Praćenje troškova je od vitalnog značaja ako planirate proračun ili trebate znati kamo ide vaš novac. Google Forms je besplatni alat za izgradnju obrazaca koji izvrsno radi kao alat za praćenje troškova.

Google obrasci^{(Google Forms)} su jako prilagodljivi, pa iako se mogu koristiti i kao anketa, alat za odgovor^(RSVP) , obrazac za kontakt, list za prijavu proizvoda ili bilo koji drugi obrazac za pitanja/odgovore, možete ga pretvoriti u prilagođeni alat za praćenje troškova odabirom pitanja vezanih uz troškove .

Praćenje troškova Google Forms može pratiti sve što želite u vezi s transakcijom, a budući da odlično radi s telefona, imat ćete ga sa sobom gdje god krenete.

Možete prestati spremati račune ili pokušavati dešifrirati naplatu na svojoj kreditnoj kartici; samo povucite svoj alat za praćenje troškova odmah nakon što potrošite novac kako biste zabilježili sve važne detalje i pošaljite ga u proračunsku tablicu koju možete kasnije pregledati.

Savjet^(Tip) : Pogledajte naš popis najboljih aplikacija za proračun i praćenje troškova^{(best budgeting and expense tracking apps)} za neke druge načine praćenja troškova. Nisu toliko prilagodljivi kao Google obrasci^{(Google Forms)} , ali imaju svoje prednosti.

Odlučite što ćete pratiti^{(Decide What To Track)}

Ideja uređaja za praćenje troškova je pratiti na što trošite novac, tako da postoji nekoliko osnovnih pojedinosti koje obrazac mora uključivati. No, ovisno o tome što želite pratiti, možda će vam trebati neka dodatna polja u obrascu.

Evo nekoliko primjera onoga što biste mogli pratiti:

• Cijena^(Price) : Koliko je ova transakcija?
• Trgovina^(Store) : Gdje trošite novac?
• Opis^{(Description)} : Na što trošite novac?
• Kategorija^(Category) : Koja je to vrsta kupnje (zabava, hrana, račun, itd.)?
• Korišteni način plaćanja^{(Payment method used)} : Kako ga plaćate (koju karticu/banku/aplikaciju)?
• Tko je vodio troškove^{(Who ran the expense)} : Ako više ljudi koristi obrazac
• Bilješke^(Notes) : Trebate li napraviti neke dodatne bilješke?

Kada odlučujete što ćete uključiti u alat za praćenje troškova Google Forms , imajte na umu da želite da polja budu što šira kako bi se mogla primijeniti na sve što kupujete. Ne trebate nužno polje koje vas pita kakvu hranu kupujete, na primjer, osim ako je ovo samo praćenje troškova hrane; ovo biste mogli upotrijebiti i za snimanje plaćanja stanarine i telefonskih računa.

S tim u vezi, bilo koje od polja u obrascu za praćenje troškova možete učiniti obaveznim ili ne obveznim. Dakle, ako želite stvarno specifično polje za nešto, samo učinite da ono nije obavezno kako ga ne biste morali koristiti za svaku transakciju.

Izradite Google Forms Expense Tracker^{(Build The Google Forms Expense Tracker)}

Ovo je uzorak za praćenje troškova, tako da vaš nikako ne mora izgledati baš kao ovaj. Koristimo široka pitanja s još širim opcijama odgovora kako bismo pokazali kako to funkcionira. Naučit ćete da je uređivanje obrasca iznimno jednostavno, tako da ne biste trebali imati problema s prilagođavanjem obrasca za sebe.

• Otvorite Google obrasce^{(Open Google Forms)} .
• Odaberite Prazan^(Blank) za početak novog obrasca.
• Preimenujte svoj obrazac u nešto prepoznatljivo.
• Odaberite prvi okvir i promijenite ga u Kratak odgovor^{(Short answer)} .

• Imenujte ovu cijenu^(Price) , potvrdite da je prikazan broj Je li^{(Is number)} , a zatim označite gumb Obavezno .^(Required)

• Upotrijebite znak plus na izborniku s desne strane da dodate novo pitanje, ali ovaj put odaberite Višestruki izbor^{(Multiple choice)} .
• Imenujte ovu trgovinu^(Store) , a zatim ispunite opcije odgovora s uobičajenim trgovinama u kojima kupujete. Ostalo^(Other) je dodano prema zadanim postavkama, pa ako na kraju obavite kupnju u drugoj trgovini, možete ga upisati tamo.

• Nastavite^(Continue) kroz obrazac postavljajući sva različita pitanja koja si želite postaviti svaki put kada nešto kupite. Upotrijebite gornje prijedloge, kao što su način plaćanja i pitanje za opis, kako biste dobili što više detalja. To će nam dobro doći kasnije kada interpretiramo sve rezultate iz obrasca.
• Upotrijebite gumb za pregled (ikona oka) na vrhu Google obrazaca^{(Google Forms)} da biste dobili URL svog obrasca. Možete ga podijeliti s bilo kim s kim želite koristiti obrazac ili ga poslati sebi kako bi mu bio lako dostupan s vašeg telefona.

To nije potrebno, ali vaš obrazac također može uključivati ​​slike, naslove i jedinstvenu shemu boja. Šareni obrazac mogao bi učiniti praćenje troškova zabavnim, ako je to uopće moguće! Ikona boje na vrhu stranice je mjesto gdje idete za te promjene.

Postavite izračune^{(Set Up Calculations)}

Svaki unos iz vašeg obrasca skupljen je u lijepo oblikovanu proračunsku tablicu na Google tablicama^{(Google Sheets)} . Odaberite ODGOVORI^{(RESPONSES )} na vrhu obrasca, a zatim kliknite ikonu proračunske tablice da biste preimenovali proračunsku tablicu (ako želite).

Nakon što se proračunska tablica otvori, stvorite novu karticu pri dnu i nazovite je nešto poput Izračuni^{(Calculations)} . 

Odatle možete učiniti sve što Google tablice^(Sheets) podržava: zbrojiti sve svoje troškove za određeno vremensko razdoblje, izraditi grafikone za vizualno razumijevanje vaših troškova, vidjeti tko troši najviše novca, utvrditi koje trgovine vas najviše koštaju, itd. .

Korištenje tih vrsta formula u Google tablicama^{(Google Sheets)} je izvan dosega ovog članka, ali pogledajmo nešto stvarno jednostavno kao što je zbrajanje svih troškova za svaku osobu kako bismo stvarno mogli vidjeti tko najviše troši. Uvijek možete prilagoditi formulu kako biste ukupno potrošili u svakoj trgovini.

Najlakši način da zbrojite sve troškove, bez obzira na osobu koja je izvršila transakciju, je da pokrenete formulu zbroja^(sum) , ovako:

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

Ovaj izračun funkcionira za naš primjer jer se stupac cijene iz odgovora obrasca nalazi u stupcu B.

Evo formule Google tablica^{(Google Sheets)} koja pokazuje mnogo detaljniji pogled na to koliko svaka osoba troši:

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

Način na koji to funkcionira je unos sumifa^(sumif) , a zatim odabir stupca koji sadrži imena ( G u našem primjeru). Sljedeći dio je identificiranje imena, Jeff . Konačno, odaberite naslov stupca s cijenama tako da će, kada drugi stupac odgovara nazivu koji tražimo, dodati samo te cijene.

Pregledajte Googleov popis funkcija Google tablica^{(list of Google Sheets functions)} za neke druge načine tumačenja podataka iz vašeg obrasca. Drugi način da vidite svoje troškove je grafikon ili grafikon; Google ima vodič^{(Google has a tutorial)} za to.

How To Use Google Forms As An Expense Tracker

An expense tracker is vital if you’re budgeting or yoυ need to know where your money is going. Google Forms is a free form builder that works great as an expenѕe tracker.

Google Forms is heavily customizable, so while it can also be used as a survey, RSVP tool, contact form, product signup sheet, or any other question/answer form, you can make it into a custom expense tracker by choosing expense-related questions.

A Google Forms expense tracker can keep tabs on anything you want regarding a transaction, and since it works great from a phone, you’ll have it with you wherever you go.

You can stop saving receipts or trying to decipher a charge on your credit card; just pull up your expense tracker right after you spend money to record all the important details and submit it to a spreadsheet you can review later.

Tip: See our list of the best budgeting and expense tracking apps for some other ways to track expenses. They’re not as customizable as Google Forms but they do have their own benefits.

Decide What To Track

The idea of an expense tracker is to keep tabs on what you’re spending your money on, so there are a few basic details that the form needs to include. But depending on what you’re wanting to track, you might need some extra fields in the form.

Here are some examples of what you might want to track:

• Price: How much is this transaction?
• Store: Where are you spending the money?
• Description: What are you spending money on?
• Category: What type of purchase is it (entertainment, food, bill, etc.)?
• Payment method used: How are you paying for it (which card/bank/app)?
• Who ran the expense: If there are multiple people using the form
• Notes: Any extra notes you need to make?

When deciding what to include in a Google Forms expense tracker, keep in mind that you want the fields to be as broad as possible so that they can apply to anything you’re purchasing. You don’t necessarily need a field that asks what kind of food you’re buying, for example, unless this is solely a food expense tracker; you might want to also use this for recording rent payment and phone bills.

On that note, you can make any of the fields in your expense tracker form required or not required. So, if you do want a really specific field for something, just make it not required so that you don’t have to use it for every transaction.

Build The Google Forms Expense Tracker

This is a sample expense tracker, so yours, by no means, needs to look exactly like this one. We’re using broad questions with even broader answer options to show how this works. You’ll learn that editing the form is extremely easy, so you shouldn’t have any problem customizing it for yourself.

• Open Google Forms.
• Select Blank to start a new form.
• Rename your form to something recognizable.
• Select the first box and change it to Short answer.

• Name this one Price, confirm that Is number is shown, and then mark the Required button.

• Use the plus sign from the menu off to the right to add a new question, but this time choose Multiple choice.
• Name this one Store, and then fill out the answer options with the usual stores you shop at. Other is added by default, so if you end up making a purchase from a different store, you can type it in there.

• Continue through the form making all the different questions you want to ask yourself each time you buy something. Use the suggestions above, like the payment method and description question, to provide yourself with as much detail as possible. This will come in handy later when we interpret all the results from the form.
• Use the preview button (the eye icon) at the top of Google Forms to get the URL to your form. You can share this with anyone you want to use the form with, or send it to yourself so that it’s easily accessible from your phone.

This isn’t necessary, but your form can also include images, headings, and a unique color scheme. A colorful form might make tracking expenses fun, if that’s at all possible! The paint icon at the top of the page is where you go for those changes.

Set Up Calculations

Every entry from your form is gathered in a nicely formatted spreadsheet at Google Sheets. Select RESPONSES from the top of your form and then click the spreadsheet icon to rename the spreadsheet (if you want).

After the spreadsheet opens, create a new tab at the bottom and name it something like Calculations. 

From there, you can do anything that Google Sheets supports: add up all your expenses for a given time period, create graphs for a visual understanding of your expenses, see who’s spending the most money, identify which stores are costing you the most, etc.

Using those types of formulas in Google Sheets is out of the scope of this article, but let’s look at something really simple like adding up all the expenses for each person so that we can really see who’s spending the most. You can always adapt the formula to total how much you’re spending at each store.

The easiest way to total all the expenses regardless of the person who did the transaction, is to run the sum formula, like this:

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

This calculation works for our example because the price column from the form responses is in column B.

Here’s a Google Sheets formula that shows a much more detailed look at how much each person is spending:

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

The way this works is by entering sumif and then choosing the column that contains the names (G in our example). The next part is identifying the name, Jeff. Finally, select the column heading with the prices so that when the other column matches the name we’re after, it will add just those prices.

Look through Google’s list of Google Sheets functions for some other ways to can interpret the data from your form. Another way to see your expenses is with a chart or graph; Google has a tutorial on doing that.

Related posts

• 5 funkcija skripte Google Sheets koje trebate znati

• Kako ukloniti obrube tablice u Google dokumentima

• 4 načina za pretvaranje Excela u Google tablice

• Kako vam Google Docs Chat pomaže u suradnji na dokumentima

• Kako umetnuti vodeni žig u Word i Google dokumente

• Promijenite u pejzažnu orijentaciju u Google dokumentima

• Google Slides vs Microsoft PowerPoint – Koje su razlike?

• Kako popraviti Outlook zaglavljen pri učitavanju profila

• Što je Microsoft 365?

• Popravi pogrešku neslaganja početne oznake završne oznake pri otvaranju DOCX datoteka

• Google tablice u odnosu na Microsoft Excel – koje su razlike?

• Popravite poruku o pogrešci MS Officea "Ne mogu provjeriti licencu".

• Kako postaviti potvrde o čitanju u Outlooku

• Umetnite metak usred rečenice u riječi

• Korištenje Excelovog alata za traženje cilja analize Što ako

• Neka OpenOffice Writer izgleda i funkcionira više poput Microsoft Worda

• Što su Microsoftovi timovi i kako funkcioniraju?

• 10 alata za oporavak izgubljene ili zaboravljene Outlook PST lozinke

• Kako pronaći i zamijeniti riječi u MS Wordu i Google dokumentima

• Kako koristiti funkciju CONCATENATE u Google tablicama