Microsoft) aplikacijama. Možete, na primjer, postaviti proces u Power Automateu^{(Power Automate)} koji uzima poruku koju primite u Microsoft Teams i sprema je u Microsoft OneNote . 

No ono što Power Automate čini stvarno korisnim je to što se može povezati i s gomilom^{(ton )} aplikacija trećih strana. Posljednji put kada smo provjerili, Power Automate se povezuje s preko 500 drugih usluga. Vau^(Whoa) . 

Tri vrste tokova

Microsoft kategorizira stvari koje možete učiniti u Power Automate u tri vrste tokova:

1. Oblak teče
2. Radna površina tokovi
3. Poslovni procesi tokovi

Pogledajmo svaku vrstu toka i prođimo zašto biste je mogli koristiti.

Tokovi oblaka Power Automate

Tokovi u oblaku u Microsoft Power Automateu^{(Microsoft Power Automate)} mogu se dalje raščlaniti u tri kategorije: 

• Automatizirani tokovi
• Trenutni tokovi
• Planirani tokovi

Automatizirani tijek se pokreće događajem, na primjer kada se objavi novi tweet s određenim hashtagom ili kada primite e-poštu od određene osobe. Možete koristiti automatizirani tijek da povežete račune i dopustite im da međusobno komuniciraju. Na primjer, možete stvoriti automatizaciju koja vam šalje tekstualnu poruku kad god dobijete e-poštu od svog šefa.

Klikom na gumb pokreće se trenutni tijek. Recimo da svom timu više puta e-poštom šaljete podsjetnik da se pridružite dnevnom sastanku tima. Mogli biste stvoriti gumb da to automatizirate. Napravite gumb i svaki put kada kliknete na taj gumb, vašem timu se automatski šalje e-poruka koja ih podsjeća da se pridruže sastanku. Ne samo da će vam to uštedjeti vrijeme, već će i smanjiti broj pogrešaka, kao što je nenamjerno ostavljanje nekoga s e-pošte.

Planirani tijek automatizira zadatke prema rasporedu. Na primjer, možete stvoriti planirani tijek koji automatski prenosi podatke na SharePoint web-mjesto ili određenu bazu podataka.

To su tri vrste tokova Power Automate koji se bave informacijama u oblaku. Zatim ćemo pogledati tokove zadataka koje obavljate na radnoj površini. 

Tokovi radne površine Power Automate

Microsoft ima alat pod nazivom Power Automate Desktop koji proširuje mogućnosti Power Automate , omogućujući vam automatizaciju ponavljajućih procesa na radnoj površini i koji uključuje radnje koje izvodite na webu. Slično je snimanju makronaredbe u Excelu^(Excel) . Možete snimiti niz radnji i odrediti uvjete koji moraju biti istiniti za pokretanje tog skupa radnji.

Na primjer, možete stvoriti tijek radne površine koji izvlači podatke s web-mjesta i dodaje ih u Excel datoteku. Ili možete postaviti tijek koji kombinira Microsoft Word dokumente u PDF^(PDFs) -ove . 

Tokovi poslovnih procesa^{(Business Process Flows)} Power Automate

Recimo da imate zaposlenike koji odgovaraju na zahtjeve korisničke službe. Bez obzira koji zaposlenik komunicira s klijentom, želite da slijedi iste korake, tako da je korisničko iskustvo dosljedno. 

Drugim riječima, možete koristiti tijek poslovnog procesa za postavljanje niza koraka koje će ljudi slijediti kako bi postigli određeni ishod. Umjesto oslanjanja samo na obuku zaposlenika, tokovi poslovnih procesa usmjeravaju zaposlenika i pomažu im da izbjegnu pogreške.

Korisni predlošci Power Automate

Možda je najlakši način da se zamislite oko onoga što Microsoft Power Automate može učiniti jest istražiti neke predloške. Ako ste koristili IFTTT , ovaj koncept vam je poznat. Power Automate predlošci su poput apleta ili recepata u IFTTT-u^{(applets or recipes in IFTTT)} . 

Možete koristiti Power Automate predloške takve kakve jesu ili ih možete prilagoditi kako bi odgovarali vašim specifičnim okolnostima i ciljevima. Evo nekoliko za početak.

Korisni predlošci automatiziranog toka

1. Spremite Outlook.com privitke e-pošte na svoj OneDrive^{(Save Outlook.com email attachments to your OneDrive)} . 

Kad god dobijete e-poruku s privitkom, privitak će biti spremljen na vaš OneDrive u mapu pod nazivom Privitci e-pošte iz ^(Email)Power Automatea^{(Power Automate)} .

1. Pošaljite e-poruku za nove Tweetove o određenoj ključnoj riječi^{(Send an email for new Tweets about a certain keyword)} . 

Svaki put kada se pojavi tweet o ključnoj riječi koju navedete, Power Automate će poslati e-poruku s nekim osnovnim korisničkim pojedinostima o računu koji je objavio tweet. 

Korisni predlošci Instant Flow

1. Pošalji sebi podsjetnik za 10 minuta^{(Send myself a reminder in 10 minutes)} . 

Ovaj predložak tijeka stvara gumb koji će vam poslati prilagođeni odgođeni podsjetnik.

1. Zakažite sastanak s pošiljateljem poruke^{(Schedule a meeting with a message sender)} . 

Ovaj tijek omogućuje vam da zakažete sastanak s pošiljateljem bilo koje poruke s kanala Microsoft Teams ili chata.

Korisni predlošci planiranog toka

1. Pošaljite mi e-poštu s popisom nadolazećih događaja u Kalendaru^{(Email me with a list of upcoming Calendar events)} . 

Ovaj predložak će pogledati vaš kalendar i poslati vam e-poštom sažetak vašeg nadolazećeg tjedna, uključujući informacije o letovima, hotelima i vremenu.

1. Pošaljite e-poštu podsjetnika za Office 365 Outlook za rane sastanke sljedećeg dana^{(Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day)} . 

Ovo je sjajno za ljude koji zaborave pogledati sutrašnji raspored, ali često provjeravaju e-poštu. Ako ima sastanaka sljedeći dan prije vremena koje odredite, poslat će se podsjetnik na vašu Outlook e-poštu.

Provedite više vremena radeći stvari koje nitko drugi^{(Things No One Else)} ne može

Microsoftov slogan za Power Automate glasi: “ Vodite^(Take) računa o onome što je važno. Automatiziraj ostalo.” Morate priznati, imaju pravo. Ako automatizirate ono što se može automatizirati, to vam ostavlja više vremena za važnije stvari poput izrade strategije, dubokog razmišljanja i opuštanja. Budućnost je sada i vrijeme je da stavite robote da rade za vas!

What Is Microsoft Power Automate and Free Templates to Download

If you’re a Microsoft 365 user, yoυ maу have seen the іcon for the Power Automate app listed among Microsoft apps you’re more familiar with, likе Excel, Powerpoint, and Outlook. We’ll discuss what Power Automate is and what it can do. Then we’ll take a look at a few useful Power Automate templates that you can implement right away. 

Many office jobs involve repetitive tasks that don’t take a rocket scientist to perform–things like saving an email attachment to a particular folder on OneDrive or Dropbox or creating a task in Microsoft Planner out of a message in Microsoft Teams. These are the kinds of tasks that Power Automate was made to do. 

What Is Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate used to be called Microsoft Flow.  It’s a toolkit similar to IFTTT (If This Then That) that you can use to do things like:

• Automate processes in business settings. 
• Send automatic reminders when a task is past due.
• Automate repetitive manual tasks by recording mouse actions, keystrokes, and other steps.

In other words, Microsoft Power Automate lets you replace manual and sometimes complex processes with automated workflows. 

Not Just for Microsoft Apps

As you would expect, Microsoft Power Automate connects to other Microsoft apps. You could, for example, set up a process in Power Automate that takes a message you receive in Microsoft Teams and saves it to Microsoft OneNote. 

But what makes Power Automate really useful is that it can also connect to a ton of third-party apps. The last time we checked, Power Automate connects to over 500 other services. Whoa. 

Three Kinds of Flows

Microsoft categorizes things you can do in Power Automate into three kinds of flows:

1. Cloud flows
2. Desktop flows
3. Business process flows

Let’s look at each kind of flow and go over why you might use it.

Power Automate’s Cloud Flows

Cloud flows in Microsoft Power Automate can be further broken down into three categories: 

• Automated flows
• Instant flows
• Scheduled flows

Automated flows are triggered by an event, like when a new tweet is posted with a particular hashtag or when you receive an email from a specific person. You can use an automated flow to connect accounts and allow them to communicate with each other. For example, you could create an automation that sends you a text message whenever you get an email from your boss.

The click of a button triggers instant flows. Let’s say you repeatedly email your team a reminder to join the daily team meeting. You could create a button to automate that. Create the button, and then any time you click that button, an email is automatically sent to your team reminding them to join the meeting. Not only will that save you time, but it will also cut down on mistakes, like inadvertently leaving someone off the email.

A scheduled flow automates tasks on a schedule. For instance, you could create a scheduled flow that automatically uploads data to a SharePoint site or a specific database.

Those are the three kinds of Power Automate flows that deal with information in the cloud. Next, we’ll look at flows for tasks you perform on your desktop. 

Power Automate’s Desktop Flows

Microsoft has a tool called Power Automate Desktop that extends the capabilities of Power Automate, enabling you to automate repetitive desktop processes, and that includes actions you perform on the web. It’s similar to recording a macro in Excel. You can record a series of actions and specify the conditions that must be true to trigger that set of actions.

For example, you could create a desktop flow that extracts data from a website and adds it to an Excel file. Or you could set up a flow that combines Microsoft Word documents into PDFs. 

Power Automate’s Business Process Flows

Let’s say you have employees who respond to customer service requests. No matter which employee is interacting with a customer, you want them to follow the exact same steps, so the customer experience is consistent. 

In other words, you can use a business process flow to set up a series of steps for people to follow to achieve a particular outcome. Instead of relying on employee training alone, business process flows guide the employee and help them avoid mistakes.

Useful Power Automate Templates

Perhaps the easiest way to wrap your mind around what Microsoft Power Automate can do is explore some templates. If you’ve used IFTTT, you’re familiar with this concept. Power Automate templates are just like applets or recipes in IFTTT. 

You can use Power Automate templates as-is, or you can tweak them to fit your specific circumstances and goals. Here are a few to get you started.

Useful Automated Flow Templates

1. Save Outlook.com email attachments to your OneDrive. 

Whenever you get an email with an attachment, the attachment will be saved to your OneDrive in a folder called Email Attachments from Power Automate.

1. Send an email for new Tweets about a certain keyword. 

Any time there’s a tweet about a keyword you specify, Power Automate will send out an email with some basic user details about the account that posted the tweet. 

Useful Instant Flow Templates

1. Send myself a reminder in 10 minutes. 

This flow template creates a button that will send you a custom delayed reminder.

1. Schedule a meeting with a message sender. 

This flow allows you to schedule a meeting with the sender of any message from a Microsoft Teams channel or chat.

Useful Scheduled Flow Templates

1. Email me with a list of upcoming Calendar events. 

This template will look at your calendar and send you an email summary of your upcoming week, including info on flights, hotels, and weather.

1. Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day. 

This is a great one for people who forget to look at tomorrow’s schedule but do frequently check emails. If there are any meetings the next day before the time you specify, it will send a reminder to your Outlook email.

Spend More Time Doing the Things No One Else Can Do

Microsoft’s tagline for Power Automate is, “Take care of what’s important. Automate the rest.” You have to admit, they’ve got a point. If you automate what can be automated, that leaves you more time for more important things like strategizing, deep thinking, and relaxing. The future is now, and it’s time to put the robots to work for you!

Related posts

• Radi li Microsoftov Windows File Recovery? Mi smo to testirali.

• Vodič za Microsoft Planner: sve što trebate znati

• 11 najboljih besplatnih softvera za snimke zaslona za Windows

• Upotrijebite staru web kameru za besplatno praćenje svoje imovine

• Kako blokirati web stranice besplatnim softverom za roditeljsku kontrolu

• Najbolji besplatni softver za timski chat za Windows 10

• Todoist protiv Microsoft To Do: koji je pravi za vas

• 5 najboljih aplikacija za filter plavog svjetla za Windows, Mac i Linux

• 7 načina za otvaranje MDB datoteke bez Microsoft Accessa

• 5 Windows alternative za naredbu sudo za Linux

• Najbolje 4 alternative za Google Chromecast

• 10 najboljih proširenja privatnosti za Chrome (2022.)

• 6 najboljih stranica za besplatno preuzimanje filmskih titlova

• Kako koristiti Windows Package Manager za instaliranje Windows programa

• Najbolji programi za dodavanje nove funkcionalnosti u Windows 10

• Zapier analizator e-pošte: 3 kreativna načina da ga koristite

• 4 najbolje softverske aplikacije za prosljeđivanje portova i kako ih koristiti

• 3 alata za dijagnosticiranje i rješavanje problema s vašim monitorom

• 11 najboljih Microsoft Teams aplikacija u 2022

• Kako provjeriti je li temperatura vašeg procesora previsoka