Korištenje padajućeg popisa u Excelu^(Excel) može uvelike smanjiti vrijeme potrebno za unos podataka u proračunsku tablicu^{(enter data into a spreadsheet)} . Srećom, vrlo je lako stvoriti padajući popis u Excelu^(Excel) .

Postoji nekoliko metoda za to, od jednostavnih do naprednih. Naučit ćete sve načine kako to učiniti u ovom članku.

Napravite padajući popis^{(Drop Down List)} u Excelu^(Excel) : Jednostavna metoda^(Method)

Najlakši način za stvaranje padajućeg popisa u Excelu^(Excel) je ručni unos popisa. Ovo je idealno za situacije u kojima vam je potreban samo padajući popis u jednoj ćeliji i ne morate ga često ažurirati.

Na primjer, ako ljudima šaljete datoteku u kojoj želite da ispune neka polja, a jedno polje ima jednostavan popis izbora, ova metoda je idealna.

Za izradu padajućeg popisa jednostavnom metodom:

1. Odaberite ćeliju ili ćelije u kojima želite stvoriti popis.

2. Odaberite Podaci^(Data) s izbornika, a zatim na vrpci odaberite Provjera valjanosti podataka .^{(Data Validation)}

3. Ovo će otvoriti prozor za provjeru valjanosti podataka . ^{(Data Validation)}Odaberite padajući popis pod Dopusti^(Allow) i odaberite Popis^(List) .

4. To vam omogućuje da ručno upišete stavke koje želite na popisu. Samo^(Just) upišite svaku stavku u polje Izvor^(Source) , pri čemu je svaka stavka odvojena zarezima.

5. Odaberite OK . Sada ćete vidjeti da ćelija koju ste odabrali ima padajuću strelicu pored nje. Kada odaberete ovu strelicu, vidjet ćete sve stavke koje ste upisali uključene u ovaj popis.

Iako je ovo najbrža metoda za stvaranje padajućeg popisa u Excelu^(Excel) , također ju je najteže održavati. Promjena popisa zahtijeva povratak u postavke provjere valjanosti i ažuriranje polja Izvor^(Source) .

Ako izradite mnogo ovakvih padajućih popisa u Excelu^(Excel) , moglo bi biti potrebno puno posla na njihovoj izmjeni. Zbog toga je važno koristiti ovu metodu samo za pojedinačne ćelije i za popise za koje ne očekujete da će se promijeniti.

Izradite padajući popis^{(Drop Down List)} u Excelu^(Excel) : pomoću raspona

Ako želite fleksibilnije rješenje, možete povući stavke za svoj popis iz niza drugih ćelija^{(a range of other cells)} u Excelu.

Uraditi ovo:

1. Prvo^(First) navedite sve stavke koje želite na svom popisu u bilo koji stupac ćelija. Možete ih unijeti u trenutačnu proračunsku tablicu ili na bilo koji drugi list.

2. Ponovite gornji postupak za odabir ćelije i pokretanje prozora za provjeru valjanosti podataka . ^{(Data Validation)}Postavite polje Dopusti^(Allow) na Popis^(List) . Ovaj put, umjesto da bilo što upisujete u polje Izvor^(Source) , odaberite ikonu strelice prema gore desno od ovog polja. Ovo je opcija odabira raspona koja vam omogućuje odabir polja iz kojeg želite povući stavke popisa.

3. Vidjet ćete kako se prozor za provjeru valjanosti podataka^{(Data Validation)} sažima tako da možete vidjeti cijeli list. Povucite pokazivač miša prema dolje kroz cijeli raspon ćelija koje uključuju sve stavke popisa koje želite uključiti. Kada to učinite, odaberite ikonu strelice prema dolje desno od polja za odabir. Ovo će ponovno proširiti prozor za provjeru valjanosti podataka .^{(Data Validation)}

4. Vidjet ćete da se raspon koji ste odabrali sada pojavljuje u polju Izvor^(Source) . Samo^(Just) odaberite U redu^(OK) da prihvatite ove postavke.

5. Sada, kada odaberete strelicu padajućeg izbornika desno od ćelije koju ste konfigurirali kao padajući popis, vidjet ćete sve stavke uključene iz raspona koji ste upravo odabrali.

Lijepa stvar kod ovog pristupa je što možete promijeniti bilo koju stavku na tom popisu samo modificiranjem bilo koje ćelije u rasponu. Svaka promjena koju tamo napravite ažurirat će svaki padajući popis koji ste kreirali gdje ste odabrali ovaj raspon kao izvor.

Ova metoda je najbolja kada želite oblikovati mnogo ćelija^{(format a lot of cells)} u padajući izbornik koristeći iste stavke popisa. Možete imati da sadržaj jednog raspona kontrolira stavke za sve te popise, i nije važno koliko ih ima.

Dodavanje stavki na vaš popis

Osim promjene stavki u svom rasponu kako biste ažurirali svoje popise, možete dodati i nove stavke. Nećete moći dodati stavku na kraj raspona jer je vaš odabir raspona ograničen prvom i zadnjom ćelijama koje ste odabrali.

Umjesto toga, morat ćete umetnuti novi unos negdje u sredini raspona. Excel će dinamički ažurirati vaš odabir raspona u postavkama provjere valjanosti podataka kako bi uključio novi raspon koji ste povećali za jednu ćeliju.

Uraditi ovo:

1. Desnom tipkom miša kliknite bilo koju ćeliju u svom izvornom rasponu i odaberite Umetanje^(Insert) s padajućeg izbornika.

2. U malom prozoru za odabir odaberite Pomakni ćelije prema dolje^{(Shift cells down)} i odaberite U redu^(OK) . Time će se sve ćelije u rasponu pomaknuti za jedan prema dolje, umetanjem prazne ćelije na mjesto koje ste odabrali.

3. Upišite novu stavku koju želite dodati u praznu ćeliju koju ste upravo stvorili.

Sada, kada odaberete ikonu strelice prema dolje^{(down arrow icon)} desno od ćelije padajućeg popisa koju ste stvorili, vidjet ćete novu stavku koju ste upravo dodali u rasponu.

Ovo je jednostavan način za dodavanje novih stavki na vaš padajući popis, ali zahtijeva nekoliko dodatnih koraka. Zasigurno nigdje nije tako jednostavno kao jednostavno dodavanje nove stavke na kraj vašeg raspona.

Ako to želite učiniti, samo ćete morati promijeniti način na koji ste konfigurirali provjeru valjanosti podataka^{(data validation)} za svoj raspon. Kako to učiniti možete naučiti u sljedećem odjeljku.

Dinamičko dodavanje stavki^(Items) na popis

Za praktičniji način dodavanja stavki na padajući popis samo upisivanjem nove stavke na kraju konfiguriranog raspona, morat ćete koristiti funkciju ^(function)OFFSET .

S odabranom ćelijom padajućeg popisa odaberite Podaci^(Data) s izbornika i Provjera valjanosti podataka^{(Data Validation)} na vrpci.

U prozoru Validacija podataka^{(Data Validation)} promijenite Izvor u sljedeće:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Promijenite $E$1 i $E:$E u formuli^{(the formula)} kako biste koristili slovo stupca u koji ste unijeli svoj popis stavki. Odaberite OK^{(Select OK)} za potvrdu ove nove konfiguracije Validacije podataka .^{(Data Validation)}

Evo kako formula funkcionira:

Argumenti 0 u funkciji OFFSET govore joj da ne primjenjuje nikakav pomak na stupce ili retke.
Izlaz funkcije COUNTA govori funkciji OFFSET visinu raspona.
Funkcija COUNTA broji broj ćelija koje nisu prazne u stupcu koji sadrži vaš raspon.

Sada, kad god dodate novu vrijednost tom stupcu, parametar visine funkcije OFFSET povećava se za jedan, a funkcija OFFSET vraća cijeli raspon, ažuriran da uključuje vaš novi unos.

Da biste to vidjeli na djelu, samo dodajte novi unos u svoj raspon stavki. Odaberite strelicu padajućeg izbornika desno od svoje ćelije padajućeg izbornika i vidjet ćete da se vaš novi unos pojavljuje na padajućem popisu.

Imajte na umu da ćete možda morati koristiti traku za pomicanje s desne strane ako je vaš popis stavki dugačak.

Uklanjanje padajućeg popisa u Excelu

Konačno, ako ikada poželite ukloniti opciju padajućeg izbornika iz bilo koje ćelije u kojoj ste to postavili, samo odaberite tu ćeliju i ponovno otvorite prozor Provjera valjanosti podataka .^{(Data Validation)}

Promijenite padajući izbornik Dopusti u ^(Allow)Bilo koja vrijednost^{(Any value)} i odaberite U redu^(OK) .

Nakon što promijenite ovu postavku, vidjet ćete da će se ćelija vratiti u normalu.

Izrada padajućih popisa u Excelu

Izrada padajućeg popisa u Excelu^(Excel) je jednostavna i imate mnogo opcija za odabir. Metoda koju odaberete ovisi samo o tome koliko ćelija namjeravate omogućiti s jednim popisom stavki i koliko želite da popis stavki bude fleksibilan. Ako planirate često mijenjati stavke popisa, onda svakako koristite dinamički pristup.

How to Create a Drop Down List in Excel

Using a dropdown list in Excel can greatly reduce the time it may takе to enter data into a spreadsheet. Thankfully, it’s very easy to create a dropdown list in Excel.

There are a few methods to do this, from simple to advanced. You’ll learn every way to do it in this article.

Create a Drop Down List in Excel: Simple Method

The easiest way to create a dropdown list in Excel is by entering the list manually. This is ideal for situations where you only need a dropdown list in a single cell and you don’t need to update it frequently.

For example, if you’re sending people a file where you want them to fill out some fields, and one field has a simple list of choices, this method is ideal.

To create a drop down list using the simple method:

1. Select the cell or cells where you want to create your list.

2. Select Data from the menu, and select Data Validation on the ribbon.

3. This will open a Data Validation window. Select the dropdown list under Allow and select List.

4. This allows you to type the items you want in your list manually. Just type each item into the Source field with each item separated by commas.

5. Select OK. Now you’ll see that the cell you selected has a dropdown arrow next to it. When you select this arrow, you’ll see all of the items you typed out included in this list.

While this is the fastest method to create a dropdown list in Excel, it’s also the hardest to maintain. Modifying the list requires going back into the validation settings and updating the Source field.

If you create a lot of this kind of dropdown lists in Excel, it could take a lot of work modifying these. This is why it’s important to only use this method for single cells, and for lists that you don’t expect to change.

Create a Drop Down List in Excel: Using a Range

If you’d like a more flexible solution, you can pull items for your list from a range of other cells in Excel.

To do this:

1. First, list all of the items you want in your list into any column of cells. You can enter these on the current spreadsheet, or on any other sheet.

2. Repeat the process above to select the cell and launch the Data Validation window. Set the Allow field to List. This time, instead of typing anything into the Source field, select the up arrow icon to the right of this field. This is the range selection option that lets you select the field where you want to pull your list items from.

3. You’ll see the Data Validation window collapse so you can see the entire sheet. Drag the mouse pointer down the entire range of cells that include all of the list items you want to include. When you’re done doing this, select the down arrow icon to the right of the selection field. This will expand the Data Validation window again.

4. You’ll see the range you selected now appears in the Source field. Just select OK to accept these settings.

5. Now, when you select the dropdown arrow to the right of the cell you’ve configured as a dropdown list, you’ll see all of the items included from the range you just selected.

The nice thing about this approach is that you can change any of the items in that list just by modifying any cell in the range. Any change you make there will update every dropdown list you created where you selected this range as the source.

This method is best when you want to format a lot of cells into a dropdown using the same list items. You can have the contents of a single range control the items for all of those lists, and it doesn’t matter how many there are.

Adding Items to Your List

In addition to changing items in your range to update your lists, you can also add new items. You won’t be able to add an item to the end of the range, because your range selection is limited by the first and last cells you’ve selected.

Instead, you’ll need to insert a new entry somewhere in the middle of the range. Excel will dynamically update your range selection in the data validation settings to include the new range that you’ve increased by one cell.

To do this:

1. Right-click any cell in your source range, and select Insert from the dropdown menu.

2. In the small selection window, select Shift cells down, and select OK. This will shift all cells in the range down by one, inserting a blank cell where you’ve selected.

3. Type the new item you want to add into the empty cell you’ve just created.

Now, when you select the down arrow icon to the right of the dropdown list cell you created, you’ll see the new item you just added in the range.

This is an easy way to add new items to your dropdown list, but it does require a few extra steps. It certainly isn’t anywhere as simple as just adding a new item to the end of your range.

If you would like to do that, you’ll just need to change how you’ve configured the data validation to your range. You can learn how to do this in the next section.

Dynamically Adding Items to Your List

For a more convenient way to add items to your dropdown list just by typing the new item at the end of your configured range, you’ll need to use the OFFSET function.

With the dropdown list cell selected, select Data from the menu and Data Validation from the ribbon.

In the Data Validation window, change the Source to the following:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Change $E$1 and $E:$E in the formula to use the letter of the column where you’ve entered your list of items. Select OK to confirm this new Data Validation configuration.

Here’s how the formula works:

The 0 arguments in the OFFSET function tell it not to apply any offset to columns or rows.
The output of the COUNTA function tells the OFFSET function the height of the range.
The COUNTA function counts the number of cells that aren’t empty in the column that contains your range.

Now, whenever you add a new value to that column, the height parameter of the OFFSET function increases by one, and the OFFSET function returns the entire range, updated to include your new entry.

To see this in action, just add a new entry to your range of items. Select the dropdown arrow to the right of your dropdown cell, and you’ll see your new entry appear in the dropdown list.

Keep in mind that you may need to use the scroll bar on the right if your list of items is long.

Removing a Drop Down List in Excel

Finally, if you ever want to remove the dropdown option from any of the cells where you’ve set this up, just select that cell and open the Data Validation window again.

Change the Allow dropdown to Any value and select OK.

Once you change this setting, you’ll see that the cell will turn back to normal.

Creating Drop Down Lists in Excel

Creating a dropdown list in Excel is easy, and you have plenty of options to choose from. The method you choose just depends on how many cells you plan to enable with one list of items, and how flexible you’d like the list of items to be. If you plan to change the list items frequently, then definitely use the dynamic approach.

David Bogdanović

About the author

Ja sam računalni profesionalac s više od 10 godina iskustva. U slobodno vrijeme volim pomagati za uredskim stolom i učiti djecu kako se koristiti internetom. Moje vještine uključuju mnoge stvari, ali najvažnije je da znam kako pomoći ljudima u rješavanju problema. Ako trebate nekoga tko vam može pomoći s nečim hitnim ili samo želite neke osnovne savjete, obratite mi se!

Kako napraviti padajući popis u Excelu

Napravite padajući popis^{(Drop Down List)} u Excelu^(Excel) : Jednostavna metoda^(Method)