“Kamo je nestao moj e-mail? Jednostavno je nestalo.” Šokantno je koliko sam puta ovo čuo tijekom svoje karijere. Ali ne toliko šokantno koliko ljudi koji ne shvaćaju da mogu lako tražiti određenu e-poštu u Outlooku^(Outlook) . 

Nakon što pročitate ovaj vodič o tome kako pretraživati ​​Outlook e-poštu po datumu, pošiljatelju, ključnoj riječi i još mnogo toga, moći ćete pronaći i bilo koju e-poštu u Outlooku^(Outlook) . Dat ćemo vam sve savjete za pretraživanje e-pošte u Outlooku^(Outlook) koje možete podnijeti.

Jesu li vaše e-poruke indeksirane?^{(Are Your Emails Indexed?)}

Za najbolje rezultate pretraživanja e-pošte, provjerimo je li Outlook sve indeksirao. 

Što je indeksiranje? Baš^(Just) kao što indeks knjige ima sve navedene teme i gdje ih pronaći, Outlook indeksiranje stvara takvu bazu podataka. Programima je lakše pretraživati ​​bazu podataka nego hrpu slobodnog teksta.

1. Postavite pokazivač u polje Traži trenutni poštanski sandučić^{(Search Current Mailbox )} , također poznato kao okvir za trenutno pretraživanje^{(Instant Search)} . Ovo će prikazati traku alata za pretraživanje^{(Search tools )} .
2. Kliknite na gumb Search Tools , a zatim na Status indeksiranja^{(Indexing Status)} . Otvorit će se mali prozor koji pokazuje koliko je poruka e-pošte preostalo za indeksiranje. 

Ako je broj stavki za indeksiranje sve samo ne nula, dajte mu nekoliko minuta. To će osigurati da pretraga bude što je moguće potpunija.

Indeksiranje zahtijeva neke resurse. Ako ustanovite da previše usporava Outlook ili vaše računalo, možete ^(Outlook)isključiti indeksiranje da biste dobili bolje performanse računala^{(turn off indexing to get better computer performance)} .

Trajno dodajte karticu za pretraživanje^{(Permanently Add Search Tab)}

Zar ne bi bilo sjajno kada bismo lako mogli ući u karticu za pretraživanje bez potrebe da svaki put kliknemo na traku za pretraživanje? Učinimo to.

• Kliknite na Datoteka^(File) .

• Kliknite na Opcije^(Options) na lijevoj strani, otprilike na pola puta dolje.

• U prozoru Opcije kliknite na Prilagodi vrpcu^{(Customize Ribbon)} . 

• U oknu Prilagodba vrpce^{(Customize Ribbon)} kliknite padajući izbornik pod Odaberi naredbe iz:^{(Choose commands from:)} i odaberite Kartice alata^{(Tool Tabs)} .

• Potražite Search Tools i odaberite ga. Zatim kliknite na gumb Add>> . 

• Alati za pretraživanje će se pojaviti u području Glavne kartice^{(Main Tabs)} . Upotrijebite strelice gore i dolje pored ovog područja da odredite gdje će se pojaviti na vrpci ili je ostavite gdje jest. Zatim kliknite U redu^(OK) da izvršite promjenu.

• Potražite karticu Alati za pretraživanje^{(Search Tools )} . Sada možemo lako pristupiti svim alatima za pretraživanje bilo kada.

Postavite opseg pretraživanja^{(Set The Scope Of The Search)}

Na kartici Alati za pretraživanje^{(Search Tools)} možemo jednostavno postaviti opseg pretraživanja. Na lijevoj strani vidjet ćemo da možemo postaviti opseg na Svi poštanski sandučići^{(All Mailboxes)} , Trenutni poštanski sandučić^{(Current Mailbox)} , Trenutna mapa^{( Current Folder)} , Podmape^{( Subfolders)} ili Sve stavke Outlooka^{(All Outlook Items)} .

Svi poštanski sandučići^{(All Mailboxes)} – odaberite ovaj opseg ako imamo zajedničke poštanske sandučiće ili druge račune u Outlooku^(Outlook) . Neki ljudi mogu imati i svoje poslovne i osobne račune e-pošte u Outlooku^(Outlook) .

Trenutni poštanski sandučić^{(Current Mailbox)} – odaberite ovaj opseg kako biste zadržali pretragu unutar samo jednog poštanskog sandučića. Provjerite je li poštanski sandučić odabran u lijevom oknu programa Outlook .

Trenutna mapa^{(Current Folder)} – ovaj opseg će ograničiti pretragu na mapu koja je trenutno odabrana u lijevom oknu Outlooka^(Outlook) .

Podmape^(Subfolders) – ovo ograničava opseg na mape u bilo kojoj mapi koja je odabrana u lijevom oknu.

Sve Outlook stavke^{(All Outlook Items)} – Najotvoreniji opseg će primijeniti pretragu na sve e-poruke, kontakte, stavke kalendara i zadatke. Zbog velike količine podataka, pretraživanja u ovom opsegu mogu biti spora i dati nepotrebne rezultate. Koristite ovaj opseg štedljivo.

Pretražujte operatere u Outlooku^{(Search Operators In Outlook)}

Rezultati pretraživanja mogu biti određeniji korištenjem operatora pretraživanja. 

Da biste pronašli određeni izraz, stavite dvostruke navodnike oko izraza za pretraživanje.

Primjer: " TPS izvješće "

Da biste pronašli stavke koje moraju sadržavati dvije ili više riječi, ali ne nužno jedna do druge ili redoslijedom napisa, koristite operator AND .

Primjer: posao I^{(AND )} vikend

Da biste pronašli stavke koje sadrže ključnu riječ i izuzele stavke koje sadrže drugu ključnu riječ, koristite NOT operator.

Primjer: subota NIJE^{(NOT )} super

Tražite nešto što bi moglo imati jednu ili drugu riječ? Pokušajte s operatorom OR .

Primjer: žirafa ILI^{(OR )} proizvod

Svi ovi operatori mogu se kombinirati kako bi pretraživanje bilo onoliko specifično koliko želimo. Mogli bismo imati nešto tako složeno kao što je " TPS izvješće " A^{(” AND)} vikend ILI žirafa NIJE^(NOT) sjajno.

Pretražite Outlook po ključnoj riječi^{(Search Outlook By Keyword)}

Najlakše pretraživanje Outlook e-pošte je pretraživanje po ključnim riječima. Najjednostavnije se to radi iz polja Instant Search na vrhu naše pristigle pošte.

• Postavite^(Set) opseg u padajućem okviru pored polja Instant Search ili na kartici Pretraživanje^(Search) .

• Upišite ključnu riječ ili riječi u polje za pretraživanje i dodirnite tipku Enter . Ovdje se mogu koristiti operatori pretraživanja kako bi pretraživanje učinili konkretnijim.

Pretražite Outlook po pošiljatelju^{(Search Outlook By Sender)}

Za pretraživanje Outlook e-pošte po pošiljatelju:

• Idite na karticu Pretraživanje^(Search) i kliknite na gumb Od^{(From )} . 

• To će ući

  od: "Ime pošiljatelja"

  u polju Instant Search . 

• Uklonite^{(Remove Sender)} ime pošiljatelja između dvostrukih navodnika i upišite ime osobe koju tražimo. Također možemo jednostavno upisati cijeli pojam izravno u Instant Search . Dodirnite tipku Enter za pretraživanje.

Pretražujte Outlook po predmetu^{(Search Outlook By Subject)}

Za pretraživanje Outlook e-pošte po predmetu: 

• Na kartici Pretraživanje kliknite na Predmet^(Subject) . 

• Ovo stavlja

  predmet:”ključne riječi”< /pre > u polju Instant Search . 

• Zamijenite ključne riječi predmetom koji tražimo. Cijeli izraz se također može upisati u Instant Search . Dodirnite tipku Enter za pretraživanje.

Pretražujte Outlook po datumu^{(Search Outlook By Date)}

Za pretraživanje Outlook e-pošte po datumu:

• Na kartici Pretraživanje kliknite Ovaj tjedan^{(This Week)} . Prikazat će se opcije; Danas^(Today) , Jučer, Ovaj tjedan^(Week) , Prošli tjedan^(Week) , Ovaj mjesec^(Month) , Prošli mjesec^(Month) , Ove godine, Prošle godine.

• Što god je odabrano bit će uneseno u polje Instant Search kao;

  primljeno: danas, primljeno: jučer, primljeno: ovaj tjedan, primljeno: prošli tjedan, primljeno: ovaj mjesec, primljeno: prošli mjesec, primljeno: ove godine, primljeno: prošle godine

  Pritisnite tipku Enter za pretraživanje.

Također možemo koristiti primljeni: operator s kalendarskim datumima (

received:dd/mm/yyyy

received:tuesday

Outlook Tuesday Tuesdays

Pretražujte u Outlooku stavke s privicima^{(Search Outlook For Items With Attachments)}

Za pretraživanje Outlook e-pošte po privitcima:

• Na kartici Pretraživanje kliknite na ima privitke^{(Has Attachments)} . 

• To će ući

  prilozi: da

  u polju Instant Search . Ovo bi trebalo kombinirati s drugom vrstom pretraživanja kako bi se suzilo polje. Dodirnite Enter za pretraživanje.

Mogli bismo i tipkati

hasattachments:no

Pretražujte Outlook po kategoriji^{(Search Outlook By Category)}

Korištenje alata Kategorija^(Category) za organiziranje e-pošte nedovoljno je iskorišteno. 

• Možemo pretraživati ​​po kategoriji pomoću gumba Kategorizirano^{(Categorized )} ispod kartice za pretraživanje. 

• Ući će

  kategorija:=”Kategorija boja”

  u polju Instant Search . Pritisnite Enter za pretraživanje.

Ovo se također može upisati ručno. Samo^(Just) promijenite boju kako bi odgovarala kategoriji. Na primjer, da bismo pretražili crvenu kategoriju, upisali bismo

category:=”Red Category”

category:=”Blue Category”

Pretražujte Outlook e-poštu po primatelju^{(Search Outlook Email By Recipient)}

Ovo je način traženja e-poruka na temelju toga kome su poslane. 

• Klikom na gumb Poslano^{(Sent To )} će nam se pokazati opcije; Poslano^(Sent) : meni ili CC: meni, nije poslano izravno^{(Sent Directly)} meni i poslano^(Sent) drugom primatelju^(Recipient) . 

• Unijet će tekst za pretraživanje poput (na:”[email protected]“ ILI cc:” [email protected] ”). Dodirnite Enter za pretraživanje.

• Ako odaberemo Poslano^(Sent) drugom primatelju^(Recipient) , morat ćemo urediti tekst u traci za pretraživanje. Izgledat će kao

  na: " Ime primatelja "(Recipient)

  . 

• Izbrišite^(Delete) dio Ime primatelja^{(Recipient Name)} i unesite ime koje tražimo. Pritisnite ^(Hit) Enter za pretraživanje.

Pretraživanje po čitanju ili ne čitanju^{(Search By Read Or Not Read)}

Outlook e-poruke možete pretraživati ​​prema tome jesu li pročitane ili nepročitane.

• Klikom na gumb Nepročitano na kartici ^(Unread)Traži^(Search) pronaći ćete sve poruke e-pošte koje još nisu pročitane. 

• Ulazi

  pročitano: ne

  u traci za pretraživanje. Pritisnite Enter za pretraživanje.

• Da biste pronašli pročitanu e-poštu promijenite je u

  čita se: da

  i pritisnite Enter za pretraživanje.

Traži po označenim^{(Search By Flagged)}

Korištenje zastavica za označavanje važnih e-poruka pomaže vam da ostanete u toku. 

• Da biste pronašli e-poruke koje su označene, kliknite na gumb  Označeno na kartici Pretraživanje.^{(Flagged )}

• Tražit će se sa

  followupflag:followup zastava

  . Ostale opcije su

  followupflag:unflagged

  i

  followupflag:dovršeno

  . Dodirnite Enter za pretraživanje.

Traži po važnosti^{(Search By Importance)}

Pogledajte^(See) samo važne e-poruke u Outlooku^(Outlook) na sljedeći način.

• Ispod označenog gumba na kartici Pretraživanje^(Search) nalazi se gumb Važno^(Important) . Klikom na to vratit će se sve stavke koje su označene kao važne. 

• Upit za pretraživanje izgleda tako

  važnost: visoka

  . Također možemo promijeniti visoku razinu u nisku ili normalnu. Kliknite^(Click) na povećalo ili pritisnite Enter za pretraživanje.

Kombiniranje opcija pretraživanja^{(Combining Search Options)}

Sve gore navedene opcije pretraživanja mogu se kombinirati. Na primjer, ako tražimo stavke koje su važne i označene, možemo ući

importance:high followupflag:followup

To se može ili upisati ili jednostavno kliknuti na gumb Važno^(Important) , a zatim gumb Označeno^(Flagged) .

Više opcija pretraživanja^{(More Search Options)}

Kliknite na gumb Više na kartici ^(More)Pretraživanje^(Search) i vidjet ćemo više od 20 načina pretraživanja. 

Uglavnom će staviti padajući izbornik ispod trake za pretraživanje s opcijama koje podržava određena vrsta pretraživanja.

more-added-drop-down.png

Opcije naprednog pretraživanja^{(Advanced Search Options)}

Možemo pristupiti više od stotinu različitih opcija pretraživanja koje nadilaze ono što smo pokrili. Možda ovo nikada nećemo koristiti, ali dobro je znati da je ovdje. 

• Kliknite na Search Tools zatim Advanced Find . 

• Otvorit će se prozor  Napredno traženje .^{(Advanced Find)}

Odvojite malo vremena i pogledajte okolo. Nevjerojatno je koliko se može učiniti. Možemo pretraživati ​​na temelju bilo kojeg polja bilo koje Outlook stavke. Postoji nekoliko stotina različitih stvari koje možemo pretraživati.

Moć Outlookove pretrage^{(The Power Of Outlook Search)}

Niste li iznenađeni koliko su opsežne i moćne mogućnosti pretraživanja Outlooka^(Outlook) ? Jeste^(Did) li uopće znali da je to sve moguće? Većina ljudi vjerojatno nikada ne koristi desetinu svih stvari koje Outlook može učiniti. Koristite ovo kao odskočnu dasku za učenje što još Outlook može učiniti za vas. 

Možete stvoriti vlastite Outlook prečace za zadatke e-pošte^{(create your own Outlook shortcuts for email tasks)} . Postavite Outlook pravila za organiziranje e-pošte u mape^{(Outlook rules to organize email into folders)} . Ili čak zakažite slanje e-pošte u određeno vrijeme^{(schedule an email to be sent at a specific time)} ! Kada Outlook samo čita e-poštu, pomalo je poput korištenja Ferrarija^(Ferrari) za nabavku namirnica.

Search Outlook Email by Sender, Date, Keyword, Size and More

“Where’d my email go? It јust disappeared.” It’s shocking how many times I’ve heard this over my career. But not as shocking as how many pеople who don’t realize that thеy can easily sеarch for a specific email in Outlook. 

After reading this guide on how to search Outlook email by date, sender, keyword, and more, you’ll be able to find any email in Outlook too. We’re going to give you all the Outlook email search tips you can handle.

Are Your Emails Indexed?

For the best email search results, let’s make sure Outlook has indexed everything. 

What’s indexing? Just like the index of a book has all the topics listed and where to find them, Outlook indexing creates a database like that. It’s easier for programs to search through a database than a bunch of freeform text.

1. Put the cursor in the Search Current Mailbox field, also known as the Instant Search box. This will bring up the Search tools bar.
2. Click on the Search Tools button and then on Indexing Status. A small window will open showing how many emails are left to be indexed. 

If the number of items to be indexed is anything but zero, give it a few minutes. That will ensure that the search is as complete as possible.

Indexing does take some resources. If you find that it slows down Outlook or your computer too much, you can turn off indexing to get better computer performance.

Permanently Add Search Tab

Wouldn’t it be great if we could easily get into the search tab without having to click in the search bar every time? Let’s do that.

• Click on File.

• Click on Options on the left side, about halfway down.

• In the Options window, click on Customize Ribbon. 

• In the Customize Ribbon pane, click on the dropdown menu under Choose commands from: and select Tool Tabs.

• Look for Search Tools and select it. Then click on the Add>> button. 

• Search Tools will appear in the Main Tabs area. Use the up and down arrows beside this area to determine where it will appear in the ribbon, or leave it where it is. Then click OK to commit the change.

• Look for the Search Tools tab. Now we can access all the search tools easily anytime.

Set The Scope Of The Search

In the Search Tools tab, we can easily set the scope of the search. On the left side, we’ll see that we can set the scope to All Mailboxes, Current Mailbox, Current Folder, Subfolders, or All Outlook Items.

All Mailboxes – choose this scope if we have shared mailboxes or other accounts in Outlook. Some people may have both their work and personal email accounts in Outlook.

Current Mailbox – choose this scope to keep the search within just the one mailbox. Ensure that the mailbox is selected in the left pane of Outlook.

Current Folder – this scope will limit the search to the folder that is currently selected in the left pane of Outlook.

Subfolders – this limits the scope to the folders under whatever folder is selected in the left pane.

All Outlook Items – The most open scope will apply the search to all emails, contacts, calendar items, and tasks. Because of the large amount of data, searches on this scope can be slow and yield unnecessary results. Use this scope sparingly.

Search Operators In Outlook

Search results can be made more specific by using search operators. 

To find a specific phrase, put double quote marks around the search phrase.

Example: “TPS report”

To find items that must have two or more words in it, but not necessarily right next to each other or in the order written, use the AND operator.

Example: work AND weekend

To find items containing a keyword and exclude items that contain a different keyword, use the NOT operator.

Example: saturday NOT great

Looking for something that could have one word or another? Try the OR operator.

Example: giraffe OR product

All these operators can be combined to make the search as specific as we’d like. We could have something as complex as “TPS report” AND weekend OR giraffe NOT great.

Search Outlook By Keyword

The easiest search Outlook email is the keyword search. It’s most simply done from the Instant Search field at the top of our inbox.

• Set the scope in the drop-down box next to the Instant Search field, or in the Search tab.

• Type the keyword, or words, into the search field and tap the Enter key. The search operators can be used here to help make the search more specific.

Search Outlook By Sender

To search Outlook email by sender:

• Go to the Search tab and click on the From button. 

• That will enter <pre>from:”Sender Name”</pre> in the Instant Search field. 

• Remove Sender Name from between the double-quotes and type in the name of the person we’re looking for. We can also just type the whole term directly into the Instant Search. Tap the Enter key to search.

Search Outlook By Subject

To search Outlook email by subject: 

• Under the Search tab, click on Subject. 

• This puts <pre>subject:”keywords”</pre> in the Instant Search field. 

• Replace keywords with the subject we’re looking for. The whole phrase can be typed into Instant Search too. Tap the Enter key to search.

Search Outlook By Date

To search Outlook emails by date:

• In the Search tab, click on This Week. It will show the options; Today, Yesterday, This Week, Last Week, This Month, Last Month, This Year, Last Year.

• Whatever is selected it will be entered in the Instant Search field like; <pre>received:today, received:yesterday, received:this week, received:last week, received:this month, received:last month, received:this year, received:last year</pre> Hit the Enter key to search.

We can also use the received: operator with calendar dates (<pre>received:dd/mm/yyyy</pre>) or day names (<pre>received:tuesday</pre>). When a day name is used, Outlook will search only on the most recent of that day. So just this past Tuesday, not all the Tuesdays ever.

Search Outlook For Items With Attachments

To search Outlook email by attachments:

• Under the Search tab, click on Has Attachments. 

• That will enter <pre>hasttachments:yes</pre> in the Instant Search field. This should be combined with another type of search to narrow the field. Tap Enter to search.

We could also type <pre>hasattachments:no</pre> to exclude results that have attachments from the results.

Search Outlook By Category

Using the Category tool to organize emails is under-utilized. 

• We can search by category using the Categorized button under the search tab. 

• It will enter <pre>category:=”Color Category”</pre> in the Instant Search field. Press Enter to search.

This can also be typed in manually. Just change the color to suit the category. For example, to search the red category, we’d type <pre>category:=”Red Category”</pre>. For blue, we’d type <pre>category:=”Blue Category”</pre> and so on.

Search Outlook Email By Recipient

This is the way to search for emails based on who they were sent to. 

• Clicking on the Sent To button will show us the options; Sent To: Me or CC: Me, Not Sent Directly to Me, and Sent to Another Recipient. 

• It will enter the search text like (to:”[email protected]“ OR cc:”[email protected]”). Tap Enter to search.

• If we choose Sent to Another Recipient, we’ll need to edit the text in the search bar. It will look like <pre>to:”Recipient Name”</pre>. 

• Delete the Recipient Name part and enter the name we’re looking for. Hit Enter to search.

Search By Read Or Not Read

You can search Outlook emails by whether they’ve been read or unread.

• Clicking on the Unread button in the Search tab will find all emails that haven’t been read yet. 

• It enters <pre>isread:no</pre> in the search bar. Press Enter to search.

• To find email that has been read change it to <pre>isread:yes</pre> and press Enter to search.

Search By Flagged

Using flags to mark important emails helps stay on top of things. 

• To find emails that are flagged, click on the Flagged button in the Search tab. 

• It will search with <pre>followupflag:followup flag</pre>. Other options are <pre>followupflag:unflagged</pre> and <pre>followupflag:completed</pre>. Tap Enter to search.

Search By Importance

See only important emails in Outlook as follows.

• Under the flagged button in the Search tab, there’s the Important button. Clicking on that will return any items that are marked important. 

• The search query looks like <pre>importance:high</pre>. We can change high to be low or normal as well. Click on the magnifying glass or hit Enter to search.

Combining Search Options

All of the above search options can be combined. For example, if we’re looking for items that are important and flagged, we can enter <pre>importance:high followupflag:followup</pre> flag in the search bar. 

This could either be typed in or just click on the Important button and then the Flagged button.

More Search Options

Click on the More button in the Search tab and we’ll see over 20 more ways to search. 

Mostly, it will put a drop-down menu under the search bar with the options that the specific search type supports.

more-added-drop-down.png

Advanced Search Options

We can access well over a hundred different search options going far beyond what we’ve covered. We might never use this, but it’s good to know it’s here. 

• Click on Search Tools then Advanced Find. 

• The Advanced Find window will open. 

Take some time and look around here. It’s overwhelming how much can be done. We can search based on any field of any Outlook item. There are a few hundred different things we can search on.

The Power Of Outlook Search

Aren’t you amazed at how extensive and powerful Outlook’s search capabilities are? Did you even know that was all possible? Most people probably never use a tenth of all the things that Outlook can do. Use this as a springboard into learning what else Outlook can do for you. 

You can create your own Outlook shortcuts for email tasks. Set up Outlook rules to organize email into folders. Or even schedule an email to be sent at a specific time! Having Outlook just read emails is a bit like using a Ferrari to get groceries.

Related posts

• Kako stvoriti Microsoft Outlook prečace za e-poštu i zadatke

• Kako priložiti drugu stavku Outlooka (e-poštu, kontakt, zadatak ili stavku kalendara) e-pošti

• Kako stvoriti popis distribucije u Outlooku

• Kako proslijediti Outlook e-poštu na Gmail

• Automatski premjestite e-poštu u mape u Outlooku pomoću pravila

• Kako dodati glazbu u PowerPoint prezentacije

• Izvezite kontakte iz programa Outlook, Outlook Express i Windows Live Mail

• Kako grupirati radne listove u Excelu

• Kako snimiti makro u Excelu

• Kako napraviti padajući popis u Excelu

• Kako sigurno lozinkom zaštititi Excel datoteku

• 4 načina za pokretanje ankete Microsoft Teams tijekom sastanaka

• Kako umetnuti potpis u Microsoft Word dokument

• Microsoft Outlook ne odgovara? 8 popravaka za isprobavanje

• 15 PowerPoint savjeta i trikova za poboljšanje prezentacija

• Kako napraviti čestitku u MS Wordu

• Što je Microsoft MyAnalytics i kako ga koristiti?

• Kako stvoriti naljepnice u Wordu iz Excel proračunske tablice

• Kako dodati ili ukloniti komentare u Wordu

• Kako napraviti histogram u Excelu