Uvijek je strašna tragedija kada netko izgubi nešto važno na čemu je radio jer nije ispravno spremio svoj dokument. To se događa češće nego što mislite korisnicima Excela^(Excel) i Worda^(Word) !

Srećom, Microsoft je dodao puno značajki u posljednjih nekoliko verzija koje pomažu smanjiti šanse za gubitak podataka zbog rušenja, nestanka struje, slučajnih brisanja itd. Jedna značajka se zove AutoRecover , a druga, manje poznata značajka, naziva se AutoBackup .

U ovom članku govorit ću o tome kako konfigurirati obje opcije kako bi vaši podaci bili što sigurniji. Također bih želio napomenuti da vam najnovije verzije sustava Office omogućuju spremanje dokumenata izravno na OneDrive , što je dobra opcija za razmatranje jer ćete i dalje moći pristupiti svom poslu čak i ako vam tvrdi disk pokvari.

Excel AutoRecover

Značajka automatskog oporavka^{(Auto Recover)} uključena je prema zadanim postavkama i u osnovi automatski sprema vaš dokument na privremeno mjesto nakon zadanog vremenskog intervala. Da biste vidjeli postavke automatskog oporavka^{(AutoRecover)} , kliknite na Datoteka^(File) , a zatim na Opcije^(Options) .

Kliknite na Spremi^(Save) na lijevom izborniku i vidjet ćete opciju AutoRecover pod Spremi radne knjige^{( Save Workbooks)} .

Prema zadanim postavkama, informacije o automatskom oporavku^{(AutoRecover)} spremaju se svakih 10 minuta. Osim intervala, Excel mora biti neaktivan 30 sekundi prije nego što se podaci spremaju. Također, automatski spremljene informacije spremaju se na ovdje navedeno mjesto datoteke^{(AutoRecover file location)} za automatsko obnavljanje . Pa kako to funkcionira? U osnovi^(Basically) , recimo da imate radni list poput onog ispod i da ste ga spremili.

Sada recimo da dodam sljedeće podatke u Excel proračunsku tablicu i pričekam oko 10 minuta bez spremanja dokumenta. Budući da je interval automatskog oporavka^{(AutoRecover)} postavljen na 10 minuta, morate pričekati barem toliko da se podaci spremaju.

U mom slučaju, simulirao sam pad Excela^(Excel) tako što sam otvorio upravitelj zadataka i ubio Excel proces. Nakon toga sam ponovno otvorio Excel i odmah vidio opciju pod nazivom Prikaži obnovljene datoteke^{(Show Recovered Files)} .

Ako kliknete na to, prikazat će se popis Excel datoteka koje se mogu oporaviti. U mom slučaju, imao je originalnu datoteku, koja je imala podatke samo u A1 i A2, a imala je i datoteku AutoRecovered , koja je uključivala podatke koje nisam spremio na disk.

Klikom na bilo koju stavku na popisu otvorit će se još jedna instanca Excela^(Excel) koja prikazuje podatke u toj datoteci. Općenito, ovo je stvarno korisna značajka za ona vremena kada niste spremili sav svoj rad, ali Excel neočekivano završava.

Glavni nedostatak ove značajke je taj što su podaci AutoRecover pohranjeni na istom tvrdom disku kao i vaša datoteka, pa ako se nešto dogodi vašem tvrdom disku, sve će nestati. Možete promijeniti lokaciju u gornjim postavkama na zasebni tvrdi disk ili čak na mrežnu lokaciju, što toplo preporučujem.

Imajte na umu da Excel^{(AutoRecover)} također automatski briše podatke o automatskom oporavku^(Excel) u sljedećim okolnostima:

1. Datoteku spremate ručno ili pomoću Datoteka^(File) – Spremi kao^{(Save As)} .
2. Zatvorite datoteku ili zatvorite Excel (bez obzira na to jeste li spremili datoteku ili ne)
3. Automatski oporavak^{(AutoRecover)} isključite u potpunosti ili samo za radnu knjigu

Dakle, u osnovi, kad god spremite datoteku, ona se rješava podataka AutoRecover . Osim toga, ako ručno zatvorite Excel i odlučite da ne spremate podatke, izbrisat će se podaci AutoRecover . Samo^(Just) imajte to na umu kada koristite ovu značajku. Ako ste veliki korisnik Excela^(Excel) , predlažem da postavite interval automatskog oporavka^{(AutoRecover)} na nešto poput 2 ili 3 minute umjesto 10.

AutoBackup

Još jedna značajka za koju mnogi ljudi zapravo ne znaju je AutoBackup . Da biste ga koristili, prvo morate ići i spremiti datoteku da biste došli do dijaloškog okvira Spremi . ^(Save)Ako već imate spremljeni Excel dokument, idite na Datoteka^(File) , a zatim Spremi kao^{(Save As)} i odaberite lokaciju. Kada to učinite, prikazat će se dijaloški okvir Spremi kao^{(Save As)} .

U dijaloškom okviru kliknite na gumb Alati^(Tools) koji se nalazi lijevo od gumba Spremi^(Save) . Vidjet ćete nekoliko opcija, od kojih je jedna Opće opcije^{(General Options)} . Kada kliknete na to, pojavit će se mali prozor s još nekoliko opcija.

Samo naprijed i potvrdite okvir Uvijek stvori sigurnosnu kopiju^{(Always create backup)} . Kliknite U redu^{(Click OK)} i sada kada spremite datoteku, izradit će se i Excel datoteka sigurnosne kopije s nastavkom .XLK. Imajte na umu da će prvi put kada to učinite datoteke biti potpuno iste. Ako izvršite izmjene u izvornoj datoteci, a zatim je ponovno spremite, datoteka sigurnosne kopije i dalje će ostati ista (izvorni podaci). Međutim, treći put kada je spremite, datoteka sigurnosne kopije bit će ažurirana informacijama do drugog spremanja.

U osnovi, datoteka sigurnosne kopije uvijek je jedna verzija iza trenutne verzije. Dakle, ako ste napravili hrpu promjena, spremili datoteku i zatim se htjeli vratiti na verziju koja nije imala te promjene, možete jednostavno otvoriti datoteku sigurnosne kopije.

Datoteka je spremljena na istom mjestu kao i izvorna datoteka i čini se da ne postoji način da se to promijeni. Ova značajka ne dodaje puno sigurnosti vašem dokumentu, ali je dobra u određenim okolnostima.

Omogućavanje ovih značajki sigurnosnog kopiranja i oporavka u Excelu^(Excel) će vas, nadamo se, spasiti od gubitka važnih podataka. Uvijek je dobra opcija koristiti pohranu u oblaku (kao što je OneDrive ) kao dodatnu sigurnosnu mrežu u slučaju da vaše računalo katastrofalno otkaže. Ako imate bilo kakvih pitanja, slobodno komentirajte. Uživati!

How to Use Excel AutoRecover and AutoBackup Features

It’s always a terrible tragedy when someone loses something important they were working on because they didn’t save their document properly. This happens more often than you would think to Excel and Word users!

Luckily, Microsoft has added a lot of features in the last couple of versions that help reduce the chances of losing data due to crashes, power outages, accidental deletions, etc. One feature is called AutoRecover and the second, less-commonly known feature, is called AutoBackup.

In this article, I’ll talk about how to configure both options so that your data is as safe as possible. I would also like to mention that the latest versions of Office allow you to save documents directly to OneDrive, which is a good option to consider because you’ll still be able to access your work even if your hard drive fails.

Excel AutoRecover

The Auto Recover feature is turned on by default and basically saves your document automatically into a temporary location after a set time interval. To view the AutoRecover settings, click on File and then Options.

Click on Save in the left-hand menu and you’ll see the AutoRecover option under Save Workbooks.

By default, AutoRecover information is saved every 10 minutes. In addition to the interval, Excel has to be idle for 30 seconds before the data will be saved. Also, the autosaved information is saved in the AutoRecover file location listed here. So how does it work? Basically, let’s say you have a worksheet like the one below and you have it saved.

Now let’s say I add the following data to the Excel spreadsheet and wait about 10 minutes without saving my document. Since the AutoRecover interval is set for 10 minutes, you need to wait at least that long for the data to be saved.

In my case, I simulated an Excel crash by opening the task manager and killing the Excel process. After that, I reopened Excel and immediately saw an option called Show Recovered Files.

If you click on that, it will bring up a list of Excel files that can be recovered. In my case, it had the original file, which had data in just A1 and A2, and it also had the AutoRecovered file, which included the data that I had not saved to disk.

Clicking on any of the items in the list will open another instance of Excel showing the data in that particular file. Overall, this is a really useful feature for those times when you didn’t save all your work, but Excel ends unexpectedly.

The major downside to this feature is that the AutoRecover data is stored on the same hard drive as your file, so if something happens to your hard drive, everything will be gone. You can change the location in the settings above to a separate hard drive or even to a network location, which I highly recommend.

Note that AutoRecover information is also deleted automatically by Excel in the following circumstances:

1. You save the file manually or by using File – Save As.
2. You close the file or quit Excel (whether you save the file or not)
3. You turn off AutoRecover completely or for just the workbook

So basically, whenever you save the file, it gets rid of the AutoRecover data. In addition, if you manually quit Excel and choose not to save the data, it will delete the AutoRecover data. Just keep that in mind when using this feature. If you are a heavy Excel user, I would suggest setting the AutoRecover interval to something like 2 or 3 minutes instead of 10.

AutoBackup

Another feature that not many people really know about it is AutoBackup. To use it, you have to first go and save your file to get to the Save dialog box. If you already have a saved Excel document, go to File and then Save As and choose a location. When you do this, it’ll bring up the Save As dialog.

In the dialog, click on the Tools button that is to the left of the Save button. You’ll see a couple of options, one of which is General Options. When you click on that, a small window will appear with some more options.

Go ahead and check the Always create backup box. Click OK and now when you save the file, an Excel backup file will also be created with a .XLK extension. Note that the first time you do this, the files will be exactly the same. If you make edits to the original file and then save it again, the backup file will still remain the same (the original data). The third time you save it, however, the backup file will be updated with information up to the second save.

Basically, the backup file is always one version behind the current version. So if you made a bunch of changes, saved your file and then wanted to go back to the version that didn’t have those changes, you could just open the backup file.

The file is saved in the same location as the original file and there doesn’t seem to be a way to change that. This feature doesn’t add a whole lot of safety to your document, but it’s good in certain circumstances.

Enabling these backup and recovery features in Excel will hopefully save you from losing important data. It’s always a good option to use cloud storage (like OneDrive) as an extra safety net in case your computer catastrophically fails. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• Dodajte liniju trenda linearne regresije dijagramu raspršenja programa Excel

• Kako napraviti histogram u Excelu

• Kako sigurno lozinkom zaštititi Excel datoteku

• Kako napraviti dijagram toka u Wordu i Excelu

• Kako stvoriti naljepnice u Wordu iz Excel proračunske tablice

• Kako pratiti promjene u Excelu

• Vodič za sve ekstenzije Excel datoteka i što one znače

• Kako promijeniti pozadinu u Microsoftovim timovima

• Kako stvoriti popis distribucije u Outlooku

• Kako razumjeti analizu što ako u Microsoft Excelu

• Kako filtrirati podatke u Excelu

• Kako koristiti COUNTIFS, SUMIFS, AVERAGEIFS u Excelu

• Kako koristiti Sparklines u Excelu

• Kako se prebacivati ​​između radnih listova u Excelu

• Vodič za osnove Microsoft Excela – Učenje kako koristiti Excel

• Koristite novu funkciju "Umetanje podataka iz slike" u programu Excel Mobile

• 13 OneNote savjeta i trikova za bolje organiziranje bilješki

• Umetnite Excel radni list u Word dokument

• Kako automatski sigurnosno kopirati Word dokument na OneDrive

• Kako ukloniti, razbiti ili razbiti zaboravljenu Excel XLS lozinku