Dvije primarne funkcije Excela su omogućiti vam manipulaciju i pregled podataka iz različitih perspektiva, a jedan od jednostavnijih, ali moćnijih alata programa za to je funkcija Sortiranje^{(Sort )} .

Bilo da se radi o jednostavnim uzlaznim/silaznim razvrstavanjem, razvrstavanju na više od jedne varijable za prikaz podataka u grupama ili za održavanje integriteta redaka ili jednostavnim alfanumeričkim razvrstavanjem kako bi vaši tablični podaci bili uredni, sortiranje podataka u Excelu^(Excel) bitna je vještina.

Malo je programa prikladnije za sortiranje tabličnih podataka od Excela^(Excel) , a vaše sortiranje može biti od jednostavnih i relativno nekompliciranih do vrlo sofisticiranih. Dok je Excelova^(Excel) sposobnost sortiranja – ono što možete učiniti s pravim skupom podataka i malo znanja o unutarnjem funkcioniranju programa – doista robusna i dubina, današnji tehnički savjet fokusira se na dvije osnovne vrste vrsta, kako slijedi:

• Razvrstavanje podataka na jednom stupcu
• Sortiranje podataka na više stupaca

Proračunske tablice se, naravno, sastoje od stupaca i redaka ćelija, odnosno tabličnih podataka, gdje svaki stupac sadrži logičnu podjelu činjenica, brojki ili bilo kojih drugih detalja po kategorijama, kao što su, recimo, imena, adrese, valuta, dijelovi brojevi i tako dalje—ovisno o vrsti proračunske tablice. Redovi^(Rows) , s druge strane, prikazuju ljude, objekte ili figure jedan pored drugog ili u istoj instanci ili pojavi.

Ovisno o vrsti proračunske tablice i podacima koje sadrži, kao što je tablični popis imena, adresa, telefonskih brojeva i drugih relevantnih podataka, retki su često slični zapisima baze podataka.

Kada sortirate retke podataka, svaki redak mora zadržati svoj integritet, bez nenamjernog premještanja podataka iz jednog retka u drugi, što je, kao što ćete vidjeti niže, korisno za sortiranje podataka na više stupaca.

Razvrstavanje na jednom polju

Zapise u proračunskoj tablici možete sortirati po recima, a ćelije unutar zapisa možete sortirati po stupcima. Možete, naravno, odrediti uzlazni ili silazni redoslijed sortiranja. Prema zadanim postavkama, uzlazno / alfanumerički, program raspoređuje tekst od A do Z i brojeve od najmanjeg do najvećeg. Razvrstavanje silaznim redoslijedom sortiranja, naravno, preokreće starije od Z do A , ili tako da veći brojevi počinju na vrhu.

Kao i kod mnogih funkcija u Excelu^(Excel) , postoji nekoliko načina za izvođenje jednostavnog razvrstavanja; sve što vam je potrebno za ovu vrstu sortiranja, međutim, nalazi se na padajućem izborniku desne tipke miša, kao što je prikazano u nastavku.

1. Desnom tipkom miša kliknite^{(Right-click)} polje u stupcu po kojem želite sortirati proračunsku tablicu da biste otvorili skočni izbornik.
2. Pomaknite^(Scroll) se prema dolje i zadržite pokazivač iznad Sort kako biste otvorili padajući izbornik.
3. Kliknite Sortiraj od A do Z^{(Sort A to Z)} za rastuće ili Sortiraj od Z do A^{(Sort Z to A )} silazno ( Imajte^(Note) na umu da Excel ne uključuje podatke u ćelijama u retku 1 u sortiranju; program pretpostavlja da ovaj red sadrži oznake ili zaglavlja vaših stupaca.).

Ovo jednostavno sortiranje funkcionira za mnoge vrste podataka, osim kada vaši retki i stupci imaju identične ili duplicirane podatke. U tim slučajevima morate sortirati po dva ili više stupaca koji slijede.

Razvrstavanje zapisa na više polja

Ovisno o složenosti vaših podataka, možda ćete morati sortirati po više od jednog stupca. Možda je najbolji primjer sortiranje baze podataka po abecedi po prezimenu. Recimo da vaši podaci imaju nekoliko osoba s istim prezimenima. U tim ćete slučajevima htjeti biti sigurni da Linda Johnson bude ispred Lydie Johnson^{(Lydia Johnson)} , a Cherri Anderson nakon Charlesa Andersona... Shvaćate ideju.

Možete postaviti prilagođena pretraživanja s više kriterija iz dijaloškog okvira Sortiranje , kao što je ovaj.^(Sort)

1. Kliknite^(Click) ćeliju u prvom stupcu podataka koje želite sortirati.
2. Kliknite Podaci^{(Data )} neposredno ispod naslovne trake da biste otvorili vrpcu Podaci . ^(Data)(Vrpca je, naravno, red kontekstualnih kartica na vrhu prozora aplikacije.)
3. U odjeljku Sortiraj i filtriraj^{(Sort & Filter)} kliknite gumb Sortiraj^{(Sort )} da biste otvorili dijaloški okvir Sortiraj.

• Kliknite padajući izbornik Sortiraj po^{(Sort by)} i odaberite naziv prvog stupca za razvrstavanje. (Imajte na umu da Excel prikazuje sadržaj u retku 1 stupca, koji u ovom slučaju sadrži oznake stupaca. Ovu opciju možete isključiti tako da poništite potvrdni okvir Moji podaci imaju zaglavlja^{(My data has headers)} .)
• Kliknite Dodaj razinu^{(Add Level )} da dodate još jedan stupac u redoslijed sortiranja.
• Kliknite padajući izbornik Zatim po i odaberite sljedeći stupac za razvrstavanje.^{(Then by)}
• Ponovite korake 6 i 7^{(Steps 6 and 7)} prema potrebi za konfiguriranje parametara svoje vrste.

Klikom u dijaloškom okviru Sortiranje^(Sort) otkriva se nekoliko različitih opcija za izmjenu vaših vrsta, iako će neke od njih, osim ako ne znate točno kako svaka od njih utječe na vaše sortiranje, najvjerojatnije proizvesti neželjene rezultate.

• Kliknite OK .
• Ako dobijete dijaloški okvir Upozorenje o sortiranju , odaberite ^{(Sort Warning)}Proširi odabir^{(Expand the selection)} , a zatim kliknite Sortiraj.^(Sort.)

Osim toga, kada odaberete stupac, Excel analizira sadržaj ćelija u tom stupcu i daje obrazovana nagađanja o tome koje vrijednosti treba popuniti polja Sort on i Order . Osim ako nemate specifičan (i logičan) razlog za promjenu ovih, nemojte. (Osim ako ne eksperimentirate, naravno. Uvijek to potičem — a Excelova značajka Poništavanje^(Undo) radi izvrsno.)

Siguran sam da možete zamisliti, ovo je tek početak načina na koji možete sortirati podatke u Excelu^(Excel) . Međutim, važno je zapamtiti da, osim ako niste oprezni, korištenje pogrešnih parametara može suprotstaviti vaše podatke i potpuno promijeniti njihov položaj u proračunskoj tablici. Sortiranje^(Sort) je brzo i jednostavno za postavljanje. Dobra vijest je da je i poništavanje^(Undo) brzo. Nemojte^(Don) se bojati poništiti^(Undo) i pokušati ponovno. I opet.

Basic One-Column and Multi-Column Data Sorting in Excel Spreadsheets

Two of Excel’s primary functiоns аre to allow you to manipulаte and vіew data from different perspectiveѕ, and one of the program’s more simple but powerful tools for doіng so is the Sort function.

Whether it’s simple ascending/descending sorts, sorting on more than one variable to display data in groups or to maintain row integrity, or simple alphanumeric sorts to keep your tabular data orderly, sorting data in Excel is an essential skill.

Few programs are better suited for sorting tabular data than Excel, and your sorts can run from the simple and relatively uncomplicated to the highly sophisticated. While Excel’s sorting prowess—what you can do with the right data set and a little knowledge of the inner workings of the program—is indeed robust and in-depth, today’s tech tip focuses on two basic types of sorts, as follows:

• Sorting data on a single column
• Sorting data on multiple columns

Spreadsheets are, of course, made up of columns and rows of cells, or tabular data, where each column comprises a logical division of facts, figures, or any other details by category, such as, say, names, addresses, currency, parts numbers, and so on—depending on the type of spreadsheet. Rows, on the other hand, display people, objects, or figures side-by-side or in the same instance or occurrence.

Depending on the type of spreadsheet and the data it contains, such as a tabular list of names, addresses, phone numbers, and other pertinent data, rows are frequently similar to database records.

When you sort rows of data, each row must maintain its integrity, without inadvertently moving data from one row to another, which, as you’ll see further down, is where sorting data on multiple columns comes in handy.

Sorting on a Single Field

You can sort the records in your spreadsheet by rows, and you can sort the cells within records by columns. You can, of course, specify ascending or descending sort orders. By default, ascending / alphanumerically, the program arranges text from A to Z and numbers from smallest to largest. Sorting with a descending sort order, of course, reverses the older from Z to A, or so that larger numbers start at the top.

As with many functions in Excel, there are a few ways to perform a simple sort; everything you need for this type of sort, though, resides on the right mouse button flyout-menu, as shown below.

1. Right-click a field in the column upon which you want to sort the spreadsheet to open the popup menu.
2. Scroll down and hover the cursor over Sort to open the flyout menu.
3. Click Sort A to Z for ascending or Sort Z to A descending (Note that Excel does not include the data in cells in row 1 in the sort; the program assumes that this row holds your column labels, or headers.).

This simple sort works for many types of data, except when your rows and columns have identical, or duplicate, data. In these instances, you must sort on two or more columns, coming up next.

Sorting Records on Multiple Fields

Depending on the complexity of your data, you may need to sort on more than one column. Perhaps the best example is sorting a database alphabetically in last-name order. Say that your data has several people with the same last names. In these instances, you’ll want to make sure that Linda Johnson comes before Lydia Johnson, and Cherri Anderson displays after Charles Anderson…You get the idea.

You can set up custom searches with multiple criteria from the Sort dialog box, like this.

1. Click a cell in the first column of data you want to sort.
2. Click Data just beneath the title bar to open the Data ribbon. (The ribbon is, of course, the row of contextual tabs across the top of the application window.)
3. In the Sort & Filter section, click the Sort button to open the Sort dialog box.

• Click the Sort by drop-down and choose the first column name to sort on. (Note that Excel displays the content in row 1 of the column, which in this case holds the column labels. You can turn this option off by unchecking the My data has headers checkbox.)
• Click Add Level to add another column to the sort order.
• Click the Then by drop-down and choose the next column to sort on.
• Repeat Steps 6 and 7 as needed to configure the parameters of your sort.

Clicking around in the Sort dialog box reveals several different options for modifying your sorts, though some of them, unless you know exactly how each one affects your sort, will most likely produce unwanted results.

• Click OK.
• If you get a Sort Warning dialog box, select Expand the selection and then click Sort.

Besides, when you choose a column, Excel analyzes the contents of the cells in that column and makes educated guesses as to what values should populate the Sort on and Order fields. Unless you have a specific (and logical) reason for changing these, don’t. (Unless you’re experimenting, of course. I always encourage that—and Excel’s Undo feature works marvelously.)

As I’m sure you can imagine, this is just the beginning of how you can sort data in Excel. It’s important to remember, though, that unless you’re careful, using the wrong parameters can juxtapose your data and completely change its position in the spreadsheet. Sort is fast and easy to setup. The good news is that Undo is fast, too. Don’t be afraid to Undo and try again. And again.

Related posts

• Centrirajte svoje podatke radnog lista u Excelu za ispis

• Kako spojiti podatke u više Excel datoteka

• Kako izbrisati prazne retke u Excelu

• Kako koristiti Excelovu značajku govornih ćelija

• Kako umetnuti Excel radni list u Word dokument

• Zašto biste trebali koristiti imenovane raspone u Excelu

• Kako koristiti Excelovu analizu "što ako".

• Kako napraviti tortni grafikon u Excelu

• Kako koristiti Flash Fill u Excelu

• Kako koristiti If i Ugniježđene If izjave u Excelu

• Kako izračunati Z-score u Excelu

• 4 načina korištenja kvačice u Excelu

• Koristite tipkovnicu za promjenu visine retka i širine stupca u Excelu

• Kako umetnuti CSV ili TSV u Excel radni list

• 5 načina za pretvaranje teksta u brojeve u Excelu

• Kako spojiti ćelije, stupce i retke u Excelu

• Kada koristiti Index-Match umjesto VLOOKUP-a u Excelu

• Sakrij povjerljive podatke u Word dokumentu 2007/2010

• Grupirajte retke i stupce u Excel radnom listu

• Kako ispraviti pogreške #N/A u Excelovim formulama kao što je VLOOKUP