Iako svi poslužitelji e-pošte sada koriste sigurnu vezu, možete to učiniti ako želite šifrirati e-poštu u Microsoft Outlook klijentu za stolna računala i Outlooku^(Outlook) na webu^(Web) . Međutim, proces je drugačiji. Ovdje govorimo o šifriranju e-pošte^{(encrypting the email)} , a ne o vezi. Možete ga smatrati dodatnim slojem zaštite.

Iako je jednostavan za korištenje, imajte na umu krajnjeg korisnika i klijenta koje on koristi. Osim ako i pošiljatelj i primatelj ne podržavaju format šifriranja, slanje takvih vrsta e-pošte bit će izazovno.

Outlook podržava dvije vrste šifriranja—^(Encryption)

1. S/MIME enkripcija, i
2. Office 365 šifriranje poruka.

Potonji funkcionira samo kada tvrtka koristi licencu za Office 365 Enterprise E3 . Prvi se, međutim, naširoko koristi i radi s većinom aplikacija za e-poštu osim s Outlookom^(Outlook) .

Outlook Web nudi interno šifriranje^(Encryption) koje možete omogućiti za pojedinačne poruke e-pošte. Ovdje je popis stvari o kojima ćemo raspravljati u ovoj temi

1. Kako šifrirati Office Outlook e-poštu^{(Office Outlook Emails)}
2. Kako šifrirati Outlook web e-poštu
3. Kako čitati šifriranu e-poštu^{(Encrypted email)} izvan Office klijenata

Napomena:^(Note:) U Outlooku^(Outlook) ne postoji način zaštite pojedinca ili e-pošte lozinkom . PST datoteke možete zaštititi lozinkom^{( password protect the PST)} , tako da nitko ne može pristupiti svim vašim e-porukama, ali se razlikuje od šifriranja.

Kako šifrirati e-poštu u Outlooku^(Outlook) na Windows 10

Prije nego počnemo, ako koristite S/MIME enkripciju, pošiljatelj i primatelj moraju imati aplikaciju za poštu koja podržava S/MIME standard. Outlook podržava S/MIME standard. Možete odabrati šifriranje svih e-poruka ili možete šifrirati pojedinačne e-poruke. Izbor ovisi o provedbi politike IT odjela. Također, trebali biste imati instaliran S/MIME certifikat. Obavezno^(Make) se povežite s pravom osobom da to učinite. Nakon instalacije, opcija će vam biti dostupna u padajućem izborniku digitalnog certifikata u Outlooku^(Outlook) .

Šifriranje pojedinačne e-pošte

• Kada ste u novom^{(New Email)} sastavljaču e-pošte, prijeđite na karticu Opcije^(Options)
• Zatim proširite odjeljak Više opcija klikom na strelicu u donjem desnom kutu.
• Otvorit će se odjeljak sa svojstvima. Kliknite^(Click) na gumb Sigurnosne postavke .^{(Security Settings)}
  • Najprije označite okvir koji kaže " Šifriranje^(Encrypt) sadržaja poruke i privitka."
  • Zatim u odjeljku Sigurnost^(Security) kliknite padajući izbornik pod sigurnosnim postavkama i odaberite S/MIME certifikat.
  • Na kraju, odaberite sigurnosnu oznaku ako je primjenjivo.
• Kada pošaljete e-poštu, ona će biti šifrirana ovim standardom.

Napomena:^(Note:) Ako nemate S/MIME certifikat, Outlook klijent će od vas zatražiti da ga dodate. Ako ne možete, neće vam dopustiti slanje šifrirane e-pošte.

Šifrirajte sve e-poruke

• Otvorite Outlook i kliknite na izbornik Datoteka^(File)
• Zatim ponovno kliknite na Opcije i idite na Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• Označite okvir u kojem piše " Šifriraj^(Encrypt) sadržaj poruke i privitke."
• U odjeljku Šifrirana^(Encrypted) e-pošta kliknite ^(Click)Settings > Certifikati^{(Certificates)} i Algorithms > odaberite S S/MIME certifikat.
• Odaberite OK

Kada to omogućite, sve vaše e-poruke bit će šifrirane. Morat ćete se pobrinuti da primatelj također ima klijenta koji podržava S/MIME certifikat za čitanje e-pošte.

Pročitajte^(Read) : Besplatni dodaci za šifriranje e-pošte za Outlook^{(Free Email Encryption Add-ins for Outlook)} .

Kako šifrirati e-poštu u Outlooku^(Outlook) na webu^(Web)

Ova je značajka dostupna samo za pretplatu na Office 365 Home ili Office 365 Personal^{(Office 365 Home or Office 365 Personal subscription)} . Korisno je kada ne vjerujete da je primateljev davatelj e-pošte siguran. Međutim, trebali biste jasno razumjeti kako te značajke rade; inače, primatelj neće moći pročitati e-poštu niti pristupiti bilo kojem sadržaju.

Prijavite^(Log) se na Outlook račun, a zatim kliknite gumb za novu poruku. Odmah^(Right) pored Attach nalazi se poveznica Šifriranje^(Encrypt) , kliknite na nju. Imat ćete dvije opcije:

• Šifriranje:^(Encrypt:)

  • Poruka ostaje šifrirana i ne napušta Office 365.

  • Primatelji s računima Outlook.com i Office 365 mogu preuzimati privitke bez šifriranja

  • To mogu učiniti kada koriste Outlook.com, mobilnu aplikaciju Outlook ili aplikaciju Mail u sustavu Windows 10.

Međutim, ako koriste bilo koji drugi klijent e-pošte, morat će koristiti privremenu šifru za preuzimanje privitaka s portala za šifriranje poruka sustava ^{(Message Encryption)}Office 365 .

• Šifriranje i sprječavanje prosljeđivanja^{(Encrypt and Prevent Forwarding)(Encrypt and Prevent Forwarding)} :
  • Vaša poruka ostaje šifrirana unutar Office 365
  • Ne može se kopirati ili proslijediti.
  • Office dokumenti kao što su Word ili Excel ostaju šifrirani čak i nakon preuzimanja.
  • Ostali privici, kao što su PDF datoteke ili slikovne datoteke, mogu se preuzeti bez šifriranja^(Encryption) .

Kako čitati šifriranu e-poštu izvan Office klijenata

Ako trebate slati šifriranu e-poštu i želite da je drugi ljudi koji koriste aplikacije poput Gmaila^(Gmail) čitaju, morate podijeliti metodu o kojoj se raspravlja u nastavku. Ova metoda će tražiti lozinku za pristup e-pošti. Međutim, to je šifra koju nudi Microsoft za provjeru autentičnosti prijemnika.

• Sastavite^(Compose) i pošaljite e-poštu pomoću šifriranja^(Encryption)
• Primatelj će dobiti e-poruku koja će otkriti podatke o osobi i njenu e-mail adresu.
• Zatim da biste pročitali poruku, kliknite na gumb Pročitajte ^(Read)poruku^(Message)
• Odvest će vas u Office 365 centar gdje možete potvrditi pomoću jednokratne šifre^(Time) ili prijavom na Google .
• Nakon dovršetka potvrde, e-mail će biti otkriven.

Napomena: ^(Note:)OTP se šalje na e-mail primatelja.

Kao što možete primijetiti, e-pošta nikada ne napušta Office 365 poslužitelje. E-pošta se nalazi tamo i dopuštena je za čitanje nakon provjere. Ako koristite Outlook klijent, nećete morati prolaziti kroz postupak.

Nadam se da je objavu bilo lako pratiti i da ste mogli razumjeti detalje šifriranja e^{(Email Encryption)} -pošte .

How to encrypt Emails in Microsoft Outlook app and Outlook.com

While all email servers now use a secure connection, if you want tо encrypt emaіls in thе Microsoft Outlook desktop client and Оυtloоk on the Web, then you can do so. The process iѕ different, however. Here wе are talking abоut encrypting the email and not the connection. You can think of it as an extra layer of protection.

While it is easy to use, keep the end-user in mind, and the client, he is using. Unless both the sender and receiver support the encryption format, it will be challenging to send such types of email.

There are two types of Encryption supported by Outlook—

1. S/MIME encryption, and
2. Office 365 Message Encryption.

The later works only when a business uses the Office 365 Enterprise E3 license. The former, however, is widely used and works with most of the email applications other than Outlook.

Outlook Web offers in-house Encryption, which you can choose to enable for individual emails. Here is the list of things we will discuss in this topic

1. How to encrypt Office Outlook Emails
2. How to Encrypt Outlook Web Emails
3. How to read Encrypted email outside Office Clients

Note: There is no way to password-protect individual or emails in Outlook. You can password protect the PST files, so all your emails are not accessible by anyone, but it’s different from Encryption.

How to encrypt emails in Outlook on Windows 10

Before we start,  if you use the S/MIME encryption, the sender and recipient must have a mail application that supports the S/MIME standard. Outlook supports the S/MIME standard.  You can either choose to encrypt all the emails, or you can encrypt individual emails. The choice depends on the policy enforcement of the IT department. Also, you should have an S/MIME certificate installed. Make sure to connect with the right person to do so. Once installed, you will have the option available in the digital certificate dropdown in the Outlook.

Encrypt Individual Email

• When in the New Email composer, switch to the Options tab
• Then expand the More options section by clicking on the arrow at the bottom right.
• It will open the properties section. Click on the Security Settings button.
  • First, check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
  • Next, under Security, click on the dropdown under security settings, and select the S/MIME certificate.
  • Lastly, choose the security label if applicable.
• When you send the email, it will be encrypted using this standard.

Note: If you do not have an S/MIME certificate, Outlook client will prompt you to add one. If you cannot, it will not allow you to send an encrypted email.

Encrypt all the Emails

• Open Outlook and click the File menu
• Then again click on Options, and navigate to Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• Check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
• Under Encrypted email, Click on Settings > Certificates and Algorithms > select the S/MIME certificate.
• Choose OK

When you enable this, all your emails will be encrypted. You will have to make sure the receiver also has a client that supports the S/MIME certificate to read the email.

Read: Free Email Encryption Add-ins for Outlook.

How to encrypt emails in Outlook on the Web

This feature is available only for Office 365 Home or Office 365 Personal subscription. It is useful when you don’t trust the recipient’s email provider to be secure. However, you should clearly understand how these features work; otherwise, the receiver will not be able to read the email or access any content.

Log in to the Outlook account, and then click on the new message button. Right next to Attach, there is an Encrypt link, click on it. You will have two options:

• Encrypt:

  • The message stays encrypted and doesn’t leave Office 365.

  • Recipients with Outlook.com and Office 365 accounts can download attachments without Encryption

  • They can do so when using Outlook.com, the Outlook mobile app, or the Mail app in Windows 10.

However, if they are using any other email client, they will have to use a temporary passcode to download the attachments from the Office 365 Message Encryption portal.

• Encrypt and Prevent Forwarding:
  • Your message stays encrypted within Office 365
  • It cannot be copied or forwarded.
  • Office documents such as Word or Excel remain encrypted even after download.
  • Other attachments, such as PDF files or image files, can be downloaded without Encryption.

How to read encrypted email outside Office clients

If you need to send encrypted email and want others using apps like Gmail to read it, then you need to share the method discussed below. This method will ask for a password to access the email. However, its a passcode offered by Microsoft to check the authenticity of the receiver.

• Compose and send email using Encryption
• The receiver will get an email that will reveal information about the person and his email id.
• Then to read the message, click on Read the Message button
• It will take you Office 365 center where you can verify using either One Time passcode or by signing into Google.
• Once verification is complete, the email will be revealed.

Note: An OTP is sent to the receiver’s email.

As you can notice, the email never leaves Office 365 servers. The email is hosted there and allowed to read after verification. If you are using an Outlook client, you will not have to go through the process.

I hope the post was easy to follow, and you were able to understand the details of Email Encryption.

Related posts

• Kako automatski proslijediti e-poštu u Microsoft Outlooku

• Kako opozvati e-poštu u Outlooku? Poništi slanje e-pošte

• Kako automatski prevesti e-poštu u Outlook.com

• Kako trajno izbrisati ili zatvoriti Outlook.com račun e-pošte

• Kako stvoriti, dodati, izbrisati, koristiti Outlook e-mail alias ili Microsoft račune

• Email Insights za Windows omogućuje vam brzo pretraživanje e-pošte u Outlooku i Gmaila

• Kako onemogućiti ili izbrisati Microsoft Outlook iz sustava Windows 11/10

• Stvorite upozorenja na radnoj površini za dolaznu e-poštu u Outlooku

• Kako stvoriti i dodati potpis e-pošte u Outlooku

• Microsoftova podrška: telefonski broj, chat uživo, ID e-pošte, korisne veze

• Ne mogu pokrenuti Microsoft Outlook, ne mogu otvoriti Outlook prozor

• Popravite nepoznatu pogrešku 0x80040600 u Microsoft Outlooku

• Kako dodati nekoga na popis sigurnih pošiljatelja u Outlooku

• Dobijte ID e-pošte za Outlook specifičnu za državu kao što je @outlook.in itd

• Kako isključiti potvrdu o čitanju Outlook e-pošte

• Kako priložiti drugu stavku Outlooka (e-poštu, kontakt, zadatak ili stavku kalendara) e-pošti

• Kako koristiti Gmail u Microsoft Outlooku

• Kako spremiti e-poštu kao PDF u Gmailu i Outlooku

• Kako dodati Google Workspace (G Suite) račun e-pošte u Outlook

• Kako omogućiti tamni način rada u programu Microsoft Outlook (Windows, Mac i Mobile)