Microsoft 365 nedavno je najavio nove značajke za praćenje produktivnosti. Imao je za cilj praćenje podataka o radnicima, ali pokretanje značajke nije uspjelo nakon što su ljudi upoznati s količinom korisničkih podataka koje prikuplja Microsoft Teams .

Koje podatke prikupljaju Microsoftovi timovi^{(Microsoft Teams)} ?

Microsoft Teams prikuplja tri vrste podataka, tj. podatke o popisu, upotrebi^{(Census, Usage, )} i izvješćima o pogreškama^{( Error reporting data)} . Podaci popisa nisu ništa drugo nego standardne informacije o vašem uređaju, operativnom sustavu i korisničkom jeziku. Također generira određeni korisnički ID koji je dvaput zaštićen kako bi se izbjeglo nepotrebno povezivanje. Podaci popisa u izvješću o aktivnostima ^(Census)korisnika Teams^{(Teams user)} zadani su podaci koji se prikupljaju i korisnik ih ne može isključiti.

Microsoft također prikuplja podatke o upotrebi koji uključuju broj poslanih poruka^{(number of messages sent)} , poziva^(calls) i spojenih sastanaka^{(meetings joined)} zajedno s nazivom organizacije^{(name of the organization)} . Također pomaže u praćenju pogrešaka kako bi se mogle popraviti na vrijeme. Zove se podaci izvješćivanja o greškama .^(Error)

Pročitajte: ^(Read:) Kako stvoriti privatni tim i promijeniti privatnost u Microsoftovim timovima^{(How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams)} .

Izvješće o aktivnostima korisnika Microsoft Teams^{(Microsoft Teams User Activity Report)}

Da biste vidjeli i uredili izvješće o aktivnostima korisnika usluge Teams , morate biti administrator usluge Teams^{(Teams service admin)} . Da biste saznali više o administratorskim ulogama i dopuštenjima, pristupite administratorskim ulogama Teams za upravljanje timom^{(access Teams administrator roles to manage a team)} .

U lijevom navigacijskom oknu centra administracije Microsoft Teams idite na Analytics & reports > Usage reports .
Odaberite aktivnost korisnika Teams^{(Teams user activity )} na kartici Prikaz izvješća^{(View reports)} , ispod kartice Izvješće^{(Report )} .
Odaberite raspon na kartici raspon podataka^{(data range)}
Kliknite na Pokreni^(Run) izvješće.

Tumačenje izvješća o aktivnostima korisnika za Teams^{(Teams User Activity Report)}

Izvješće o aktivnostima korisnika usluge Teams^{(Teams user)} može se vidjeti tijekom zadnjih 7 dana, 30 dana ili 90 dana^{(7 days, 30 days, or 90 days)} . Izvješće daje pregled korištenja od strane korisnika. Daje pojedinosti o porukama kanala, odgovorima i objavama, pojedinostima organiziranog sastanka i pojedinostima o sudjelovanju u sastancima. Također možete dati pojedinosti o posljednjoj aktivnosti, vremenu videozapisa i aktivnosti dijeljenja zaslona.

Ovo je izvješće korisno za administratore tvrtke za pregled uvida u aktivnosti zaposlenika koristeći Teams . Administratori mogu vidjeti do 19 različitih vrsta podataka o aktivnostima korisnika. Trenutno ne postoji način da korisnici odustanu od prikupljanja podataka od strane administratora svojih tvrtki. Iako mnoge tvrtke možda nisu svjesne dostupnosti takvih podataka.

Gdje se pohranjuju korisnički podaci za Teams ?^{(Teams user)}

Microsoft Teams djeluje diljem svijeta iu nekoliko jurisdikcija s različitim standardima za način na koji se rukuje podacima. U slučaju da želite vidjeti gdje su fizički pohranjeni pojedinačni podaci, možete otići u centar za administraciju Microsoft 365^{(Microsoft 365 admin center)} . Kliknite Settings > Organization profile , a zatim se pomaknite do Lokacija podataka^{(Data Location)} .

Upravljanje obavijestima timova

Tijekom rada na timovima^(Teams) , primanje nekoliko obavijesti s stalnim pingovanjem u donjem desnom kutu zaslona može biti prilično ometajuće.

Možete vratiti kontrolu tako da kliknete na tri točke u gornjem desnom kutu timova^(Teams) , odaberete Obavijesti kanala^{(Channel notifications)} i potpuno ih isključite. Također možete postaviti nova pravila odabirom "Prilagođeno"^{(“Custom”)} .

Kako Microsoft Teams prati vašu aktivnost i kako je zaustaviti

Možda ćete htjeti isključiti " Svi novi postovi^{(All new posts)} ", a možda ćete htjeti i smanjiti spominjanje kanala^(Channel) , tj. kada vas netko označi na kanalu koristeći @ naziv kanala^(Channel) od " Banner and feed " do " Prikaži samo u feedu^{(Only show in feed)} ".

Izvješće o aktivnostima korisnika Microsoft Teams

Još jedna distrakcija je kada ste pozvani na zakazani sastanak ili ste napustili sastanak na pola puta, ali i dalje primate obavijesti svaki put kada se poruka upiše u okvir za razgovor tekućeg sastanka.

Privremeno rješenje za ovaj problem je promjena statusa u " Ne ometaj^{(Do not disturb)} ". To možete učiniti tako da kliknete na svoju profilnu sliku na glavnoj stranici timova^(Teams) , kliknete na “ Dostupno^(Available) ” i promijenite je u “ Ne ometaj^{(Do not disturb)} ”.

Izvješće o aktivnostima korisnika Teams

Također možete upravljati prioritetom tako da odete na Settings > Privacy , kliknete na " Upravljanje prioritetnim pristupom^{(Manage priority access)} " i dodate imena osoba od kojih želite obavijesti.

Pročitajte^(Read) : Microsoft Teams se ruši ili zamrzava tijekom sastanaka^{(Microsoft Teams crashes or freezes during meetings)} .

Kontrola pristupa u Microsoft Teams

Timovi^(Teams) vam također pružaju način da ograničite pristup Microsoftovim timovima^{(Microsoft Teams)} kako biste dobili vremena i prostora za razmišljanje i rad.

To možete učiniti tako da odete na Settings > Privacy i uključite radio gumb " Čitanje potvrda ".^{(Read receipts)}

Možete zatražiti od svoje organizacije da uključi višefaktorsku provjeru autentičnosti^{(multi-factor authentication)} na vašem računu i doda dodatni sloj zaštite. Jaka, jedinstvena lozinka i upravitelj lozinki potrebni su za zaštitu računa.

Također možete postaviti privatne kanale^{(private channels)} ako ste član određenog tima, dopuštajući ograničen pristup samo određenim članovima tima. U odabranom timu idite na odjeljak kanala i kliknite na tri točke. Idite na Dodaj kanal^{(Add channel)} , pod Privatnost^(Privacy) i odaberite Privatnost^(Privacy) .

Zatim možete odabrati odgovarajuće osobe koje ćete dodati u tim – do 250 ljudi. Samo kreator kanala može dodavati ili uklanjati osobe s privatnog kanala. Datoteke ili poruke podijeljene unutar privatnog kanala nisu dostupne nikome izvan njega.

Microsoft Teams je stekao popularnost s prelaskom na rad na daljinu. Radnici sada trebaju surađivati, a pritom osiguravaju da osjetljivi podaci ostanu potpuno sigurni i da se izvješće o aktivnostima korisnika Teams^{(Teams user)} ne zloupotrijebi. Gore navedeni prijedlozi pomoći će vam da vaši podaci budu sigurni, a da pritom očuvate nesmetanu komunikaciju. Nadam se da će vam uspjeti.

Pročitajte sljedeće^{(Read next)} : Problem s velikom memorijom i korištenjem CPU-a Microsoft Teams.^{(Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.)}

How Microsoft Teams tracks your activity and how to stop it

Microsoft 365 rеcently аnnounced new features to track productivity. It was aimed аt monitoring data about workers but the feature launch backfirеd after people were made aware of the amount оf user data collected by Microsoft Teams.

What data does Microsoft Teams collect?

Microsoft Teams collects three types of data i.e. Census, Usage, and Error reporting data. The census data is nothing but standard information about your device, operating system, and user language. It also generates a specific user ID which, is protected twice to avoid unnecessary linkage. Census data in the Teams user activity report is default data collected and cannot be opted out of by the user.

Microsoft also collects usage data which includes the number of messages sent, calls and meetings joined along with the name of the organization. It also assists in tracking errors so that they can be fixed in time. It is called Error reporting data.

Read: How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams.

Microsoft Teams User Activity Report

To view and edit a Teams user activity report, you must be a Teams service admin. To know more about admin roles and permissions, access Teams administrator roles to manage a team.

In the left navigation pane of the Microsoft Teams admin center, go to Analytics & reports > Usage reports.
Select Teams user activity from the View reports tab, under the Report tab.
Select a range under the data range tab
Click on Run report.

Interpreting the Teams User Activity Report

The Teams user activity report can be viewed over the last 7 days, 30 days, or 90 days. The report gives a breakdown of usage by the user. It gives details of channel messages, reply and post messages, organized meeting details, and participated in meeting details. One can also give details of the last activity, video time, and screen sharing activity.

This report is useful for company administrators to view insights into employee activity using Teams. Administrators can view up to 19 different types of user activity data. Presently, there is no way for users to opt-out of this data collection from their respective company administrators. Although many companies may not be aware of the availability of such data.

Where is the Teams user data stored?

Microsoft Teams operates across the world and in several jurisdictions with different standards for the way data is handled. In case you want to see where the individual data is physically stored, you can go to Microsoft 365 admin center. Click Settings > Organization profile, and then scroll to Data Location.

Managing Teams Notifications

While working on Teams, receiving several notifications with constant pinging in the bottom right of the screen can be quite a distraction.

You can take back the control by clicking on the three dots at the top right of the Teams, selecting Channel notifications, and turning them off completely. You can also set up new rules by selecting “Custom”.

How Microsoft Teams tracks your activity and how to stop it

You may want to turn off “All new posts” and may also want to reduce Channel mentions i.e. when someone tags you in a channel using @Channel name from “Banner and feed” to “Only show in feed“.

Microsoft Teams User Activity Report

Another distraction is when you have been invited to a scheduled meeting or have left a meeting partway but still receiving notifications every time a message is typed into the chatbox of the ongoing meeting.

A temporary solution for this problem is to change your status to “Do not disturb”. You can do this by clicking on your profile picture on the main page of the Teams, click on “Available” and change it to “Do not disturb”.

Teams user activity report

You can also manage priority by going to Settings > Privacy, click on “Manage priority access” and add the names of the people from who you want notifications.

Read: Microsoft Teams crashes or freezes during meetings.

Access control in Microsoft Teams

Teams also provide you a way to limit access on Microsoft Teams so that you get time and space to think and work.

You can do this by going to Settings > Privacy and toggling the “Read receipts” radio button.

You can ask your organization to turn on the multi-factor authentication on your account and add an extra layer of protection. A strong, unique password and a password manager is necessary for account protection.

You can also set up private channels if you are a member of a specific team, allowing limited access to only certain members of the team. In the chosen team, go to the channels section, and click on the three dots. Go to Add channel, under Privacy, and select Privacy.

You can then select the respective people to add to the team – up to 250 people. Only a channel creator can add or remove people from a private channel. Files or messages shared within a private channel are not accessible to anyone outside it.

Microsoft Teams has gained popularity, with the shift to remote work. Workers now need to collaborate while ensuring sensitive data stays completely secure and the Teams user activity report is not misused. The above-mentioned suggestions will help keep your data secure while maintaining smooth communication. Hope they work out for you.

Sara Modrić

About the author

Ja sam stručnjak za korisničku podršku za Windows 10/11/10 s više od 5 godina iskustva. Također sam strastveni igrač posljednjih nekoliko godina i snažno me zanima xbox One. Moj trenutni fokus je pomaganje korisnicima s problemima koje imaju sa svojim Windows 10 ili Windows 11 sustavima, često kroz korištenje naših alata za korisničku podršku, kao što je podrška pozivnog centra i online pomoć.

Kako Microsoft Teams prati vašu aktivnost i kako je zaustaviti

Koje podatke prikupljaju Microsoftovi timovi^{(Microsoft Teams)} ?

Izvješće o aktivnostima korisnika Microsoft Teams^{(Microsoft Teams User Activity Report)}

Tumačenje izvješća o aktivnostima korisnika za Teams^{(Teams User Activity Report)}