Ako imate pretplatu na Office 365 , jedna od aplikacija kojoj možete pristupiti je Access . To je alat za stvaranje raznih vrsta baza podataka i izvješća na vašem računalu. Ako tražite metodu za izradu baze podataka, MS Access je najbolji način da to učinite bez obzira želite li izgraditi jednostavnu ili složenu bazu podataka.

Alat možete koristiti za izgradnju baze podataka, izradu obrazaca za unos podataka, filtriranje podataka pomoću prilagođenih upita i generiranje izvješća iz svojih podataka. Postoje čarobnjaci korak-po-korak koji će vam pomoći u stvaranju ovih stavki tako da nije previše teško koristiti.

Kako izgraditi praznu bazu podataka s MS Accessom^{(How To Build a Blank Database With MS Access)}

Prva stvar koju trebate učiniti je izgraditi bazu podataka. Da biste to učinili, pokrenite novu bazu podataka u Accessu^(Access) . U nju će se spremati vaše podatkovne tablice, obrasci, upiti i izvješća. Da biste to učinili, možete upotrijebiti jedan od mnogih predložaka koje nudi Access ili izraditi jedan od nule.

Ovdje ćemo izgraditi bazu podataka koja pohranjuje podatke o učenicima i koristit ćemo prazan predložak baze podataka.

1. Pokrenite aplikaciju Access^{(Launch the Access app)} na računalu.
2. Kliknite Novo^(New) na lijevoj bočnoj traci za stvaranje nove baze podataka.
3. Odaberite opciju Prazna baza podataka^{(Blank database)} na desnom bočnom oknu da biste stvorili novu praznu bazu podataka.

1. Kliknite^(Click) na malu ikonu mape i odaberite put za spremanje vaše baze podataka. Zatim kliknite gumb na kojem piše Create .

1. Tako gradite bazu podataka s Accessom^(Access) . Vaša baza podataka bi trebala biti dostupna na navedenom putu.

Napravite tablicu u svojoj bazi podataka^{(Create a Table In Your Database)}

Osnova svake baze podataka su tablice. To su ove tablice u kojima se vaši podaci spremaju u različite stupce i to je ono na čemu možete pokrenuti upite i generirati izvješća.

Kada izgradite novu bazu podataka u Accessu^(Access) , otvara se zaslon za izradu nove tablice u prikazu podatkovne tablice. S ovim prikazom nije najlakše raditi pa ga morate promijeniti u prikaz dizajna, a zatim izraditi stupce tablice.

1. Desnom tipkom miša kliknite^{(Right-click)} novostvorenu tablicu i odaberite Prikaz dizajna^{(Design View)} .

1. Od vas će se tražiti da prvo spremite tablicu. Unesite naziv za tablicu i kliknite na OK .

1. Sljedeći zaslon vam omogućuje dodavanje stupaca i njihovih tipova podataka u tablicu. Zadržite prvi stupac kakav jest jer generira jedinstveni ID za svaku vašu stavku.
2. Dok gradimo bazu podataka učenika, stavite pokazivač u drugo polje i upišite Ime učenika^{(Student Name)} . Odaberite Kratki tekst^{(Short Text)} u polju Vrsta podataka^{(Data Type)} .

1. Unesite dob^(Age) kao sljedeće ime polja i odaberite Broj^(Number) s padajućeg izbornika Vrsta podataka .^{(Data Type)}

1. Dodajte posljednji stupac s nazivom Država^(Country) i kratkim tekstom^{(Short Text)} kao tipom podataka.

1. Pritisnite Ctrl + S da biste spremili tablicu.

Napravite obrazac za unos podataka u svoju bazu podataka^{(Create a Form For Data Entry In Your Database)}

Iako možete otvoriti tablicu u prikazu podatkovne tablice i dodati joj potrebne podatke, obrazac će vam pružiti lakši način za unos podataka. Također se nećete morati miješati s bilo kojim drugim podacima u tablici jer vam obrazac omogućuje uređivanje samo jednog po jednog unosa.

Možete koristiti čarobnjak za pristupne obrasce za izradu obrasca za unos podataka^{(create a form for data entry)} s odabranim poljima.

1. Dok je Access još uvijek otvoren s vašom bazom podataka, kliknite karticu Kreiraj^(Create) na vrhu i odaberite opciju koja kaže Čarobnjak za obrasce^{(Form Wizard)} .

1. Od vas će se tražiti da odaberete polja koja želite koristiti u svom obrascu. Odaberite sve za što ćete trebati unijeti vrijednost i kliknite na ikonu strelice udesno da biste ih dodali na popis. Zatim kliknite na Sljedeće^(Next) na dnu.

1. Sljedeći zaslon nudi četiri izgleda obrazaca za odabir. Kliknite^(Click) na bilo koji izgled i pregled će se pojaviti na lijevoj strani. Nakon što ste odabrali, kliknite na Sljedeće^(Next) pri dnu.

1. Unesite naziv za obrazac i pritisnite Završi^(Finish) .

1. Obrazac bi se trebao otvoriti i omogućiti vam dodavanje podataka u svoju tablicu.

Napravite upit za filtriranje podataka u svojoj bazi podataka^{(Create a Query To Filter Data In Your Database)}

Upit vam omogućuje filtriranje podataka spremljenih u vašim tablicama pomoću različitih prilagođenih kriterija. Na primjer, ako želite dohvatiti podatke učenika starijih od 20 godina i koji žive u SAD-u, možete stvoriti upit i generirati tablicu u kojoj se nalaze samo studenti koji odgovaraju vašim kriterijima.

1. Kliknite karticu Kreiraj^(Create) na vrhu i odaberite Čarobnjak za upite^{(Query Wizard)} .

1. Odaberite prvu opciju koja kaže Simple Query Wizard i pritisnite OK .

1. Odaberite tablicu i polja koja želite uključiti u upit i kliknite Dalje^(Next) .

1. Odaberite opciju Detalji^(Detail) na sljedećem zaslonu i kliknite na Sljedeće^(Next) pri dnu.

1. Unesite naziv za svoj upit i pritisnite Završi^(Finish) pri dnu.

1. Desnom tipkom miša kliknite svoj novostvoreni upit i odaberite Prikaz dizajna^{(Design View)} . Ovaj prikaz ćete koristiti za unos kriterija za svoj upit.

1. Sljedeći zaslon vam omogućuje da odredite filtre za vaš upit. Napravimo pravilo koje prikazuje samo studente koji imaju 20 ili više godina i koji su iz SAD-a.
   
   Upišite >=20 u okvir Kriteriji^(Criteria) za polje Dob^(Age) .
   
   Unesite SAD^(US) u redak Kriteriji za polje ^(Criteria)Zemlja^(Country) .

1. Pritisnite Ctrl + S da biste spremili promjene.
2. Dvaput kliknite^{(Double-click)} na svoj upit na lijevoj bočnoj traci i vidjet ćete filtriranu verziju svojih podataka.

Kako izraditi izvješće baze podataka u Accessu^{(How To Build a Database Report In Access)}

Izvješća se obično koriste za iznošenje podataka iz Accessa^(Access) i njihovo pregledavanje kao samostalne datoteke. Access vam omogućuje generiranje izvješća za odabrane tablice i polja i koristi isti stil čarobnjaka kao obrasci i upiti za izradu izvješća.

1. Kliknite karticu Kreiraj^(Create) na vrhu i odaberite Čarobnjak za izvješća^{(Report Wizard)} .

1. Dodajte polja koja biste željeli imati u svom izvješću i kliknite na Sljedeće^(Next) .

1. Ako želite odrediti narudžbe za grupiranje, to možete učiniti na ovom zaslonu. Zatim pritisnite Sljedeće^(Next) .

1. Ako želite razvrstati svoje zapise po polju, to možete učiniti na ovom zaslonu. Zatim kliknite na Next .

1. Odaberite izgled izvješća i pritisnite Sljedeće^(Next) .

1. Unesite naziv izvješća i kliknite na Završi^(Finish) .

1. Desnom tipkom miša kliknite^{(Right-click)} izvješće i odaberite Pregled ispisa^{(Print Preview)} .

1. Kliknite na PDF ili XPS^{(PDF or XPS )} na vrhu da biste ga spremili u bilo koji od ovih formata.

Vaša puna baza podataka s tablicama, obrascima, upitima i izvješćima je spremna.

Kako gradite svoje baze podataka^{(build your databases)} ? Ako koristite Access , koristite li gore navedene značajke? Javite nam u komentarima ispod.

How To Build a Database With Microsoft Access

If you hаve an Office 365 subscription, one of the apps you can acceѕs is Access. It’ѕ a tool to create variouѕ types of databases and reports on your computer. If yоu’re looking for а method on how to build a database, MS Access is the best way to do it whether you want to build a simple or a complex database.

You can use the tool to build a database, create forms for data entries, filter your data using custom queries, and generate reports out of your data. There are step-by-step wizards to help you create these items so it’s not too difficult to use.

How To Build a Blank Database With MS Access

The first thing you need to do is build a database. To do this, start a new database in Access. Your data tables, forms, queries, and reports will be saved in it. To do it, you can either use one of the many templates that Access provides or build one from scratch.

Here we’ll build a database that stores student information and we’ll be using a blank database template.

1. Launch the Access app on your computer.
2. Click on New in the left sidebar to create a new database.
3. Select the Blank database option on the right-hand side pane to create a new blank database.

1. Click on the little folder icon and choose a path to save your database. Then, click on the button that says Create.

1. That’s how you build a database with Access. Your database should be available at the specified path.

Create a Table In Your Database

The base of any database is tables. It’s these tables where your data is saved in various columns, and this is what you can run queries on and generate reports from.

When you build a new database in Access, it opens the new table creation screen in the datasheet view. This view isn’t the easiest to work with and so you need to change it to the design view and then create your table columns.

1. Right-click on the newly created table and select Design View.

1. It’ll prompt you to save your table first. Enter a name for the table and click on OK.

1. The following screen lets you add columns and their data-types to the table. Keep the first column as-is because it generates a unique ID for each of your items.
2. As we’re building a student database, put your cursor in the second field and type Student Name. Choose Short Text from the Data Type field.

1. Enter Age as the next field name and choose Number from the Data Type dropdown menu.

1. Add the last column with the name Country and Short Text as the data type.

1. Press Ctrl + S to save the table.

Create a Form For Data Entry In Your Database

While you can open the table in datasheet view and add the required data to it, a form will provide you with an easier way to input your data. You’ll also not have to meddle with any other data in the table as a form only lets you edit one entry at a time.

You can use the Access’ form wizard to create a form for data entry with your chosen fields.

1. While Access is still open with your database, click on the Create tab at the top and choose the option that says Form Wizard.

1. It’ll ask you to select the fields you want to use in your form. Select all that you’ll need to enter a value for and click on the right arrow icon to add them to the list. Then click on Next at the bottom.

1. The following screen offers four form layouts to choose from. Click on any layout and a preview will appear on the left side. Once you’ve made a selection, click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your form and hit Finish.

1. The form should open letting you add data to your table.

Create a Query To Filter Data In Your Database

A query lets you filter the data saved in your tables using various custom criteria. For example, if you’re looking to retrieve the data of students who’re 20 years or older and live in the US, you can create a query and generate a table that only has the students in it that match your criteria.

1. Click on the Create tab at the top and select Query Wizard.

1. Choose the first option that says Simple Query Wizard and hit OK.

1. Select the table and the fields you want to include in the query and click on Next.

1. Choose the Detail option on the following screen and click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your query and hit Finish at the bottom.

1. Right-click on your newly created query and choose Design View. You’ll use this view to enter the criteria for your query.

1. The following screen lets you specify the filters for your query. Let’s create a rule that only shows students who are 20 years or older and are from the US.
   
   Type >=20 in the Criteria box for the Age field.
   
   Enter US in the Criteria row for the Country field.

1. Press Ctrl + S to save the changes.
2. Double-click on your query in the left sidebar and you’ll see the filtered version of your data.

How To Build a Database Report In Access

Reports are usually used to bring data out of Access and to view them as standalone files. Access lets you generate reports for your chosen tables and fields and it uses the same wizard style as forms and queries to make reports.

1. Click on the Create tab at the top and select Report Wizard.

1. Add the fields you’d like to have in your report and click on Next.

1. If you want to specify any grouping orders, you can do that on this screen. Then hit Next.

1. If you want to sort your records by a field, you can do that on this screen. Then click on Next.

1. Select a report layout and hit Next.

1. Enter a name for the report and click on Finish.

1. Right-click on the report and choose Print Preview.

1. Click on PDF or XPS at the top to save it in either of these formats.

Your full database with tables, forms, queries, and reports is ready.

How do you build your databases? If you use Access, do you use the features mentioned above? Let us know in the comments below.

Related posts

• Microsoft Outlook se ne otvara? 10 načina za popravak

• Kako stvoriti PDF dokumente u Microsoft Officeu

• Kako prikazati broj riječi u Microsoft Wordu

• Kako izvesti svoje e-poruke iz Microsoft Outlooka u CSV ili PST

• Neka OpenOffice Writer izgleda i funkcionira više poput Microsoft Worda

• Google Slides vs Microsoft PowerPoint – Koje su razlike?

• gospođice Hotmail? Objašnjenje usluga e-pošte Microsoft Outlooka

• Najbolje nove značajke u sustavu Microsoft Office 2019

• Kako prilagoditi vrpcu Microsoft Officea

• Kako umetnuti vodoravnu liniju u Microsoft Word

• Kako pronaći i zamijeniti tekst u programu Microsoft Word

• Razlike između Microsoft Excel Onlinea i Excela za stolna računala

• Kako stvoriti grupni kalendar u Microsoft 365

• Kako crtati u programu Microsoft Word

• Kako dodati nove fontove u Microsoft Word

• Kako ispisati na omotnicu u programu Microsoft Word

• Kako popraviti pogrešku Bookmark Not Defined u Wordu

• Stvorite ili generirajte tipkovničke prečace za Microsoft Office

• Kako diktirati dokumente u programu Microsoft Word

• Microsoft Office Visual Refresh: 8 stvari koje treba znati