Padajući popisi u Excelu^(Excel) moćni su alati. Omogućuju vam da korisnicima pružite padajuću strelicu koja im, kada je odabrana, pruža popis izbora.

To može smanjiti pogreške pri unosu podataka jer izbjegava korisnike da moraju izravno upisivati ​​odgovore. Excel vam čak omogućuje izvlačenje stavki za te padajuće popise iz niza ćelija.

Međutim, tu se ne zaustavlja. Koristeći neke kreativne načine za konfiguriranje provjere valjanosti podataka za padajuće ćelije, možete čak stvoriti više povezanih padajućih popisa, gdje stavke koje su dostupne na drugom popisu^{(available in a second list)} ovise o odjeljku koji je korisnik napravio na prvom popisu.

Za što su dobri^(Good) višestruki povezani^(Linked) padajući popisi ?

Uzmite u obzir da većina obrazaca na mreži ispunjava sekundarne padajuće popise na temelju onoga što odgovorite na padajućem popisu prije njega. To znači da svoje Excelove^(Excel) tablice za unos podataka možete učiniti jednako naprednim kao i online obrasci. Sam će se mijenjati na temelju odgovora korisnika. 

Na primjer, recimo da koristite proračunsku tablicu programa Excel^(Excel) za prikupljanje podataka o računalu od korisnika koji trebaju popravke računala^{(computer repairs)} . 

Opcije unosa mogu izgledati ovako:

• Računalni dio^{(Computer Part)} : monitor, miš^(Mouse) , tipkovnica^(Keyboard) , osnovni sustav^{(Base System)}
• Vrsta dijela:
  • Monitor : staklo, kućište^(Housing) , kabel za napajanje^{(Power Cord)} , unutarnja elektronika^{(Internal Electronics)}
  • Miš^(Mouse) : kotačić, LED svjetlo^{(LED Light)} , kabel^(Cord) , tipke^(Buttons) , kućište
  • Tipkovnica^(Keyboard) : tipke, kućište^(Housing) , membrana^(Membrane) , kabel^(Cord) , unutarnja elektronika^{(Internal Electronics)}
  • Osnovni sustav^{(Base System)} : kućište, tipke^(Buttons) , priključci^(Ports) , napajanje^(Power) , interna elektronika^{(Internal Electronics)} , operativni sustav^{(Operating System)}

Kao što možete vidjeti iz ovog stabla, informacije koje bi trebale biti dostupne za odabir za "Vrstu dijela" ovise o tome koji dio računala^{(Computer Part)} korisnik odabere na prvom padajućem popisu.

U ovom primjeru vaša proračunska tablica može izgledati otprilike ovako:

Ako izradite više povezanih padajućih popisa, možete koristiti stavku odabranu s padajućeg popisa u B1 za pokretanje sadržaja padajućeg popisa u B2.

Pogledajmo kako to možete postaviti. Također, slobodno preuzmite naš primjer Excel tablice s primjerom u nastavku.

Izradite svoj izvorni list^{(List Source Sheet)} padajućeg popisa

Najčišći način da postavite ovako nešto je stvaranje nove kartice u Excelu^(Excel) gdje možete konfigurirati sve svoje stavke padajućeg popisa.

Da biste postavili ove povezane padajuće popise, stvorite tablicu u kojoj su zaglavlje na vrhu svi dijelovi računala koje želite uključiti u prvi padajući popis. Zatim navedite sve stavke (vrste dijelova) koje bi trebale biti ispod tog zaglavlja.

Zatim ćete htjeti odabrati i imenovati svaki raspon tako da kada kasnije postavljate provjeru valjanosti podataka^{(Data Validation)} , moći ćete odabrati ispravan.

Da biste to učinili, odaberite sve stavke ispod svakog stupca i imenujte odabrani raspon kao i zaglavlje. Da biste imenovali tablicu, jednostavno upišite naziv u polje iznad stupca "A".

Na primjer, odaberite ćelije od A2 do A5 i nazovite taj raspon "Monitor".

Ponavljajte ovaj postupak dok svi rasponi ne budu imenovani na odgovarajući način. 

Alternativni način za to je korištenje Excelove značajke Stvori^(Create) iz odabira . ^(Selection)To vam omogućuje da imenujete sve raspone kao što je gore navedeno ručno, ali jednim klikom.

Da biste to učinili, samo odaberite sve raspone na drugom listu koji ste stvorili. Zatim s izbornika odaberite Formule^(Formulas) i na vrpci odaberite Stvori iz odabira .^{(Create from Selection)}

Pojavit će se skočni prozor. Provjerite je li odabran samo gornji red^{(Top row)} , a zatim odaberite U redu^(OK) .

Ovo će koristiti vrijednosti zaglavlja u gornjem retku za imenovanje svakog raspona ispod njega. 

Postavite svoj prvi padajući popis

Sada je vrijeme da postavite svoje višestruke povezane padajuće liste. Uraditi ovo:

1. Vratite se na prvi list, odaberite praznu ćeliju desno od prve oznake. Zatim s izbornika odaberite Podaci^(Data) i na vrpci odaberite Provjera valjanosti podataka .^{(Data Validation)}

2. U prozoru Provjera valjanosti podataka^{(Data Validation)} koji se otvori, odaberite Popis^(List) pod Dopusti^(Allow) i pod Izvor^(Source) odaberite ikonu strelice prema gore. To će vam omogućiti da odaberete raspon ćelija koje želite koristiti kao izvor za ovaj padajući popis.

3. Odaberite drugi list na kojem ste postavili izvorne podatke padajućeg popisa, a zatim odaberite samo polja zaglavlja. Oni će se koristiti za ispunjavanje početnog padajućeg popisa u ćeliji koju ste odabrali.

4. Odaberite strelicu prema dolje u prozoru za odabir kako biste proširili prozor za provjeru valjanosti podataka^{(Data Validation)} . Sada ćete vidjeti raspon koji ste odabrali prikazan u polju Izvor^(Source) . Odaberite OK za završetak.

5. Sada, na glavnom listu, primijetit ćete da prvi padajući popis sadrži svako od polja zaglavlja s drugog lista.

Sada kada je vaš prvi padajući popis gotov, vrijeme je da napravite sljedeći, povezani padajući popis.

Postavite svoj prvi padajući popis

Odaberite drugu ćeliju za koju želite učitati stavke popisa ovisno o tome što je odabrano u prvoj ćeliji.

Ponovite gornji postupak da biste otvorili prozor za provjeru valjanosti podataka . ^{(Data Validation)}Odaberite Popis^(List) na padajućem izborniku Dopusti . ^(Allow)Polje Izvor^(Source) je ono što će povući stavke popisa ovisno o tome što je odabrano na prvom padajućem popisu.

Da biste to učinili, unesite sljedeću formulu:

=INDIRECT($B$1)

Kako funkcionira INDIRECT funkcija?

Ova funkcija vraća valjanu referencu programa Excel^(Excel) (u ovom slučaju na raspon) iz tekstualnog niza. U ovom slučaju, tekstualni niz je naziv raspona koji je proslijedila prva ćelija ($B$1). Dakle, INDIRECT uzima naziv raspona, a zatim pruža padajuću provjeru valjanosti podataka s ispravnim rasponom povezanim s tim imenom.

Napomena^(Note) : ako konfigurirate provjeru valjanosti podataka za ovaj drugi padajući izbornik bez odabira vrijednosti iz prvog padajućeg izbornika, vidjet ćete poruku o pogrešci. Možete odabrati Da^(Yes) da zanemarite pogrešku i nastavite.

Sada testirajte svoje nove višestruke povezane padajuće liste. Koristite prvi padajući izbornik za odabir jednog od dijelova računala. Kada odaberete drugi padajući izbornik, trebali biste vidjeti odgovarajuće stavke popisa za taj računalni dio. To su bili tipovi dijelova u stupcu na drugom listu^{(on the second sheet)} koji ste ispunili za taj dio.

Korištenje više povezanih^{(Multiple Linked)} padajućih popisa u Excelu^(Excel)

Kao što možete vidjeti, ovo je vrlo kul način da svoje proračunske tablice učinite mnogo dinamičnijim. Ispunjavanjem sljedećih padajućih popisa kao odgovor na ono što korisnici odaberu u drugim ćelijama^{(select in other cells)} , možete učiniti da vaše proračunske tablice bolje reagiraju na korisnike, a podaci mnogo korisniji.

Poigrajte se gornjim savjetima i pogledajte kakve zanimljive povezane padajuće popise možete izraditi u svojim proračunskim tablicama. Podijelite^(Share) neke od svojih zanimljivih savjeta u odjeljku za komentare u nastavku.

How to Create Multiple Linked Drop Down Lists in Excel

Drop-down lists in Excel are powerful tools. Thеy let you provide users wіth a drop-down arrow that, when selected, provides them with a list of сhoіces.

This can reduce data-entry errors because it avoids users from having to type answers directly. Excel even lets you pull the items for those drop-down lists from a range of cells.

However, it doesn’t stop there. Using some creative ways to configure data validation for drop-down cells, you can even create multiple, linked drop-down lists, where the items that are available in a second list depend on the section the user made in the first list.

What Are Multiple Linked Drop-Down Lists Good For?

Consider that most forms online fill out secondary drop-down lists based on what you answer in the drop-down list before it. This means you can make your Excel data-entry sheets just as advanced as online forms. It will modify itself based on the user’s answers. 

For example, let’s say you’re using an Excel spreadsheet to collect computer information from your users who need computer repairs. 

The entry options might look like this:

• Computer Part: Monitor, Mouse, Keyboard, Base System
• Part Type:
  • Monitor: Glass, Housing, Power Cord, Internal Electronics
  • Mouse: Wheel, LED Light, Cord, Buttons, Casing
  • Keyboard: Keys, Housing, Membrane, Cord, Internal Electronics
  • Base System: Casing, Buttons, Ports, Power, Internal Electronics, Operating System

As you can see from this tree, the information that should be available to select for “Part Type” depends on which Computer Part the user selects in the first dropdown list.

In this example, your spreadsheet may start out looking something like this:

If you create multiple, linked drop-down lists, you can use the item selected from the drop-down list in B1 to drive the contents of the drop-down list in B2.

Let’s take a look at how you can set this up. Also, feel free to download our example Excel sheet with the example below.

Create Your Drop-Down List Source Sheet

The cleanest way to set something like this up is to create a new tab in Excel where you can configure all of your drop-down list items.

To set up these linked drop-down lists, create a table where the header at the top are all of the computer parts you want to include in the first dropdown list. Then list all of the items (part types) that should go under that header.

Next, you’ll want to select and name each range so that when you’re setting up Data Validation later, you’ll be able to select the correct one.

To do this, select all of the items under each column and name that selected range the same as the header. To name a table, you simply type the name in the field over the “A” column.

For example, select cells A2 through A5, and name that range “Monitor”.

Repeat this process until you have all of the ranges named appropriately. 

An alternative way to do this is using Excel’s Create from Selection feature. This lets you name all of the ranges like the manual process above, but with a single click.

To do this, just select all of the ranges in the second sheet that you created. Then select Formulas from the menu, and select Create from Selection in the ribbon.

A pop-up window will appear. Make sure only Top row is selected and then select OK.

This will use the header values in the top row to name each of the ranges underneath it. 

Set Up Your First Drop Down List

Now it’s time to set up your multiple, linked drop-down lists. To do this:

1. Back on the first sheet, select the blank cell to the right of the first label. Then select Data from the menu, and select Data Validation in the ribbon.

2. In the Data Validation window that opens, select List under Allow, and under Source, select the up arrow icon. This will let you select the range of cells you want to use as the source for this drop-down list.

3. Select the second sheet where you set up the drop-down list source data, and then select only the header fields. These will be used to fill out the initial drop-down list in the cell you’ve selected.

4. Select the down arrow in the selection window to expand the Data Validation window. You’ll see the range you’ve selected now displayed in the Source field. Select OK to finish.

5. Now, back on the main sheet, you’ll notice that the first drop-down list contains each of the header fields from the second sheet.

Now that your first drop-down list is finished, it’s time to create your next, linked drop-down list.

Set Up Your First Drop Down List

Select the second cell that you want to load list items for depending on what’s selected in the first cell.

Repeat the process above to open the Data Validation window. Select List in the Allow drop-down. The Source field is what will pull in list items depending on what’s selected in the first drop-down list.

To do this, enter the following formula:

=INDIRECT($B$1)

How does the INDIRECT function work?

This function returns a valid Excel reference (in this case to a range), from a text string. In this case, the text string is the name of the range passed by the first cell ($B$1). So INDIRECT takes the name of the range and then provides the drop-down data validation with the correct range associated with that name.

Note: If you configure the data validation for this second drop-down without selecting a value from the first drop-down, you’ll see an error message. You can select Yes to ignore the error and continue.

Now, test your new multiple, linked drop-down lists. Use the first drop-down to select one of the computer parts. When you select the second drop-down, you should see the appropriate list items for that computer part. These were the part types in the column on the second sheet that you filled in for that part.

Using Multiple Linked Drop-Down Lists in Excel

As you can see, this is a very cool way to make your spreadsheets much more dynamic. By filling in subsequent drop-down lists in response to what users select in other cells, you can make your spreadsheets far more responsive to users, and the data far more useful.

Play around with the tips above and see what kind of interesting linked drop-down lists you can create in your spreadsheets. Share some of your own interesting tips in the comments section below.

Related posts

• Kako brzo umetnuti više redaka u Excel

• Kako spojiti podatke u više Excel datoteka

• Kako izbrisati prazne retke u Excelu

• Kako koristiti Excelovu značajku govornih ćelija

• Kako umetnuti Excel radni list u Word dokument

• Kako spojiti ćelije, stupce i retke u Excelu

• 2 načina korištenja Excelove funkcije transponiranja

• Zašto biste trebali koristiti imenovane raspone u Excelu

• Kako koristiti Flash Fill u Excelu

• Kako sortirati po datumu u Excelu

• Napredni VBA vodič za MS Excel

• Kako koristiti If i Ugniježđene If izjave u Excelu

• Kako ukloniti duple retke u Excelu

• Razlike između Microsoft Excel Onlinea i Excela za stolna računala

• Koristite Spike za izrezivanje i lijepljenje više tekstualnih stavki u Wordu

• Kako koristiti PMT funkciju u Excelu

• Kada koristiti Index-Match umjesto VLOOKUP-a u Excelu

• Kako pratiti ovisnike u Excelu

• Kako otvoriti Word i Excel u sigurnom načinu rada

• Korištenje Excelovog alata za traženje cilja analize Što ako