^(Mail)Spajanje pošte je značajka programa Microsoft Word^{(Microsoft Word)} koja vam pomaže da pojednostavite izradu personaliziranih pisama, naljepnica, omotnica, e-poruka i imenika. Budući da spajanje pošte nije među najčešće korištenim značajkama MS Worda^{(MS Word)} , neki korisnici možda neće znati kako napraviti spajanje pošte u Wordu^(Word) za stvaranje pisama, naljepnica i omotnica. 

Ako pokušavate uštedjeti vrijeme utrošeno na ručno prilagođavanje svakog slova, naljepnice ili drugih dokumenata, spajanje pošte može vam dobro doći. Čak i ako nikada niste pokušali stvoriti pismo spajanja pošte, postupak je prilično jednostavan, a mi vas vodimo kroz svaki korak u nastavku.

Kako stvoriti pisma spajanja pošte

Microsoft Word ima čarobnjaka koji vas vodi kroz stvaranje slova za spajanje pošte^{(creating mail merge letters)} . Čarobnjak će zatražiti pismo koje želite upotrijebiti i primatelje pisma usput, stoga provjerite imate li popis primatelja koji je spreman za umetanje. Ako to ne učinite, ništa strašno, uvijek možete ručno dodati popis primatelja.

1. Otvorite Word dokument i upišite svoju poruku. Izostavite personalizirane elemente (na primjer, naslov, ime, grad itd.). Za sada možete ostaviti prazan prostor gdje želite umetnuti ove elemente, na primjer:

1. Kada je vaš predložak spreman, na gornjoj vrpci odaberite Pošiljke^(Mailings) > Pokreni spajanje pošte^{(Start Mail Merge )} > Čarobnjak za spajanje pošte korak po korak .^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard )}

1. Novo okno će se pojaviti duž desnog ruba vašeg prozora MS Worda . ^{(MS Word)}Ovo je čarobnjak koji će vas provesti kroz proces. Kao prvi korak, morat ćete odabrati vrstu dokumenta na kojem radite. Odaberite Slova^(Letters) i odaberite Sljedeće: početni dokument^{(Next: Starting document)} .

1. U sljedećem ćete morati odabrati dokument koji želite koristiti za spajanje pošte.
   Ako ste već upisali neki sadržaj za svoje pismo, odaberite Koristi trenutni dokument^{(Use the current document)} .
   Ako želite koristiti predložak spreman za korištenje, odaberite Pokreni od predloška. ^{(Start from a template. )}Kada odaberete početni dokument, kliknite na Odaberi primatelje^{(Select recipients)} . 

1. Sljedeći korak je odabir primatelja. Pod pretpostavkom da imate Excel list popunjen podacima primatelja, podatke možete uvesti odabirom opcije Koristi postojeću datoteku^{(Use an existing file)} i odabirom Pregledaj^(Browse) u sljedećem odjeljku. 

Dođite do lista koji sadrži popis primatelja pomoću pretraživača, odaberite list i odaberite Otvori^(Open) . 

Kada odaberete list, vidjet ćete prozor Odaberi tablicu . ^{(Select Table)}Odaberite relevantnu(e) tablicu(e). Obavezno označite okvir pored teksta Prvi redak podataka sadrži zaglavlja stupaca^{(First row of data contains column headers)} ako je to točno za vaše podatke i odaberite U redu^(OK) .

Zatim ćete vidjeti popis primatelja koje će Word koristiti u vašem spajanju. Ako sve izgleda dobro, odaberite U redu^(OK) . 

Kada dodate Excel list, odaberite Sljedeće: Napišite svoje pismo^{(Next: Write your letter)} .

1. Sada ste spremni za dodavanje rezerviranih mjesta u svoje pismo. Postavite pokazivač na mjesto na koje želite dodati rezervirano mjesto i odaberite Više stavki^{(More items )} u oknu za spajanje pošte.

Otvorit će se dijaloški okvir Insert Merge Field odakle možete odabrati relevantno rezervirano mjesto i odabrati Umetni^(Insert) da biste ga dodali svom pismu.

1. Kada umetnete sva polja za spajanje, odaberite Sljedeće: Pregledajte svoja slova^{(Next: Preview your letters)} .

Ovo će vam pokazati pregled svih pisama generiranih spajanjem pošte. Možete koristiti gumbe sa strelicama u oknu za spajanje pošte za promjenu pregleda slova.

1. Odaberite Sljedeće: dovršite spajanje^{(Next: Complete the merge)} . U sljedećem koraku odaberite Ispis^(Print) (ako želite ispisati sva slova) ili Uredi pojedinačna slova^{(Edit individual letters )} > Sve^{(All )} (ako ćete spojiti slova u jedan dokument).

Kako stvoriti naljepnice za spajanje pošte

Uvijek je dobra ideja uredno sastaviti svoju mailing listu u Excel listu kako vam se ne bi zavrtjelo u glavi kada trebate nečije pojedinosti o slanju pošte. Međutim, ako želite ispisati naljepnice, vaša kompilacija listova u Excelu^(Excel) to neće izrezati. Umjesto toga, morat ćete stvoriti naljepnice za spajanje pošte^{(create mail merge labels)} u MS Wordu.

1. Ako već imate Excel list s pojedinostima o slanju, možete preskočiti na sljedeći korak. Ako ne, organizirajte svoju mailing listu na Excel listu. Dodajte neka zaglavlja ( Ime^{(First Name)} , Prezime, Adresa^(Address) , itd.) i razvrstajte svoj popis.
2. Prijeđite na MS Word . Koristite čarobnjak za izradu naljepnica. Otvorite prazan dokument i odaberite Poštanske^(Mailings) poruke > Odaberi spajanje pošte^{(Select Mail Merge )} > Čarobnjak za spajanje pošte korak po korak^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} . 

1. Odaberite Oznake^(Labels) , a zatim Sljedeće: početni dokument^{(Next: Starting document)} . 

1. Na sljedećem zaslonu odaberite Promjena izgleda dokumenta^{(Change document layout)} . Zatim odaberite opcije oznake^{(Label options)} da biste postavili broj proizvoda i marku etikete.

Nakon što odaberete U redu^(OK) , vidjet ćete oznake navedene na vašem dokumentu. Ako to ne učinite, idite na Dizajn tablice^{(Table Design )} > Obrube^{(Borders )} i odaberite Prikaži linije mreže.^{(View Gridlines.)}

1. Vratite se na karticu Mailings u MS Wordu i odaberite Odaberi primatelje^{(Select Recipients)} > Koristi postojeći popis. ^{(Use an Existing List. )}

Idite na Excel datoteku koja sadrži popis e-pošte. Odaberite datoteku i odaberite Otvori^(Open) .

1. Vidjet ćete prozor Odaberi tablicu . ^{(Select Table )}Ako u radnoj knjizi imate više listova, ovdje ćete vidjeti više od jedne stavke. Odaberite onaj koji sadrži vašu mailing listu. Označite okvir pored teksta Prvi redak podataka sadrži zaglavlja stupaca^{(First row of data contains column headers,)} i odaberite U redu^(OK) . 

1. MS Word uvozi mailing listu. Odaberite Blok adrese^{(Address Block)} . Pogledajte pregled s desne strane. 

Ako ne izgleda kako želite, odaberite Podudaranje polja. ^{(Match Fields. )}Provjerite^(Make) odgovaraju li svi detalji odgovarajućem zaglavlju vašeg radnog lista i odaberite U redu^(OK) .

Ponovno pogledajte pregled. Ako izgleda dobro, odaberite U redu^(OK) .

1. Sada ćete vidjeti <<AddressBlock>> u naljepnici. Idite na Mailings > Update Labels da dodate <<AddressBlock>> svim oznakama.

1. Oznake su sada spremne za spajanje. Idite na Pošiljke^(Mailings) > Završi i spoji^{(Finish & Merge )} > Uredi pojedinačne dokumente^{(Edit Individual Documents)} . 

Vidjet ćete iskočiti mali prozor. Odaberite Sve^(All) , a zatim U redu^(OK) .

1. Sada ćete vidjeti sve svoje oznake spojene.

Kako stvoriti omotnice za spajanje pošte

Stvaranje omotnica za spajanje pošte uglavnom je isto kao i za naljepnice, ali uz nekoliko izmjena. 

Ponovno kliknite na Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard , ali ovaj put odaberite Omotnice^(Envelopes) i zatim odaberite Next: Starting document from the bottom.

1. Od vas će se tražiti da odaberete početni dokument. Odaberite opcije kuverte^{(Envelope options)} za odabir veličine omotnice i položaja adrese za dostavu/povratnu adresu (pogledajte sljedeći korak), a zatim odaberite Sljedeće: Odaberite primatelje^{(Next: Select recipients)} .

1. Kada odaberete opcije omotnice^{(Envelope options)} , vidjet ćete skočni prozorčić. Odaberite željenu veličinu omotnice i odaberite font i mjesto za dostavu i povratnu adresu.

1. Sljedeći korak u čarobnjaku je odabir primatelja. Odaberite Koristi postojeći popis^{(Use an existing list)} (pod pretpostavkom da već imate Excel list koji sadrži podatke primatelja) i odaberite Pregledaj^(Browse) da biste potražili datoteku . Odaberite odgovarajuću datoteku i kliknite Sljedeće: Rasporedite svoju omotnicu^{(Next: Arrange your envelope)} . 

1. Na sljedećem zaslonu odaberite Blok adrese^{(Address block)} , pogledajte pregled kako biste bili sigurni da izgleda kako želite i odaberite U redu^(OK) .

Sada ćete na omotnici  vidjeti <<AddressBlock>>

1. Odaberite Sljedeće: Pregledajte svoje kuverte^{(Next: Preview your envelopes)} . Vidjet ćete isti pregled koji ste vidjeli u prethodnom koraku, ali na svom dokumentu. Za prebacivanje između omotnica možete koristiti tipke sa strelicama u oknu čarobnjaka.

Vaše su kuverte sada spremne za spajanje. Odaberite Sljedeće: dovršite spajanje^{(Next: Complete the merge)} .

1. Na sljedećem zaslonu vidjet ćete opciju za uređivanje pojedinačnih omotnica^{(Edit individual envelopes)} . Odaberite ga, odaberite Sve^(All) za spajanje svih zapisa i odaberite U redu^(OK) .

Sada ćete vidjeti sve omotnice spojene u jedan dokument.

Masovni ispis i slanje e-pošte jednostavno

Korištenje spajanja pošte može vam uštedjeti mnogo vremena koje biste inače potrošili na prilagođavanje pisama, naljepnica ili omotnica. Međutim, to nije sve što možete učiniti s MS Wordom^{(MS Word)} . Također možete izraditi čestitke^{(greeting cards)} , knjižice^(booklets) i indeksne kartice^{(index cards)} .

Spajanje pošte^(Mail) postoji već neko vrijeme, ali ako želite svoje procese učiniti učinkovitima, Microsoft Office 2019 uveo je neke zgodne značajke^{(Microsoft Office 2019 introduced some neat features)} koje biste možda htjeli pogledati.

How to Use Mail Merge in Word to Create Letters, Labels, and Envelopes

Mail merge is a Microsoft Word featurе that helps you streаmlinе crеating personalized letters, labels, envelopes, emailѕ, and a dіrесtory. Since mail merge is not among the most commonly used MS Word features, some users might not know how to do a mail merge in Word to create letters, labels, and envelopes. 

If you’re trying to save time spent on manually personalizing each letter, label, or other documents, mail merge can come in handy. Even if you’ve never tried to create a mail merge letter, the process is pretty straightforward, and we walk you through each step below.

How to Create Mail Merge Letters

Microsoft Word has a wizard that walks you through creating mail merge letters. The wizard will ask for the letter you’d like to use and the recipients of the letter along the way, so make sure you have a list of recipients ready to insert. If you don’t, no biggie, you can always add a list of recipients manually.

1. Open a Word document and type out your message. Leave out the personalized elements (for instance, title, name, city, etc.). For now, you could just leave a blank space for where you want to insert these elements, like so:

1. When your template is ready, select Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard from the top ribbon.

1. A new pane will appear along the right border of your MS Word window. This is the wizard that will walk you through the process. As a first step, you’ll need to select the type of document you’re working on. Select Letters and choose Next: Starting document.

1. You’ll need to choose the document you want to use for mail merge in the next.
   If you’ve already typed in some content for your letter, select Use the current document.
   If you want to use a ready-to-use template, select Start from a template. When you’ve chosen a starting document, click on Select recipients. 

1. The next step is to select recipients. Assuming you have an Excel sheet populated with the recipient data, you can import the data by selecting the Use an existing file option and selecting Browse from the subsequent section. 

Navigate to the sheet containing the list of recipients using the explorer, select the sheet and select Open. 

When you select the sheet, you’ll see the Select Table window. Select the relevant table(s). Be sure to check the box beside the text First row of data contains column headers if that’s true for your data, and select OK.

Next, you’ll see the list of recipients that Word will use in your merge. If everything looks good, select OK. 

When you’ve added the Excel sheet, select Next: Write your letter.

1. You’re now ready to add placeholders in your letter. Bring your cursor to where you want to add the placeholder and select More items from the mail merge pane.

The Insert Merge Field dialog box will open from where you can select the relevant placeholder and select Insert to add it to your letter.

1. When you’ve inserted all merge fields, select Next: Preview your letters.

This will show you a preview of all letters generated with mail merge. You can use arrow buttons in the mail merge pane to switch the preview of letters.

1. Select Next: Complete the merge. In the subsequent step, select either Print (if you want to print all letters) or Edit individual letters > All (if you’re going to merge the letters into a single document).

How to Create Mail Merge Labels

It’s always a good idea to compile your mailing list tidily in an Excel sheet so you don’t feel dizzy when you need someone’s mailing details. However, if you want to print the labels, your Excel sheet compilation won’t cut it. Instead, you’ll need to create mail merge labels on MS Word.

1. If you already have an Excel sheet with mailing details, you can skip over to the next step. If not, organize your mailing list on an Excel sheet. Add some headers (First Name, Last Name, Address, etc.) and get your list sorted.
2. Switch over to MS Word. Use the wizard for creating labels. Open a blank document and select Mailings > Select Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard. 

1. Select Labels and then Next: Starting document. 

1. On the next screen, select Change document layout. Next, select Label options to set your product number and label brand.

Once you select OK, you’ll see the labels outlined on your document. If you don’t, go to Table Design > Borders and select View Gridlines.

1. Go back to the Mailings tab in MS Word and select Select Recipients > Use an Existing List. 

Navigate to the Excel file containing the mail list. Select the file and select Open.

1. You’ll see the Select Table window. If you have multiple sheets in your workbook, you’ll see more than one item here. Select the one that contains your mailing list. Check the box besides the text First row of data contains column headers, and select OK. 

1. MS Word imports the mailing list. Select Address Block. Look at the preview on the right. 

If it doesn’t look like how you want it, select Match Fields. Make sure that all details correspond to an appropriate header from your worksheet and select OK.

Look at the preview again. If it looks good, select OK.

1. You’ll now see <<AddressBlock>> in the label. Go to Mailings > Update Labels to add <<AddressBlock>> to all labels.

1. The labels are now ready to be merged. Go to Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents. 

You’ll see a small window pop up. Select All and then OK.

1. You’ll now see all your labels merged.

How to Create Mail Merge Envelopes

Creating mail merge envelopes is mostly the same as that for labels, but with a few tweaks. 

Again, click on Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard, but this time, select Envelopes and then select Next: Starting document from the bottom.

1. You’ll be asked to select a starting document. Select Envelope options to select envelope size and position of the delivery/return address (refer to next step), and select Next: Select recipients.

1. When you select Envelope options, you’ll see a small window pop up. Select your preferred envelope size and select the font and the placement for delivery and return address.

1. The next step in the wizard is to select recipients. Select Use an existing list (assuming you already have an Excel sheet containing the recipient data), and select Browse to look for the file. Select the relevant file and click on Next: Arrange your envelope. 

1. On your next screen, select Address block, look at the preview to ensure it looks like you want it to, and select OK.

You’ll now see <<AddressBlock>> appear on the envelope. 

1. Select Next: Preview your envelopes. You’ll see the same preview you saw in the previous step but on your document. You can use the arrow buttons in the wizard pane to switch between envelopes.

Your envelopes are now ready to be merged. Select Next: Complete the merge.

1. On the following screen, you’ll see an option to Edit individual envelopes. Select it, select All to merge all records, and select OK.

You’ll now see all envelopes merged into a single document.

Bulk Printing and Emails Made Easy

Using mail merge can save you a ton of time you’d otherwise spend customizing your letters, labels, or envelopes. That’s not all you can do with MS Word, though. You can also create greeting cards, booklets, and index cards.

Mail merge has been around for a while, but if you’re looking to make your processes efficient, Microsoft Office 2019 introduced some neat features you may want to look at.

Related posts

• Kako stvoriti naljepnice u Wordu iz Excel proračunske tablice

• Kako stvoriti i koristiti autotekst u programu Microsoft Word

• Kako stvoriti obrasce koji se mogu ispuniti u Wordu

• Kako stvoriti i koristiti formule u tablicama u Wordu

• Kako stvoriti spajanje pošte u Microsoft Wordu

• Kako napraviti padajući popis u Excelu

• Kako napraviti dijagram toka u Wordu i Excelu

• 7 najboljih dodataka za Microsoft Word

• Kako koristiti spajanje pošte za slova u Wordu

• Kako besplatno nabaviti Microsoft Word

• 30+ najboljih Microsoft Word tipkovničkih prečaca

• Kako napraviti pejzaž na jednoj stranici u Wordu

• Kako dijeliti ili surađivati ​​na Word dokumentu s drugima

• Kako napraviti čestitku u MS Wordu

• Što je Microsoft MyAnalytics i kako ga koristiti?

• Kako sortirati tekst u Wordu

• Vratite Caps Lock tekst na normalan u MS Wordu

• Kako prikazati oznake oblikovanja u Wordu

• Kako grupirati radne listove u Excelu

• Kako koristiti Usporedi i kombiniraj dokumente u Wordu