Ako koristite Outlook za komunikaciju sa svojim kolegama, vjerojatno ste željeli više puta slati e-poštu određenoj grupi čije se članstvo često mijenja. Na primjer, možda ćete morati slati e-poštu svim svojim predstavnicima korisničke službe svaki dan, ali zbog velike fluktuacije popis se može često mijenjati.

Možete ručno upisati ime ili e-poštu svake osobe svaki put kada pošaljete e-poštu, ali to brzo može postati glomazno kako se grupa povećava. I ne samo to, već riskirate i nehotice nekoga zaboraviti što bi moglo dovesti do uredske drame. Tu dolazi lista distribucije ili kontakt grupa!

Uglavnom su pojmovi "kontaktna grupa" i "popis distribucije" međusobno zamjenjivi. Microsoft je počeo koristiti izraz "kontaktna grupa", vjerojatno zato što je malo intuitivniji od "popisa distribucije". 

Međutim, postoji stvarna razlika između njih dvoje u organizacijama koje koriste Microsoft 365 . Administratori Microsoft 365 mogu pretvoriti postojeće Outlookove^(Outlook) distribucijske liste u " Grupe^(Groups) ", što zauzvrat članovima grupe daje pristup dijeljenim bibliotekama i prostorima za suradnju kao što su Microsoft Teams , Yammer i Planner .

Iako vaš IT odjel vjerojatno vlada nad popisima za distribuciju Outlooka^(Outlook) vaše organizacije – posebno nad strašnim i često loše održavanim popisom osoblja, još uvijek možete stvoriti vlastite grupe kontakata u Outlooku^(Outlook) . 

U nastavku ćemo vas provesti kroz kako stvoriti grupe kontakata u Outlooku^(Outlook) i za verziju preglednika i za desktop aplikaciju. 

Kako stvoriti grupu kontakata^{(Contact Group)} u programu Outlook Online^{(Outlook Online)}

Izrada grupe kontakata u verziji preglednika Outlooka^(Outlook) je jednostavna.

1. Prijavite se na svoj račun na outlook.com ili odaberite Outlook iz pokretača aplikacija ako ste već prijavljeni na Microsoft 365 . Ako ne vidite Outlook na popisu aplikacija (hoćete), odaberite Sve aplikacije^{(All apps)} .

1. U lijevom oknu, u odjeljku Grupe^(Groups) , odaberite Nova grupa^{(New group)} .

1. U skočnom prozoru dajte novoj grupi naziv i opis i odaberite Stvori^(Create) . (Ako ga je vaša organizacija omogućila, od vas će se možda tražiti da izradite adresu e-pošte za grupu. U tom slučaju, radi lakšeg korištenja, pokušajte adresu e-pošte učiniti identičnom nazivu grupe.)

1. Sada dodajte članove u grupu. Tražite^(Search) ljude po imenu ili adresi e-pošte. Odaberite rezultat pretraživanja za osobu koju želite dodati u grupu i oni će se pojaviti pod "Ova će osoba biti dodana".

1. Ponavljajte^(Repeat) korak 4 dok ne dodate sve koje želite u grupu. Zatim odaberite gumb Dodaj .^(Add)
2. Odaberite Zatvori^(Close) .
3. Pošaljite e-poruku grupi koju ste stvorili odabirom Nova poruka^{(New message)} .

1. U polje Prima^(To) počnite upisivati ​​naziv grupe koju ste stvorili i odaberite je s popisa koji se pojavi.

Lako peasy. Ali što ako trebate dodati ili ukloniti osobe iz grupe? Nastavi čitati.

Kako urediti grupu kontakata^{(Contact Group)} u programu Outlook Online^{(Outlook Online)}

Microsoft je olakšao uređivanje grupe kontakata bez napuštanja Outlook Onlinea^{(Outlook Online)} . Neki koraci mogu se malo razlikovati ovisno o tome kako je vaša organizacija konfigurirala Microsoft 365 , ali koraci u nastavku trebali bi vas tamo dovesti.

1. U lijevom oknu pod Grupe^(Groups) odaberite grupu koju želite urediti.
2. U unosu te grupe odaberite ikonu Više^(More) (tri točke/tri točke).

1. Odaberite Postavke^(Settings) . (Ovisno o tome kako je Outlook konfiguriran za vašu organizaciju, možda ćete vidjeti opciju za dodavanje članova^{(Add members)} izravno iz ikone Više.)

1. Na ploči Postavke grupe^{(Group Settings)} koja se pojavljuje s desne strane odaberite Uredi grupu^{(Edit group)} .

1. Odaberite karticu Članovi^{(Members )} . 
2. Odatle možete dodati članove ili ih izbrisati iz grupe odabirom ikone X pored unosa za osobu koju želite ukloniti.

1. Ako ste dodali članove u grupu, odaberite gumb Dodaj . ^(Add)U suprotnom odaberite Zatvori^(Close) .

Drugi način^(Way) za uređivanje grupa kontakata^{(Edit Contact Groups)} u programu Outlook Online^{(Outlook Online)}

Ovisno o tome kako je Outlook konfiguriran, možda ćete moći uređivati ​​grupe kontakata slijedeći ove korake:

1. Idite na odjeljak Osobe^{(People )} u Outlooku^(Outlook) (desno od ikone  Kalendara ).^(Calendar)

1. U lijevom oknu u odjeljku Grupe^(Groups) odaberite Vlasnik^(Owner) za prikaz grupa koje ste stvorili.

1. S popisa odaberite^(Select) grupu koju želite urediti.
2. Odaberite Upravljanje članovima grupe^{(Manage group members)} .

1. Odatle možete dodati članove ili izbrisati postojeće članove odabirom X pored unosa.

Kako stvoriti grupu kontakata^{(Contact Group)} u Outlookovoj aplikaciji za stolna računala^{(Desktop App)}

Stvaranje grupe kontakata u desktop verziji Outlooka^(Outlook) još je jednostavnije nego u internetskoj verziji.

1. Pokrenite Outlook i odaberite ikonu Ljudi^(People) u donjem lijevom kutu (gdje prelazite između e-pošte, zadataka, osoba i kalendara).

1. Zatim na alatnoj traci odaberite Nova grupa kontakata^{(New Contact Group)} . (Ako vaša organizacija koristi Microsoft 365 , možda ćete vidjeti i gumb Nova grupa^{(New Group)} . Za naše potrebe koristit ćemo Novu kontakt grupu^{(New Contact Group)} za olakšavanje grupne e-pošte.)

1. U prozoru Grupa kontakata^{(Contact Group)} koji se pojavi dajte svojoj grupi kontakata ime, a zatim odaberite Dodaj članove^{(Add Members)} i odaberite odakle želite dobiti svoje nove članove. Opcije mogu uključivati ​​Iz Outlook kontakata^{(From Outlook Contacts)} , Iz adresara^{(From Address Book)} ili Novi kontakt e-pošte^{(New Email Contact)} . 

1. Jedno po jedno tražite osobe koje želite dodati u grupu kontakata. Provjerite^(Make) je li njihov unos označen i odaberite gumb Članovi^(Members) (ili dvaput kliknite njihov unos) da biste ih dodali. Kada završite, odaberite U redu^(OK) .
2. Zatvorite prozor, pazeći da odgovorite Da^(Yes) ako se od vas zatraži da spremite promjene.
3. Sada, kada adresirate novu e-poštu, možete upisati naziv grupe kontakata u polje Prima^(To) . Vaša kontakt grupa će biti dodana. Ako želite, možete proširiti popis grupa, a Outlook će zamijeniti popis svojim članovima. Ipak, budite upozoreni, nećete moći ponovno sažimati popis.

Grupe kontakata^(Contact) pojavljuju se kao unosi u adresaru Outlooka , tako da ćete ih moći pronaći na tom abecednom popisu.^(Outlook)

Kako urediti grupu kontakata^{(Contact Group)} u Outlookovoj aplikaciji za stolna računala^{(Desktop App)}

Sada uredimo postojeću grupu kontakata u desktop verziji Outlooka^(Outlook) .

1. Pokrenite Outlook i odaberite ikonu Ljudi^(People) u donjem lijevom kutu.
2. Pronađite^(Find) i odaberite grupu koju želite urediti na svom popisu kontakata.
3. U oknu s desne strane odaberite Uredi^(Edit) . To će vas vratiti tamo gdje možete upravljati grupom dodavanjem i/ili uklanjanjem članova.

Bez obzira na to koristite li internetsku verziju Outlooka^(Outlook) ili aplikaciju za stolna računala, svakako se isplati odvojiti nekoliko minuta za izradu Outlookovih^(Outlook) distribucijskih popisa koje ćete više puta koristiti. Bit će vam drago.

How to Create a Distribution List in Outlook

If you use Outlook to communicate with your colleagues, you’νe probably wanted to repеatedly email a specific group whose membership changes often. For examplе, you may neеd to email all of your сustomer service reps every day, but due to high turnoνer, the liѕt may change often.

You could type each person’s name or email manually every time you send an email, but quickly this can become cumbersome as the group gets larger. Not only that, but you also run the risk of inadvertently forgetting someone which could lead to office drama. That’s where a distribution list or contact group comes in!

For the most part, the terms “contact group” and “distribution list” are interchangeable. Microsoft began using the phrase “contact group,” presumably because it’s a little more intuitive than “distribution list.” 

However, there is a real distinction between the two in organizations that are using Microsoft 365. Admins of Microsoft 365 can convert existing Outlook distribution lists to “Groups,” which, in turn, gives group members access to shared libraries and collaboration spaces like Microsoft Teams, Yammer, and Planner.

While your IT department probably rules over your organization’s Outlook distribution lists—especially the dreaded and often poorly-maintained all-staff list, you can still create your own contact groups in Outlook. 

Below, we’ll walk you through how to create contact groups in Outlook for both the browser version and the desktop app. 

How to Create a Contact Group in Outlook Online

Creating a contact group in the browser version of Outlook is easy.

1. Log into your account at outlook.com or select Outlook from the app launcher if you’re already logged into Microsoft 365. If you don’t see Outlook in the app list (you will), select All apps.

1. In the left pane, under Groups, select New group.

1. In the popup, give your new group a name and description and select Create. (If your organization has enabled it, you might be prompted to create an email address for the group. In that instance, for ease of use, try to make the email address identical to the group name.)

1. Now, add members to the group. Search for people by name or by email address. Select the search result for the person you want to add to the group, and they’ll appear under “This person will be added.”

1. Repeat step 4 until you’ve added everyone you want to the group. Then select the Add button.
2. Select Close.
3. Send an email to the group you’ve created by selecting New message.

1. In the To field, begin typing the name of the group you created, and select it from the list that appears.

Easy peasy. But what if you need to add or remove people from the group? Read on.

How to Edit a Contact Group in Outlook Online

Microsoft has made it easy to edit a contact group without ever leaving Outlook Online. Some steps might be slightly different depending on how your organization has configured Microsoft 365, but the steps below should get you there.

1. In the left pane, under Groups, select the group you want to edit.
2. In that group’s entry, select the More (three dots/ellipsis) icon.

1. Select Settings. (Depending on how Outlook is configured for your organization, you might see an option to Add members straight from the More icon.)

1. In the Group Settings panel that appears on the right, select Edit group.

1. Select the Members tab. 
2. From there, you can add members or delete them from the group by selecting the X icon next to the entry for the person you want to remove.

1. If you’ve added members to the group, select the Add button. Otherwise, choose Close.

Another Way to Edit Contact Groups in Outlook Online

Depending on how Outlook is configured, you may also be able to edit contact groups by following these steps:

1. Go to the People section of Outlook (to the right of the Calendar icon). 

1. In the left pane in the Groups section, select Owner to display the groups you have created.

1. Select the group you want to edit from the list.
2. Select Manage group members.

1. From there, you can add members or delete existing members by selecting the X next to an entry.

How to Create a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Creating a contact group in the desktop version of Outlook is even more straightforward than it is in the online version.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner (where you switch between email, tasks, people, and calendar).

1. Next, from the toolbar, select New Contact Group. (If your organization is using Microsoft 365, you may also see a New Group button. For our purposes, we’ll use New Contact Group to facilitate group emails.)

1. In the Contact Group window that appears, give your contact group a name, and then select Add Members and choose where you want to get your new members from. Options might include From Outlook Contacts, From Address Book, or New Email Contact. 

1. One by one, search for the people you want to add to the contact group. Make sure their entry is highlighted, and select the Members button (or double-click their entry) to add them. When you’re finished, select OK.
2. Close out the window, making sure to respond Yes if prompted to save your changes.
3. Now, when you address a new email, you can type the name of the contact group in the To field. Your contact group will be added. If you wish, you can expand the group list, and Outlook will replace the list with its members. Be warned, though, you will not be able to collapse the list again.

Contact groups appear as entries in the Outlook address book, so you’ll be able to find them in that alphabetized list.

How to Edit a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Now let’s edit an existing contact group in the desktop version of Outlook.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner.
2. Find and select the group you want to edit in your contact list.
3. In the pane on the right, select Edit. That will bring you back to where you can manage the group by adding and/or removing members.

Whether you’re using the online version of Outlook or the desktop app, it’s definitely worth it to take a few minutes to create Outlook distribution lists you’ll use repeatedly. You’ll be glad you did.

Related posts

• Kako proslijediti Outlook e-poštu na Gmail

• Kako napraviti padajući popis u Excelu

• Kako stvoriti Microsoft Outlook prečace za e-poštu i zadatke

• Pretražujte Outlook e-poštu prema pošiljatelju, datumu, ključnoj riječi, veličini i više

• Automatski premjestite e-poštu u mape u Outlooku pomoću pravila

• 13 OneNote savjeta i trikova za bolje organiziranje bilješki

• Kako umetnuti potpis u Microsoft Word dokument

• Kako napraviti histogram u Excelu

• Kako priložiti drugu stavku Outlooka (e-poštu, kontakt, zadatak ili stavku kalendara) e-pošti

• Kako snimiti makro u Excelu

• Kako dodati glazbu u PowerPoint prezentacije

• Kako napraviti dijagram toka u Wordu i Excelu

• Kako riješiti problem sporog učitavanja Outlooka

• Kako napraviti čestitku u MS Wordu

• Kako izračunati varijancu u Excelu

• Kako dodati audio naraciju u Powerpoint prezentaciju

• Kako dodati ili ukloniti komentare u Wordu

• Kako popraviti kada se Word otvori u načinu samo za čitanje

• Kako stvoriti i koristiti autotekst u programu Microsoft Word

• Kako napraviti knjižicu u Wordu