Ako ste navikli koristiti starije verzije Excela^(Excel) , opcije uvjetnog oblikovanja u Excelu 2007^{(Excel 2007)} , 2010 i 2013 oduševit će vas. Pa zašto biste se željeli gnjaviti korištenjem uvjetnog oblikovanja? Pa, evo nekoliko razloga zašto volim koristiti ovu značajku Excela^(Excel) :

1. Da bi vaši podaci bili vizualno privlačniji.

2. Kako bi vaše proračunske tablice bile lakše razumljive na prvi pogled.

3. Identificirati određene vrste brojeva za pomoć u rješavanju problema.

4. Da vam pomogne u izvlačenju zaključaka iz vaših podataka.

5. Za vizualni prikaz korisniku što je "dobro" ili "loše" korištenjem zelene i crvene boje.

Sada možete koristiti uvjetno oblikovanje za formatiranje svake ćelije u rasponu na temelju vlastitih kriterija (i postoji mnogo opcija oblikovanja koje možete izabrati). Na primjer, ako imate profitni list i želite svu dobit veću od 200 USD označiti zelenom, a svu dobit manju od 200 USD žutom, a sve gubitke crvenom bojom, tada možete koristiti uvjetno oblikovanje kako biste brzo obavili sav posao umjesto vas .

Uvjetno oblikovanje u Excelu

Uvjetno oblikovanje omogućuje vam da brzo i jednostavno formatirate značajne količine podataka – a da pritom možete razlikovati različite vrste podataka. Možete stvoriti pravila za opcije oblikovanja koja će omogućiti da se Microsoft Excel automatski formatira umjesto vas. Zapravo morate slijediti samo tri jednostavna koraka.

Korak 1:^{(Step 1:)} Odaberite ćelije koje želite formatirati.

Korak 2:^{(Step 2:)} Kliknite gumb Uvjetno oblikovanje ispod ^{(Conditional Formatting)}glavnog^(Home) izbornika, odjeljak Stilovi .^(Styles)

Korak 3:^{(Step 3:)} Odaberite svoja pravila. Na vrhu se nalaze Pravila za isticanje ćelija i Pravila^{(Highlight Cells Rules)} na Top/Bottom Rules  koja vam omogućuju usporedbu s vrijednostima. Za ovaj primjer nametnuli smo tri pravila. Prvi je bio da je svaka vrijednost veća od 200 dolara zelena.

Vrijedi napomenuti da se samo odjeljak Istaknite ćelije pravila^{(Highlight Cells Rules)} također može koristiti za usporedbu skupa podataka s drugim skupom podataka. Sve ostalo će koristiti samo jedan skup podataka koji ste istaknuli i usporediti vrijednosti jedne s drugima. Na primjer, kada koristim pravilo veće od^{(Greater Than)} , mogu usporediti vrijednosti od A1 do A20 s određenim brojem ili mogu usporediti A1 do A20 s B1 do B20 .

Ista logika primijenjena je i na drugo i treće pravilo. Drugo pravilo je bilo da se sve između 0 i 200 dolara formatira žuto. Treće pravilo je bilo da je sve manje od $0 formatirano crveno. Evo kako izgleda dio gotove proračunske tablice.

Ako vam se ne sviđaju ove opcije oblikovanja, Excel ima mnogo različitih novih opcija uvjetnog oblikovanja^{(Conditional Formatting)} koje možete koristiti. Na primjer, možete umetnuti ikone poput strelica u boji ( Skupovi ikona^{(Icon Sets)} ), trakastih grafikona kao u drugom primjeru ( Trake podataka^{(Data Bars)} ) ili čak raspon automatski odabranih boja kao u posljednjem primjeru ( Ljestvice boja^{(Color Scales)} ). Ove tri opcije uspoređuju samo vrijednosti iz istog skupa podataka. Ako odaberete A1 do A20 , usporedit će se samo te vrijednosti jedna s drugom.

Ako kasnije odlučite da ne želite da vaše ćelije budu uvjetno oblikovane, sve što trebate učiniti je izbrisati formatiranje. Da biste to učinili, odaberite gumb Uvjetno oblikovanje^{(Conditional Formatting)} i odaberite Očisti pravila^{(Clear Rules)} . Zatim odaberite želite li izbrisati pravila samo iz odabranih ćelija ili iz cijelog radnog lista.

Također, ako ste kreirali nekoliko pravila, mogli biste zaboraviti koja ste pravila primijenili na koje ćelije. Budući da možete primijeniti mnoga pravila na isti skup ćelija, može postati prilično zbunjujuće, pogotovo ako je netko drugi stvorio proračunsku tablicu. Da biste vidjeli sva pravila, kliknite na gumb Uvjetno oblikovanje^{(Conditional Formatting)} , a zatim kliknite na Upravljaj pravilima.^{(Manage Rules.)}

Kada imate više od jednog pravila primijenjenog na isti raspon ćelija, pravila se ocjenjuju redoslijedom od višeg do nižeg prvenstva. Prema zadanim postavkama, najnovije dodano pravilo imat će veći prioritet. To možete promijeniti tako da kliknete na pravilo, a zatim pomoću tipki sa strelicama gore i dolje promijenite redoslijed. Također, možete kliknuti padajući izbornik na samom vrhu i vidjeti pravila samo za trenutni odabir ili za svaki list u radnoj knjizi.

Tu je i potvrdni okvir pod nazivom Stop If True , koji ovdje neću ulaziti u detalje jer je prilično kompliciran. Međutim, možete pročitati ovaj Microsoftov^(Microsoft) post koji ga vrlo detaljno objašnjava.

Nove opcije uvjetnog oblikovanja Excel 2010^{(New Conditional Formatting Options Excel 2010)}

Gotovo sve je isto u Excelu 2010^{(Excel 2010)} kada je u pitanju uvjetno oblikovanje^{(Conditional Formatting)} koje je uključeno u Excel 2007 . Međutim, postoji jedna nova značajka koja ga stvarno čini mnogo moćnijim.

Ranije sam spomenuo da odjeljak Istaknite ćelije pravila^{(Highlight Cells Rules)} omogućuje usporedbu jednog skupa podataka s drugim skupom podataka u istoj proračunskoj tablici. U 2010. sada možete referencirati drugi radni list u istoj radnoj knjizi. Ako to pokušate učiniti u programu Excel 2007^{(Excel 2007)} , omogućit će vam odabir podataka s drugog radnog lista, ali će vam dati poruku o pogrešci kada pokušate kliknuti U redu na kraju.

U Excelu 2010^{(Excel 2010)} to sada možete učiniti, ali je malo zeznuto pa ću to objasniti korak po korak. Recimo da imam dva radna lista i na svakom listu imam podatke od B2 do B12 za nešto kao profit. Ako želim vidjeti koje su vrijednosti u B2 do B12 s lista 1 veće od vrijednosti B2 do B12 na listu 2, prvo bih odabrao vrijednosti B2 do B12 na listu 1, a zatim kliknuo Great Than pod Pravila za označavanje ćelija.

Sada kliknite na gumb reference ćelije koji sam pokazao iznad. Okvir će se promijeniti i ikona pokazivača postat će bijeli križ. Sada samo naprijed i kliknite na list 2 i odaberite  SAMO^(ONLY)  ćeliju B2. NEMOJTE odabrati^(NOT)  cijeli raspon od B2 do B12 .

Vidjet ćete da okvir sada ima vrijednost =Sheet2!$B$2 . Morat ćemo ovo promijeniti u =Sheet2!$B2 . Uglavnom, jednostavno se riješite $  koji dolazi prije 2. To će zadržati stupac fiksnim, ali dopustiti da se broj retka automatski promijeni. Iz bilo kojeg razloga, neće vam samo dopustiti da odaberete cijeli raspon.

Ponovno kliknite^(Click) gumb reference ćelije, a zatim kliknite U redu. Sada će vrijednosti na listu 1 koje su veće od lista 2 biti oblikovane prema opcijama oblikovanja koje ste odabrali.

Nadamo^(Hopefully) se da sve ima smisla! Kada pogledate Excel 2013 , čini se da nema novih značajki kada je u pitanju uvjetno oblikovanje. Kao posljednji savjet, ako smatrate da zadana pravila ne odgovaraju onome što pokušavate postići, možete kliknuti opciju  Novo pravilo^{(New Rule)} i početi ispočetka. Ono što je sjajno u stvaranju novog pravila je to što možete upotrijebiti formulu da odredite koje ćelije oblikovati, što je vrlo moćno.

Iako uvjetno oblikovanje na površini izgleda relativno lako i jednostavno, može postati prilično složeno ovisno o vašim podacima i vašim potrebama. Ako imate bilo kakvih pitanja, slobodno ostavite komentar. Uživati!

Format Cells using Conditional Formatting in Excel

If you are uѕed to using older versions of Excel, the conditional formatting options in Excel 2007, 2010, аnd 2013 will amaze you. So why would you wаnt to bother uѕing conditional formatting? Well, here are a couple оf reasons why I love using thiѕ feature of Excel:

1. To make your data more visually appealing.

2. To make your spreadsheets easier to understand at a glance.

3. To identify certain types of numbers for help in problem solving.

4. To assist you in drawing conclusions from your data.

5. To visually display to the user what is “good” or “bad” by using green and red.

Now, you can use conditional formatting to format every cell in a range based on your own criteria (and there are a lot of formatting options to choose from). For example, if you have a profit sheet and you want to color code all profits greater than $200 as green and all profits less than $200 as yellow and all losses as red, then you can use conditional formatting to quickly do all the work for you.

Conditional Formatting in Excel

Conditional formatting enables you to format significant amounts of data quickly and easily – while still being able to distinguish different types of data. You can create rules for the formatting options that will allow Microsoft Excel to auto-format for you. You really only have to follow three simple steps.

Step 1: Select the cells you want to format.

Step 2: Click the Conditional Formatting button under the Home menu, Styles section.

Step 3: Select your rules. There are Highlight Cells Rules and Top/Bottom Rules at the top that let you do comparisons with values. For this example, we imposed three rules. The first was that any value greater than $200 was green.

It’s worth noting that only the Highlight Cells Rules section can also be used to compare a dataset to another dataset. Everything else will just use the one dataset that you have highlighted and compare the values against each other. For example, when using the Greater Than rule, I can compare values from A1 to A20 against a specific number or I can compare A1 to A20 against B1 to B20.

The same logic was applied to the second and third rules. The second rule was that anything between $0 and $200 was formatted yellow. The third rule was that anything less than $0 was formatted red. Here is what a portion of the finished spreadsheet looks like.

If you do not like these formatting options, Excel has many different new Conditional Formatting options that you can use from. For example, you can insert icons like colored arrows (Icon Sets), bar charts like in the second example (Data Bars), or even a range of automatically selected colors like in the last example (Color Scales). These three options only compare values from the same dataset. If you select A1 to A20, it’ll only compare those values against each other.

If you later decide that you don’t want your cells to be conditionally formatted, all you have to do is clear the formatting. To do this, select the Conditional Formatting button and select Clear Rules. Then, select whether you want to clear the rules from only the selected cells or from the entire worksheet.

Also, if you have created several rules, you might forget what rules you have applied to what cells. Since you can apply many rules to the same set of cells, it can become quite confusing especially if someone else created the spreadsheet. To see all the rules, click on the Conditional Formatting button and then click on Manage Rules.

When you have more than one rule applied to the same range of cells, the rules are evaluated in order from higher precedence to lower precedence. By default, the newest rule added will have the higher precedence. You can change that by clicking on the rule and then using the up and down arrow buttons to change the order. Also, you can click the dropdown at the very top and see the rules for only the current selection or for each sheet in the workbook.

There is also a checkbox called Stop If True, which I won’t go into detail here because it’s quite complicated. However, you can read this post from Microsoft that explain it in great detail.

New Conditional Formatting Options Excel 2010

Just about everything is the same in Excel 2010 when it comes to Conditional Formatting that was included in Excel 2007. However, there is one new feature that really makes it much more powerful.

Earlier I had mentioned that the Highlight Cells Rules section lets you compare one set of data to another set of data on the same spreadsheet. In 2010, you can now reference another worksheet in the same workbook. If you try to do this in Excel 2007, it will let you select the data from another worksheet, but will give you an error message when you try to click OK at the end.

In Excel 2010, you can now do this, but it’s a bit tricky so I’m going to explain it step by step. Let’s say I have two worksheets and on each sheet I have data from B2 to B12 for something like profit. If I want to see which values in B2 to B12 from sheet 1 are greater than the B2 to B12 values of sheet 2, I would first select the B2 to B12 values in sheet 1 and then click on Great Than under Highlight Cells Rules.

Now click on the cell reference button that I have shown above. The box will change and the cursor icon will become a white cross. Now go ahead and click on sheet 2 and select ONLY cell B2. Do NOT select the entire range of B2 to B12.

You’ll see that the box now has a value of =Sheet2!$B$2. We’re going to need to change this to =Sheet2!$B2. Basically, just get rid of the $ that comes before the 2. This will keep the column fixed, but allow the row number to change automatically. For whatever reason, it won’t just let you select the entire range.

Click the cell reference button again and then click OK. Now the values in sheet 1 that are greater than sheet 2 will be formatted according to the formatting options you chose.

Hopefully, that all makes sense! When looking at Excel 2013, there doesn’t seem to be any new features when it comes to conditional formatting. As a last tip, if you feel that the default rules don’t match what you are trying to accomplish, you can click the New Rule option and start from scratch. What’s great about creating a new rule is that you can use a formula to determine which cells to format, which is very powerful.

Even though conditional formatting looks relatively easy and simple on the surface, it can become quite complex depending on your data and your needs. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• Povežite ćelije između listova i radnih knjiga u Excelu

• Koristite prozor za praćenje programa Excel za praćenje važnih ćelija u radnoj knjizi

• Kako sakriti listove, ćelije, stupce i formule u Excelu

• Koristite Format Painter u Wordu za kopiranje i lijepljenje formatiranja

• Dodajte liniju trenda linearne regresije dijagramu raspršenja programa Excel

• Kako koristiti Excel AutoRecover i AutoBackup značajke

• Izrada grafikona vaših Excel podataka

• Kako promijeniti pozadinu u Microsoftovim timovima

• Koristite Excel da biste izračunali efektivnu kamatnu stopu iz nominalne kamatne stope

• Kako prikazati oznake oblikovanja u Wordu

• Umetnite Excel radni list u Word dokument

• Kako grupirati radne listove u Excelu

• Kako pratiti promjene u Excelu

• Kako napraviti dijagram toka u Wordu i Excelu

• Kako otvoriti više instanci Excela

• Kako odvojiti ime i prezime u Excelu

• Kako izračunati varijancu u Excelu

• Kako stvoriti naljepnice u Wordu iz Excel proračunske tablice

• Kako stvoriti Ganttov grafikon u Microsoft Excelu

• Koristite funkcije sažetka za sažimanje podataka u Excelu