U vašem profesionalnom životu e-pošta je vjerojatno jedno od najvažnijih sredstava komunikacije. Radiš to na dnevnoj bazi i ako si nešto poput mene, utapaš se u tome.

Naravno, možete posvetiti određeni sat ili dva dnevno posebno za upravljanje e-poštom. Ali ako potrošite 10 minuta ili dulje na svaki odgovor, e-pošta će uskoro preuzeti cijeli vaš dan – a isključivanje obavijesti s Gmaila^(Gmail) neće vas spasiti.

Zato je bitno naučiti pisati profesionalne e-poruke koje dobivaju odgovore I^(AND) koje im ne trebaju dulje od nekoliko minuta. Srećom, danas ne morate biti izvrstan pisac ili guru produktivnosti da biste to postigli. Sve je u pronalaženju prave strategije i skupa alata za nju. 

Postavljanje predložaka e-pošte (konzervirani odgovori)^{(Set Up Email Templates (Canned Responses))}

Izrada predložaka e-pošte izvrstan je način da uštedite vrijeme onima koji često dobijaju ista pitanja ili komentare putem e-pošte. Odvojite jedan dan da postavite pripremljene odgovore i više nećete morati pisati iste odgovore deset puta dnevno. I Gmail i Outlook imaju ovu značajku koja će vam pomoći uštedjeti vrijeme i besplatno automatizirati e-poštu. 

Evo kako postaviti profesionalne predloške e-pošte na Gmailu^(Gmail) u samo nekoliko klikova:

• Nakon što se prijavite na svoj račun, kliknite ikonu zupčanika i odaberite Postavke^(Settings) .
• Zatim idite na Napredno^(Advanced) i kliknite Omogući^(Enable) pored opcije Predlošci^(Templates) . Pomaknite^(Scroll) se prema dolje do dna stranice da biste spremili promjene.

• Sada možete početi raditi na vlastitim predlošcima e-pošte. Upišite tekst koji želite spremiti u novu e-poštu. Zatim kliknite tri okomite točke u donjem desnom kutu i odaberite Predlošci^(Templates) da biste spremili nacrt kao predložak. 

Možete stvoriti predloške za odgovore koji sadrže dugačke odlomke, kao i brze odgovore od 2-3 rečenice. Iznenadit ćete se koliko će vam vremena to uštedjeti u budućnosti. 

Mrežne e-poruke^{(Networking Emails)(Networking Emails)}

U slučaju da vaš problem nije korištenje predložaka e-pošte, već njihovo stvaranje, pokušajte Networking Emails . To je web alat s desecima predložaka e-pošte koji vam mogu pomoći u razvoju vaše profesionalne mreže. 

Mrežne e-poruke^{(Networking Emails)} koje je izradio Resume Worded izvrstan su resurs za optimizaciju vaše komunikacije . Neki primjeri predložaka koje nude uključuju hladne/tople uvode, praćenje s osobama koje ne odgovaraju, pa čak i pisanje zahvalnica. 

Svaki predložak također dolazi s korisnim savjetima i prijedlozima koji mogu dodatno poboljšati vašu komunikaciju s primateljem. 

Možete koristiti gumb za pretraživanje ili pregledavati popis kako biste pronašli pravu e-poštu. Zatim sve što je preostalo je kopirati i zalijepiti u svoj okvir za poruke i promijeniti nekoliko pojedinosti. 

Brojač riječi Plus^{(Word Counter Plus)(Word Counter Plus)}

Ako ste netko tko napiše više od 10 e-poruka dnevno, bitno je da neke od njih budu kratke i slatke. Dakle, ako često završite s e-porukama koje su preduge, možda biste trebali razmisliti o korištenju alata za brojanje riječi kako biste se zaustavili. Chrome proširenje ^(Chrome)Word Counter Plus može obaviti posao umjesto vas. 

Označite^(Highlight) tekst u svojoj e-pošti i jednim klikom dohvatite broj riječi i znakova koje ste upotrijebili. Zatim možete nastaviti s pisanjem svoje e-pošte ili je zamotati prije nego što postane dvodijelna. 

Nacrt karte^{(DraftMap)(DraftMap)}

Možete pronaći mnogo sjajnih alata koji vam mogu pomoći da bolje pišete i tako skratite vrijeme koje trošite na lekturu i ponovno pisanje e-pošte. DraftMap je jedan od njih. Razmišljajte o gramatici^(Grammarly) ili Hemingwayu^(Hemingway) , uz to također provjerava nepotrebno ponavljanje riječi i pomaže vam da se držite jednog stila pisanja. 

Ovo proširenje za Chrome daje vam prijedloge za pisanje u stvarnom vremenu koji su označeni bojama. Pomoći će vam da izbjegnete korištenje pasivnog glasa, pogreške pri pisanju, klišeje, kao i savjete o čitljivosti vaše e-pošte. Svi prijedlozi temelje se na pravilima pisanja Ernesta Hemingwaya. DraftMap je posebno zgodan jer se svi procesi odvijaju unutar vašeg okvira za sastav e-pošte.

Ne brinite ako i dalje imate istaknute riječi nakon što završite s uređivanjem svoje e-pošte. Primatelj neće vidjeti boje, prijedlozi su vidljivi samo vama. 

Vaša e-pošta bi mogla biti bolja^{(Your Email Could Be Better)(Your Email Could Be Better)}

Vaša e-pošta bi mogla biti bolja^(Better) online je alat dizajniran da smanji vrijeme koje trošite na upravljanje e-poštom educirajući sve o najboljim praksama e-pošte. 

Prilikom sastavljanja profesionalnog emaila slijedite određena pravila. Na primjer, da vaša poruka ima jasan predmet ili izostavite nepotrebne privitke. Iznenadit ćete se koliko često ljudi krše ova pravila, što u konačnici rezultira time da obje strane troše više vremena i truda. 

Vaša e-pošta može biti bolja^{(Your Email Could Be Better)} ima popis od 10 uobičajenih grešaka. Svaka točka dolazi s objašnjenjem i primjerima kako poboljšati svoju e-poštu. Ovo vam može dobro doći u slučaju da svojim kolegama želite reći o tim pravilima, ali ne znate kako to učiniti. Možete koristiti svoje riječi ili im poslati vezu na Vašu e-poštu Moglo bi biti bolje^{(Your Email Could Be Better)} da ilustrirate svoju tvrdnju. 

Svi bismo željeli da naša e-pošta postane potpuno automatizirana i da ne zahtijeva nikakvu pažnju. Iako to danas nije baš moguće, svako malo pomaže. Bez obzira radi li se o smanjenju duljine e-pošte ili da sami odredite vrijeme kada pišete, nakon što uspostavite neka pravila, primijetit ćete svoja prva poboljšanja. 

Ako jednostavno ne možete prestati pisati dugotrajne e-poruke, možda je vrijeme da se potpuno odreknete e-pošte. Pokušajte upotrijebiti svog upravitelja za odnose s klijentima^{(Customer Relationship Manager)} ( CRM ) ili Slack za razmjenu poruka sa svojim suradnicima umjesto toga . Ako ništa drugo, pomoći će vam da trošite manje vremena na e-poštu. 

How To Write Professional Emails In Under 5 Minutes

In your professional life email is probably one of the most impоrtant means of communication. You do it on a daily basіs and if you’re anything like me, you’re drowning in it.

Sure, you can dedicate a certain hour or two a day specifically to managing your email. But if you spend 10 minutes or longer on every reply, email will soon take over your whole day – and turning Gmail notifications off isn’t going to save you.

That’s why learning to write professional emails that get replies AND don’t take longer than a few minutes to write is essential. Luckily, today you don’t have to be a great writer or a productivity guru to accomplish that. It’s all about finding the right strategy and a set of tools to go with it. 

Set Up Email Templates (Canned Responses)

Creating email templates is a great way to save time for those that often get the same questions or comments via email. Take a day to set up canned responses and you will no longer have to write the same replies ten times a day. Both Gmail and Outlook have this feature, which will help you save time and automate your email for free. 

Here’s how to set up professional email templates in Gmail in just a few clicks:

• After logging in to your account, click the gear icon and select Settings.
• Then go to Advanced and click Enable next to the Templates option. Scroll down to the bottom of the page to save the changes.

• Now you can start working on your own email templates. Type the text you want to save into a new email. Then click three vertical dots at the bottom-right and choose Templates to save your draft as template. 

You can create templates for responses that contain long paragraphs as well as quick 2-3 sentence replies. You’ll be surprised at how much time those will save you in the future. 

Networking Emails

In case your problem isn’t using the email templates but creating them, give Networking Emails a shot. It’s a web tool with dozens of email templates that can help you grow your professional network. 

Created by Resume Worded, Networking Emails is a great resource for optimizing your communication. Some examples of the templates they offer include cold/warm introductions, following up with a non-responder, and even writing thank you notes. 

Each template also comes with useful tips and suggestions that can further improve your communication with the recipient. 

You can use the search button or browse through the list to find the right email. Then all that’s left to do is copy-paste it into your message box and change a few details. 

Word Counter Plus

If you’re someone who writes more than 10 emails a day, it’s essential to keep some of them short and sweet. So if you often end up with emails that are way too long, you might want to consider using a word counter tool to stop yourself. A Chrome extension Word Counter Plus can do the job for you. 

Highlight the text in your email and get the number of words and characters you used in one click. Then you can proceed to either continue writing your email or wrap it up before it becomes a two-parter. 

DraftMap

You can find many great tools that can help you write better and thus cut down the time you spend proofreading and rewriting your emails. DraftMap is one of them. Think Grammarly or Hemingway, plus it also checks for unnecessary word repetition and helps you stick to one writing style. 

This Chrome extension gives you real-time suggestions on your writing that are color-coded. It will help you avoid using passive voice, typos, cliches, as well as advice on your email’s readability. All suggestions are based on Ernest Hemingway’s rules of writing. DraftMap is especially handy as all the processes happen right inside your email composition box.

Don’t worry if you still have highlighted words after you’re finished editing your email. The recipient won’t see the colors, the suggestions are only visible to you. 

Your Email Could Be Better

Your Email Could Be Better is an online tool designed to reduce the time you spend managing emails by educating everyone on the best email practices. 

When composing a professional email you follow certain rules. Like making sure your message has a clear subject line or leaving out unnecessary attachments. You’ll be surprised by how often people break these rules, which ultimately results with both parties spending more time and effort. 

Your Email Could Be Better has a list of 10 common faults. Each of the points comes with an explanation and examples of how to better your email. This can come in handy in case you’d like to tell your colleagues about those rules but don’t know how to do it. You can either use your own words or send them a link to Your Email Could Be Better to illustrate your point. 

We all wish our email became entirely automated and didn’t require any attention at all. While that’s not exactly possible today, every little helps. Whether it’s cutting down your email length or timing yourself when you’re writing, once you establish some rules you’ll notice your first improvements. 

If you just can’t stop writing long time-consuming emails, maybe it’s time to give up email completely. Try using your Customer Relationship Manager (CRM) or Slack to exchange messages with your coworkers instead. If nothing else, it’ll help you spend less time on email. 

Related posts

• Kako popraviti grešku pisanja na disk u Steamu

• Kako zakazati slanje e-pošte kasnije

• Kako spriječiti da neželjena e-pošta ne stigne u vašu pristiglu poštu

• 3 načina za snimanje fotografije ili videozapisa na Chromebooku

• Kako otkriti softver za praćenje računala i e-pošte ili špijuniranje

• Kako učiniti Spotify glasnijim i boljim zvukom

• Kako uključiti ili isključiti Caps Lock na Chromebooku

• Kako pronaći najbolje Discord poslužitelje

• Kako koristiti VLOOKUP u Google tablicama

• Kako napraviti snimku zaslona na Steamu

• Kako preuzeti i instalirati Peacock na Firestick

• Kako isključiti nekoga u Discordu

• 4 načina da pronađete najbolje internetske opcije (ISP) u vašem području

• Kako pretražiti i pronaći nečije izbrisane Tweetove

• Kako se riješiti Yahoo pretraživanja u Chromeu

• Kako promijeniti jezik na Netflixu

• Kako bilo koji žičani pisač učiniti bežičnim na 6 različitih načina

• Discord se ne otvara? 9 načina za popravak

• Kako koristiti Discord Spoiler oznake

• Kako podijeliti zaslon na Chromebooku