Spajanje pošte u programu Microsoft Word^{(Microsoft Word)} omogućuje vam slanje personaliziranih pisama i e-poruka bez potrebe za prilagođavanjem svakog slova. Možete pripremiti svoj dokument na način na koji želite i dodati rezervirana mjesta za različita polja podataka koja želite dinamički ispuniti iz izvora podataka.

Na primjer, možete pripremiti jedno slovo za sve svoje prijatelje koji ih pitaju kako su, ali s mogućnošću dinamičke promjene imena i gradova u pismu. Na ovaj način, vaše opće pismo Johnu^(John) će spominjati njegovo ime i njegov grad, a isto pismo Mikeu^(Mike) će imati Mikeovo^(Mike) ime i njegov grad u svom pismu.

Napravite popis primatelja u Excel proračunskoj tablici^{(Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet)}

Morat ćete prikupiti popis primatelja i njihove podatke u jedan izvor podataka. Jednostavan način da to učinite je da napravite proračunsku tablicu Microsoft Excel i dodate sve podatke svojih primatelja u nju. Zatim možete dohvatiti ove Excel podatke u pismo spajanja pošte^{(retrieve this Excel data into the mail merge letter)} u Microsoft Wordu.

1. Upotrijebite pretragu u izborniku Start^{(Start Menu)} za traženje i otvaranje programa Microsoft Excel^{(Microsoft Excel)} .

1. Kliknite karticu Početna^(Home) na lijevoj bočnoj traci i odaberite Prazna radna knjiga^{(Blank workbook)} u oknu s desne strane. Ovo će za vas stvoriti prazan radni list.

1. Počnite^(Start) unositi podatke za primatelje spajanja pošte. Obavezno^(Make) koristite prvi redak za zaglavlja svojih podataka. Ako ćete unijeti nečije ime, upotrijebite Ime^(Name) kao zaglavlje u prvom redu i tako dalje.

1. U sljedećem primjeru stvorili smo tablicu s nekim podacima za četiri osobe. Izradit ćemo personalizirano pismo spajanja pošte za svaku od ovih osoba u programu Microsoft Word^{(Microsoft Word)} .

1. Kliknite izbornik Datoteka^(File) na vrhu, odaberite Spremi^(Save) na lijevoj bočnoj traci i kliknite gumb Pregledaj^(Browse) .

1. Idite^(Navigate) na radnu površinu, unesite naziv za svoju Excel proračunsku tablicu i kliknite gumb Spremi^(Save) da biste spremili proračunsku tablicu na radnu površinu. To će olakšati pronalaženje proračunske tablice kada je koristite u programu Microsoft Word^{(Microsoft Word)} .

1. Možete zatvoriti Microsoft Excel na računalu.

Pripremite svoj dokument u programu Microsoft Word^{(Prepare Your Document In Microsoft Word)}

Morat ćete napisati generičko pismo koje želite poslati svakom od svojih primatelja^{(send to each of your recipients)} . Ovo pismo treba sadržavati informacije koje su zajedničke svim primateljima. Neki primjeri uključuju pisanje pozdravnog retka, pitanje kako su, dijeljenje svojih misli i tako dalje.

Neka polja budu prazna na mjestima gdje želite da se pojave podaci o primateljima. To ćete dodati kasnije kada pokrenete spajanje pošte u Microsoft Wordu^{(Microsoft Word)} .

1. Pokrenite Microsoft Word iz izbornika Start^{(Start Menu)} na vašem računalu.

1. Kliknite Početna^(Home) na lijevoj bočnoj traci i odaberite Prazan dokument^{(Blank document )} u desnom bočnom oknu. Možete koristiti i predložak ako želite.

1. Otvorit će se prazan dokument. Napišite pismo koje želite poslati svojim primateljima.

1. Možete slobodno koristiti boje, formatiranje, stilove fonta i druge stavke koje želite. Napravili smo sljedeće jednostavno pismo za slanje našim primateljima. Slovo će sadržavati ime osobe na vrhu i njezin grad na dnu.

1. Držite dokument otvorenim jer ćete obaviti spajanje pošte u odjeljku u nastavku.

Napravite spajanje pošte u programu Microsoft Word^{(Create a Mail Merge In Microsoft Word)}

Microsoft Word vam omogućuje stvaranje spajanja pošte pomoću čarobnjaka korak po korak. To vam olakšava odabir slova koje želite koristiti, dodavanje primatelja koje trebate i dinamičku promjenu sadržaja pisma.

1. Dok je vaše pismo još uvijek otvoreno u Wordu^(Word) , kliknite karticu Poštanske^(Mailings) poruke na vrhu, odaberite opciju Pokreni spajanje pošte^{(Start Mail Merge)} i odaberite Čarobnjak za spajanje pošte korak po korak^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} .

1. Novo okno će se pojaviti na desnoj strani vašeg zaslona. U prvom odjeljku koji kaže Odaberite vrstu dokumenta^{(Select document type)} odaberite Slova^(Letters) . Možete odabrati E-mail poruke^{(E-mail messages)} ako svoje pismo želite poslati putem e-pošte.
   
   Zatim kliknite Sljedeće: početni dokument^{(Next: Starting document)} na dnu za nastavak.

1. Na sljedećem zaslonu Word će pitati koji dokument želite koristiti za spajanje pošte. Kliknite opciju Koristi trenutni dokument^{(Use the current document)} da biste koristili svoje trenutno slovo za zadatak.
   
   Ako je vaše pismo u drugoj Word datoteci, kliknite Pokreni iz postojećeg dokumenta^{(Start from existing document)} da biste otvorili tu datoteku.
   
   Zatim kliknite Sljedeće: Odaberite primatelje^{(Next: Select recipients)} na dnu.

1. U odjeljku Odabir primatelja^{(Select recipients)} odaberite Koristi postojeći popis^{(Use an existing list)} . To je zato što ste već stvorili Excel proračunsku tablicu koja sadrži podatke vaših primatelja.
   
   Možete odabrati opciju Upišite novi popis^{(Type a new list)} ako još nemate prikupljene podatke o primateljima.
   
   Zatim kliknite Pregledaj^(Browse) da biste uvezli svoju Excel proračunsku tablicu.

1. Idite^(Navigate) na radnu površinu i dvaput kliknite na Excel proračunsku tablicu koju ste prethodno izradili. Ovo će otvoriti proračunsku tablicu u programu Microsoft Word^{(Microsoft Word)} .
2. Word će pitati koji list želite koristiti iz proračunske tablice. Odaberite list koji sadrži vaše podatke, označite opciju Prvi redak podataka sadrži zaglavlja stupaca^{(First row of data contains column headers)} i kliknite U redu^(OK) .

1. Word vam omogućuje da odaberete primatelje koje želite koristiti za spajanje pošte ako ne želite koristiti sve koji su na popisu. Potvrdite^(Checkmark) okvire za osobe koje želite uključiti u svoja pisma.
   
   Možete koristiti opcije preciziranja ispod popisa za sortiranje i filtriranje primatelja. Razvrstavanje^(Sorting) vam omogućuje da svoje zapise sortirate uzlaznim i silaznim redoslijedom. Filtriranje^(Filtering) vam omogućuje da usporedite polja i filtrirate ona koja vam nisu potrebna.
   
   Na kraju kliknite OK na dnu.

1. Kliknite Dalje: Napišite svoje pismo^{(Next: Write your letter)} na dnu.
2. Sljedeći zaslon vam omogućuje korištenje vaših podatkovnih polja u pismu. Da biste to koristili, postavite pokazivač na mjesto na koje želite dodati podatkovno polje u slovu i kliknite Više stavki^{(More items )} na desnom bočnom oknu.

1. Odaberite podatkovno polje koje želite dodati i kliknite Umetni^(Insert) pri dnu.

1. Trebat ćete dodati sva polja podataka pismu tako da vaša pisma sadrže sve potrebne informacije. Zatim kliknite Sljedeće: Pregledajte svoja slova^{(Next: Preview your letters)} .

1. Možete pregledati slova koja će se generirati kao rezultat vašeg spajanja pošte. Kliknite ikone strelice lijevo i desno da vidite slova za svakog od svojih primatelja.
   
   Zatim kliknite Sljedeće: dovršite spajanje^{(Next: Complete the merge)} .

1. Sada možete kliknuti Ispis^(Print) za ispis ovih personaliziranih slova ili odabrati Uredi pojedinačna slova^{(Edit individual letters)} da uredite ova slova.

Spajanje pošte^(Mail) doista je izvrsna značajka koja štedi vrijeme u programu Microsoft Word^{(feature in Microsoft Word)} .

Jeste li znali da možete spojiti više dokumenata zajedno u Wordu^{(merge multiple documents together in Word)} ? To će vam pomoći ako ste već napisali svoja personalizirana pisma i želite ih kombinirati u jednu datoteku.

How To Create a Mail Merge In Microsoft Word

Mаil merge in Microsoft Word allows you to send personalized letters and emails without having to customize each letter. You can prepare your document the way you want and add placeholders for the various data fields that you want to dynamically fill from a data source.

For example, you can prepare a single letter for all your friends asking how they’re doing but with the ability to change the names and cities dynamically in the letter. This way, your generic letter to John will mention his name and his city, and the same letter to Mike will have Mike’s name and his city on his letter.

Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet

You’ll need to gather a list of recipients and their data into a single data source. An easy way to do this is to create a Microsoft Excel spreadsheet and add all your recipients’ data to it. You can then retrieve this Excel data into the mail merge letter in Microsoft Word.

1. Use the Start Menu search to search for and open Microsoft Excel.

1. Click the Home tab in the left sidebar and choose Blank workbook from the right-hand side pane. This’ll create a blank worksheet for you.

1. Start entering data for your mail merge recipients. Make sure to use the first row for the headers of your data. If you’re going to enter someone’s name, use Name as the header in the first row, and so on.

1. In the following example, we’ve created a table with some data for four people. We’ll create a personalized mail merge letter for each of these people in Microsoft Word.

1. Click the File menu at the top, choose Save from the left sidebar, and click the Browse button.

1. Navigate to your desktop, enter a name for your Excel spreadsheet, and click the Save button to save the spreadsheet to your desktop. This’ll make finding your spreadsheet easier when you use it in Microsoft Word.

1. You can close Microsoft Excel on your computer.

Prepare Your Document In Microsoft Word

You’ll need to write a generic letter that you want to send to each of your recipients. This letter should contain the information that’s common to all recipients. Some examples include writing the greeting line, asking how they’re doing, sharing your thoughts, and so on.

Keep the fields blank where you want your recipients’ information to appear. You’ll add that later when you start the mail merge in Microsoft Word.

1. Launch Microsoft Word from the Start Menu on your computer.

1. Click Home in the left sidebar and choose Blank document from the right-hand side pane. You can use a template as well if you want.

1. A blank document will open. Write the letter you want to send to your recipients.

1. You’re free to use any colors, formatting, font styles, and other items you want. We’ve created the following simple letter to send to our recipients. The letter will have the person’s name at the top and their city at the bottom.

1. Keep the document open as you’ll do the mail merge in the section below.

Create a Mail Merge In Microsoft Word

Microsoft Word lets you create a mail merge using the step-by-step wizard. This makes it extremely easy for you to choose the letter you want to use, add the recipients you need, and dynamically change the content of the letter.

1. While your letter is still open in Word, click the Mailings tab at the top, select the Start Mail Merge option, and choose Step-by-Step Mail Merge Wizard.

1. A new pane will appear on the right-hand side of your screen. Under the first section that says Select document type, choose Letters. You can choose E-mail messages if you want to send your letter via an email.
   
   Then click Next: Starting document at the bottom to continue.

1. On the following screen, Word will ask what document you want to use for mail merge. Click the Use the current document option to use your current letter for the task.
   
   If your letter is in another Word file, click the Start from existing document to open that file.
   
   Then click Next: Select recipients at the bottom.

1. Under the Select recipients section, select Use an existing list. This is because you’ve already created an Excel spreadsheet containing your recipients’ data.
   
   You can select the Type a new list option if you don’t already have your recipients’ data gathered.
   
   Then click Browse to import your Excel spreadsheet.

1. Navigate to your desktop and double-click the Excel spreadsheet you created earlier. This’ll open the spreadsheet in Microsoft Word.
2. Word will ask which sheet you’d like to use from your spreadsheet. Select the sheet that contains your data, checkmark the First row of data contains column headers option, and click OK.

1. Word lets you select the recipients you want to use for mail merge if you don’t want to use everyone that’s on the list. Checkmark boxes for the people that you want to include in your letters.
   
   You can use the refine options beneath the list to sort and filter your recipients. Sorting lets you sort your records in ascending and descending orders. Filtering lets you compare the fields and filter out the ones you don’t need.
   
   Finally, click OK at the bottom.

1. Click Next: Write your letter at the bottom.
2. The following screen lets you use your data fields in your letter. To use this, put your cursor where you want to add a data field in the letter and click More items on the right-hand side pane.

1. Choose the data field you want to add and click Insert at the bottom.

1. You’ll want to add all your data fields to the letter so that your letters have all the required information in them. Then click Next: Preview your letters.

1. You can preview the letters that will be generated as the result of your mail merge. Click the left and right arrow icons to view letters for each of your recipients.
   
   Then click Next: Complete the merge.

1. You can now click Print to print these personalized letters or select Edit individual letters to edit these letters.

Mail merge is indeed a great time-saving feature in Microsoft Word.

Did you know you could merge multiple documents together in Word? That’ll help if you’ve already written your personalized letters and you want to combine them into a single file.

Related posts

• Kako prikazati broj riječi u Microsoft Wordu

• Neka OpenOffice Writer izgleda i funkcionira više poput Microsoft Worda

• Kako izbrisati stranicu u programu Microsoft Word

• Kako crtati u programu Microsoft Word

• Promjena mjernih jedinica u programu Microsoft Word

• Kako izbrisati popis nedavno otvorenih datoteka u Wordu

• 13 najboljih tipkovničkih prečaca za Microsoftove timove

• Kako ispisati na omotnicu u programu Microsoft Word

• Umetnite metak usred rečenice u riječi

• Microsoft Outlook se ne otvara? 10 načina za popravak

• Brzo izgovorite brojeve u Wordu i Excelu

• Microsoft Office Visual Refresh: 8 stvari koje treba znati

• Kako dodati nove fontove u Microsoft Word

• Kako umetnuti prijelom odjeljka u Microsoft Word

• Koji su neki od najboljih kurzivnih fontova u Microsoft Wordu?

• Kako umetnuti vodoravnu liniju u Microsoft Word

• Kako popraviti pogrešku Microsoft Office 25090

• Kako popraviti pogrešku Bookmark Not Defined u Wordu

• Kako dodati fusnote u Word

• Kako diktirati dokumente u programu Microsoft Word