Za alat u oblaku i webu za praćenje projekata, zadataka, popisa, članova tima i još mnogo toga, Smartsheet.com nudi opsežne i fleksibilne značajke.

Ako razmišljate o tome da ga isprobate ili ste se već prijavili za besplatnu probnu verziju, maksimalno iskoristiti alat znači znati što može učiniti za vas i vaš tim. Udubimo se u to kako koristiti Smartsheet za početnike koji tek počinju.

Što je Smartsheet?

Ako ste ikada koristili aplikacije kao što su Asana^{(like Asana)} , Monday.com ili sličan softver za upravljanje projektima, Smartsheet je usporediv po namjeni, strukturi i značajkama. Možete ga koristiti sami ili surađivati ​​s drugima, izraditi nadzorne ploče za brzi pristup stavkama i uživati ​​u višestrukim prikazima kao što su Kanban , kalendar i mreža.

Smartsheet također nudi automatizirane tijekove rada, predloške za brzi početak, korisna izvješća, prilagođene obrasce i integracije s drugim aplikacijama za pojednostavljenje vaših procesa.

Najbolji način za početak korištenja Smartsheeta^(Smartsheet) je stvaranje ili uvoz projekta, lista ili popisa zadataka koje želite pratiti. Zatim ćemo vas provesti kroz značajke svakog alata.

Izradite, uvezite ili koristite predložak

Odaberite ikonu centra za rješenja^{(Solution Center)} (znak plus) na lijevoj navigaciji. Tada ćete vidjeti opcije u gornjem lijevom dijelu zaslona za Stvaranje^(Create) i uvoz^(Import) .

Odaberite Stvori^(Create,) i imate osam opcija za Mrežu^(Grid) , Projekt^(Project) , Kartice^(Cards) , Popis zadataka^{(Task List)} , Obrazac^(Form) , Izvješće^(Report) i Dashboard/Portal . Odaberite vrstu stavke koju želite izraditi, dajte joj ime i odaberite Stvori^(Create) .

Odaberite Uvezi^(Import) ako na nekom drugom mjestu imate plan projekta ili list zadatka s kojim biste željeli započeti. Odaberite Microsoft Excel^{(Pick Microsoft Excel)} , Microsoft Project , Google Sheets ili Atlassian Trello . Zatim slijedite upute za uvoz stavke.

Ako želite započeti s predloškom ili skupom predložaka, odaberite Pregledaj sva rješenja^{(Browse All Solutions)} , odaberite industriju ili upotrijebite okvir za pretraživanje^(Search) da biste pronašli nešto specifično. 

Odaberite predložak ili postavite da biste vidjeli dodatne informacije. Zatim za korištenje predloška^{(use a template)} odaberite gumb Koristi .^(Use)

Za skup predložaka odaberite Saznajte više^{(Learn More)} da biste dobili sve pojedinosti o tome što je uključeno i preuzeli skup.

Koristite projektnog asistenta

Ako se radi o novom projektu s kojim želite započeti, možete koristiti i Project Assistant . To vam daje prednost pri postavljanju projekta.

U Centru za rješenja^{(Solution Center)} odaberite Projektni pomoćnik^{(Project Assistant)} . Imenujte svoj projekt, unesite dva zadatka za početak i dodajte dva podzadatka za zadatak^(Task) #1.

Zatim ćete vidjeti izgled mreže^{(Grid View)} za svoj novi projekt sa zadacima i podzadacima koje ste unijeli. 

Značajke projekta

Praćenje vašeg projekta u Smartsheetu^(Smartsheet) jednostavno je s ugrađenim alatima za upravljanje projektima poput Ganttovog prikaza^{(Gantt View)} .

Na lijevoj strani imate mjesta za zadatak, trajanje, početak, završetak, prethodnike, dodijeljene, postotak dovršenosti, status i komentare. Na desnoj strani je vaš Ganttov^(Gantt) grafikon.

Možete dodati osnovne crte i prikazati ili sakriti kritični put pomoću ikona u gornjem desnom kutu.

Odaberite ikonu zupčanika^(gear) da biste otvorili postavke projekta^{(Project Settings)} . Zatim prilagodite postavke ovisnosti^{(Dependency Settings)} , prikaz vremenske trake^{(Timeline Display)} i upravljanje resursima^{(Resource Management)} .

Značajke popisa zadataka

Popis zadataka sadrži upravo ono što vam je potrebno za praćenje vaših obaveza^{(track your to-dos)} od početka do kraja. 

Unesite^(Enter) naziv zadatka, rok, primatelja i status. Upotrijebite stupac Gotovo^(Done) da označite zadatke dovršene i odjeljak Komentari^(Comments) za bilješke.

Značajke kartica

Ako vam se sviđa Kanban metoda upravljanja projektima, možete koristiti izgled kartica, bilo za sebe ili svoj tim.

Započet ćete s trakama za Nekategorizirano^{(Uncategorized)} , Zaostatak^(Backlog) , Planiranje^(Planning) , U tijeku^(Progress) i Dovršeno^(Complete) . Međutim, ove oznake možete promijeniti prema svom projektu.

Upotrijebite znakove plus da dodate karte na trake. Vaše kartice mogu sadržavati kontrolni popis podzadataka, privitke datoteka, komentare, dokaze i podsjetnike. Također možete urediti podzadatke na kartici u većem prikazu odabirom ikone Uredi^(Edit) (olovka).

Odaberite^(Choose) između kompaktnog ili potpunog prikaza svojih kartica i prilagodite postavke prikaza kartice^{(Card View)} pomoću ikone zupčanika^(gear) u gornjem desnom kutu.

Značajke mreže

Koristite li aplikacije kao što su Microsoft Excel ili Google Sheets^{(Microsoft Excel or Google Sheets)} za praćenje stavki? Ako je tako, onda je Grid izgled za vas. Izgleda baš kao proračunska tablica sa stupcima, recima i ćelijama.

Značajke obrasca

Izrada prilagođenog obrasca^{(Building a custom form)} korisna je značajka za sve vrste projekata. Sa Smartsheetom^(Smartsheet) možete jednostavno dizajnirati svoj obrazac i prilagoditi njegove postavke.

Dodajte^(Add) i uklonite elemente ^(Elements)obrasca^(Form) s odjeljkom s lijeve strane. Zatim odaberite polje obrasca da biste prilagodili njegove određene postavke s desne strane. Na primjer, možete učiniti polje obveznim, uključiti oznaku ili tekst pomoći, koristiti provjeru valjanosti i dodati logiku.

Prilagodite postavke obrasca za Temu^(Theme) i Robnu marku^(Brand) , Sigurnost^(Security) , Podnošenje obrasca^{(Form Submission)} i e-poštu za slanje.

Značajke izvješća

Izradite izvješće retka^{(Row Report)} , sažeto izvješće^{(Summary Report)} ili oboje. Odaberite list ili projekt i dodajte stupce. Možete dodati filtre, sortirati i grupirati stupce te uključiti sažetak na vrhu.

Značajke nadzorne ploče

Izradom nadzorne ploče Smartsheeta^(Smartsheet) možete vidjeti snimku svog projekta, provjeriti aktivne stavke, vidjeti zgodan grafikon ili pregledati mjerne podatke.

Dajte naziv svojoj nadzornoj ploči, a zatim odaberite widgete koje želite koristiti. Vidjet ćete lijep izbor widgeta s desne strane i jednostavno odaberite jedan da biste ga dodali. 

Nakon što imate widgete na nadzornoj ploči, možete prilagoditi njihove postavke. Ovisno o vrsti widgeta, možete dodati i stilizirati naslov te odabrati radnju kada netko klikne widget.

Smartsheet navigacija^{(Smartsheet Navigation)} , izgled^(Layout) i alati^(Tools)

Smartsheet nudi jednostavan način za navigaciju kroz aplikaciju, kao i za korištenje alata. 

Navigacija lijevom rukom

Na lijevoj strani imate glavnu navigaciju za Početna stranica^(Home) , Obavijesti^{(Notifications)} , Pregledavanje^(Browse) , Nedavno^(Recents) , Favoriti^(Favorites) , WorkApps i Centar za rješenja^{(Solution Center)} . Kada se prijavite na Smartsheet , odaberite gdje želite započeti.

Pri dnu odaberite ikonu Pomoć^(Help) (znak upitnika) za pomoć ili ikonu Račun^(Account) za podešavanje profila i postavki.

Alati s desne strane

Na desnoj strani su alati. Vidjet ćete ih na zaslonu za svaku stavku koju koristite, kao što je projekt, popis zadataka^{(Task List)} ili kartice. Iznimke su Nadzorna ploča^(Dashboard) i Izvješće^(Report) . 

Kada odaberete alat, prikazuje se bočna traka koja sadrži odgovarajuće stavke. Imate razgovore, privitke, dokaze^(Proofs) , zahtjeve za ažuriranje^{(Update Requests)} , objavite^(Publish) , zapisnik aktivnosti^{(Activity Log)} i sažetak^(Summary) . 

Dostupne radnje na bočnoj traci ovise o alatu. Kao primjer, možete vidjeti sve razgovore, one koji su nepročitani ili komentare po listu ili retku. Za privitke možete pregledati datoteku, preuzeti je, preimenovati je ili dodati opis.

Gornja alatna traka

Na vrhu svake stavke imate dodatne alate. Na lijevoj strani možete spremiti, ispisati, poništiti ili ponoviti radnju. Neposredno pored toga možete promijeniti svoj pogled što je vrlo zgodno. Prebacivanje između prikaza Mreža^(Grid) , Gantt , Kartica^(Card) ili Kalendar^(Calendar) . 

Također ćete vidjeti gumbe fonta i formata slične onima u programu Microsoft Word^{(in Microsoft Word)} . To vam omogućuje da promijenite stil fonta, veličinu ili boju, promijenite poravnanje, format kao valutu i još mnogo toga.

Dodatne značajke^{(Additional Smartsheet Features)} i opcije Smartsheeta

Nakon što naučite osnove korištenja Smartsheeta^(Smartsheet) , pogledajte ove dodatne značajke i opcije.

Dijeljenje^(Sharing) : uz razgovore u stvarnom vremenu i alate za suradnju^{(collaboration tools)} , možete prilagoditi postavke dijeljenja i dopuštenja za svoj tim. Upotrijebite gumb Dijeli u gornjem desnom kutu da biste vidjeli svoje opcije.^(Share)

Integracije^{(Integrations)} : povežite Smartsheet s aplikacijama kao što su Slack , Google Drive , Gmail , OneDrive , Jira i još mnogo toga. Da biste vidjeli svoje mogućnosti, idite na Centar rješenja^{(Solution Center)} , odaberite Pregledaj sva rješenja^{(Browse All Solutions)} i odaberite Vidi više dodataka^{(See More Add-Ons)} u odjeljku Dodatci.

Automatizirani tijekovi rada^{(Automated Workflows)} : automatizirajte zadatke^{(Automate tasks)} za svoj projekt ili list odabirom okidača i radnje. Možete automatizirati stvari kao što su obavijesti, zahtjevi za odobrenjem, snimanje datuma ili zaključavanje redaka. Odaberite karticu Automatizacija^(Automation) iznad gornje alatne trake.

Također možete stvoriti radni prostor, koristiti uvjetno oblikovanje i provjeriti funkcionalnost za izradu web ili mobilne aplikacije za svoju tvrtku.

Smartsheet je potpuno opremljen, robustan alat za upravljanje projektima svih veličina. Svakako provjerite cijene njihovog plana pretplate koji^{(subscription plan pricing)} vam najviše odgovara.

Za slične alate pogledajte kako koristiti Todoist Kanban alat^{(use the Todoist Kanban tool)} ili kako biti produktivan s Trellom^{(be productive with Trello)} .

How to Use Smartsheet: A Tutorial for Beginners

For a cloud- and web-baѕеd tool fоr tracking projects, taskѕ, lists, team members, and more, Smartsheet.com offers extensive and flexible features.

If you’re considering giving it a try or have already signed up for a free trial, making the most of the tool means knowing what it can do for you and your team. Let’s delve into how to use Smartsheet for beginners just getting started.

What is Smartsheet?

If you’ve ever used applications like Asana, Monday.com, or similar project management software, Smartsheet is comparable in purpose, structure, and features. You can use it alone or collaborate with others, create dashboards for quick access to items, and enjoy multiple views like Kanban, calendar, and grid.

Smartsheet also provides automated workflows, templates for quick starts, helpful reports, custom forms, and integrations with other applications to streamline your processes.

The best way to begin using Smartsheet is to create or import a project, sheet, or list of tasks that you want to track. We’ll then walk you through the features of each tool.

Create, Import, or Use a Template

Select the Solution Center icon (plus sign) in the left-hand navigation. You’ll then see options on the top left of the screen for Create and Import.

Choose Create, and you have eight options for Grid, Project, Cards, Task List, Form, Report, and Dashboard/Portal. Select the type of item you want to create, give it a name, and pick Create.

Choose Import if you have a project plan or task sheet elsewhere that you’d like to start with. Pick Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets, or Atlassian Trello. Then follow the prompts to import the item.

If you’d like to start with a template or template set, choose Browse All Solutions, select an industry, or use the Search box to find something specific. 

Select a template or set to see additional information. Then to use a template, select the Use button.

For a template set, select Learn More to get full details on what’s included and download the set.

Use the Project Assistant

If it’s a new project that you want to start with, you can also use the Project Assistant. This gives you a head start on setting up the project.

In the Solution Center, select Project Assistant. Name your project, enter two tasks to get started, and add two subtasks for Task #1.

You’ll then see the Grid View layout for your new project with the tasks and subtasks you entered. 

Project Features

Tracking your project in Smartsheet is easy with project management tools built right in like the Gantt View.

You have spots for the task, duration, start, finish, predecessors, assigned to, percent complete, status, and comments on the left side. On the right side is your Gantt chart.

You can add baselines and show or hide the critical path using the icons on the top right.

Select the gear icon to open the Project Settings. Then adjust the Dependency Settings, Timeline Display, and Resource Management.

Task List Features

The task list has exactly what you need to track your to-dos from start to finish. 

Enter the task name, due date, assignee, and status. Use the Done column to mark tasks completed and the Comments section for notes.

Cards Features

If you like the Kanban method of project management, you can use the Cards layout, whether for yourself or your team.

You’ll start with lanes for Uncategorized, Backlog, Planning, In Progress, and Complete. However, you can change these labels per your project.

Use the plus signs to add cards to the lanes. Your cards can include a checklist of subtasks, file attachments, comments, proofs, and reminders. You can also edit the subtasks on a card in a larger view by selecting the Edit icon (pencil).

Choose between a compact or full view of your cards and adjust the Card View settings with the gear icon on the top right.

Grid Features

Do you use applications like Microsoft Excel or Google Sheets for tracking items? If so, then the Grid layout is for you. It looks just like a spreadsheet with columns, rows, and cells.

Form Features

Building a custom form is a useful feature for all sorts of projects. With Smartsheet, you can design your form and adjust its settings easily.

Add and remove Form Elements with the section on the left. Then, select a form field to adjust its particular settings on the right. For example, you can make a field required, include a label or help text, use validation, and add logic.

Adjust the form settings for the Theme and Brand, Security, Form Submission, and emails for submissions.

Report Features

Create a Row Report, Summary Report, or both. Select the sheet or project and add the columns. You can add filters, sort and group columns, and include a summary at the top.

Dashboard Features

By creating a Smartsheet dashboard, you can see a snapshot of your project, check on active items, see a handy chart, or view metrics.

Give your dashboard a name, and then choose the widgets you want to use. You’ll see a nice selection of widgets on the right and simply select one to add it. 

Once you have the widgets on your dashboard, you can adjust their settings. Depending on the widget type, you can add and style a title and choose an action for when someone clicks the widget.

Smartsheet Navigation, Layout, and Tools

Smartsheet offers an easy way to navigate the application as well as use the tools. 

Left-Hand Navigation

On the left side you have the main navigation for Home, Notifications, Browse, Recents, Favorites, WorkApps, and the Solution Center. When you log into Smartsheet, select where you’d like to start.

At the bottom, select the Help icon (question mark) icon for assistance or the Account icon to adjust your profile and settings.

Right-Side Tools

On the right side are tools. You’ll see these on the screen for each item you use, such as a Project, Task List, or Cards. Exceptions are the Dashboard and Report. 

When you select a tool, a sidebar displays containing the corresponding items. You have Conversations, Attachments, Proofs, Update Requests, Publish, Activity Log, and Summary. 

The available actions in the sidebar depend on the tool. As examples, you can view all conversations, those that are unread, or comments per sheet or row. For attachments, you can preview the file, download it, rename it, or add a description.

Top Toolbar

On the top of each item, you have additional tools. On the left side, you can save, print, undo, or redo an action. Directly next to that, you can change your view which is quite handy. Switch between the Grid, Gantt, Card, or Calendar views. 

You’ll also see font and format buttons similar to what you see in Microsoft Word. This allows you to change the font style, size, or color, change the alignment, format as currency, and more.

Additional Smartsheet Features and Options

Once you learn the basics of how to use Smartsheet, take a look at these additional features and options.

Sharing: Along with the real-time conversations and collaboration tools, you can adjust the sharing and permission settings for your team. Use the Share button on the top right to view your options.

Integrations: Connect Smartsheet to apps like Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira, and more. To view your options, go to the Solution Center, pick Browse All Solutions, and select See More Add-Ons in the Add-Ons section.

Automated Workflows: Automate tasks for your project or sheet by selecting a trigger and action. You can automate things like notifications, approval requests, recording a date, or locking rows. Select the Automation tab above the top toolbar.

You can also create a workspace, use conditional formatting, and check out functionality for creating a web or mobile app for your company.

Smartsheet is a full-featured, robust tool for managing projects of all sizes. Be sure to check out their subscription plan pricing for the best fit for you.

For similar tools, take a look at how to use the Todoist Kanban tool or how to be productive with Trello.

Related posts

• Vodič za Adobe Premiere za početnike

• Vodič za Microsoft Planner: sve što trebate znati

• Google Draw: Potpuni vodič za početnike

• Koja je najbolja usluga konferencijskih poziva – najbolje aplikacije u usporedbi

• Automatski premjestite, izbrišite ili kopirajte datoteke u sustavu Windows

• Što je chatbot i kako ga koristiti na svojoj web-lokaciji

• Dva alata za transkripciju za pretvaranje zvuka u tekst

• Kako blokirati web stranice besplatnim softverom za roditeljsku kontrolu

• Google Chrome Autofill: Potpuni vodič

• Uređivač skripti za Google Apps: sve što trebate znati da biste započeli

• 5 najboljih dodataka za privatnost Firefoxa za sigurnost na mreži

• Avast Online Security Extension: isplati li se koristiti?

• Kako ukloniti duplicirane digitalne fotografije na vašem Windows računalu

• HDG objašnjava: Što je Markdown i koje su osnove koje bih trebao znati?

• Koristite HP Print and Scan Doctor za rješavanje uobičajenih problema s pisačem

• 5 trikova naredbenog retka koji će učiniti CMD zanimljivijim

• 5 Windows alternative za naredbu sudo za Linux

• Upotrijebite staru web kameru za besplatno praćenje svoje imovine

• Kako aplikacija Signal za stolna računala može pomoći u zaštiti vaše privatnosti

• 3 alata za dijagnosticiranje i rješavanje problema s vašim monitorom