Nedavno sam napisao članak o tome kako koristiti funkcije sažetka u Excelu^{(how to use summary functions in Excel)} za jednostavno sažimanje velikih količina podataka, ali taj je članak uzeo u obzir sve podatke na radnom listu. Što ako želite pogledati samo podskup podataka i sažeti podskup podataka?

U Excelu^(Excel) možete stvoriti filtre na stupcima koji će sakriti retke koji ne odgovaraju vašem filtru. Osim toga, možete koristiti i posebne funkcije u Excelu^(Excel) za sažimanje podataka koristeći samo filtrirane podatke.

U ovom članku provest ću vas kroz korake za stvaranje filtara u Excelu^(Excel) i korištenje ugrađenih funkcija za sažetak tih filtriranih podataka.

Izradite jednostavne filtre u Excelu

U Excelu^(Excel) možete stvoriti jednostavne filtre i složene filtre. Počnimo s jednostavnim filterima. Kada radite s filterima, uvijek biste trebali imati jedan red na vrhu koji se koristi za oznake. Nije uvjet da imate ovaj red, ali to čini rad s filterima malo lakšim.

Iznad, imam neke lažne podatke i želim stvoriti filtar u stupcu Grad . ^(City)U Excelu^(Excel) je to vrlo jednostavno za napraviti. Samo naprijed i kliknite na karticu Podaci^(Data) na vrpci, a zatim kliknite na gumb Filter . Ne morate odabrati ni podatke na listu niti kliknuti u prvom redu.

Kada kliknete na Filter , svaki stupac u prvom retku automatski će imati dodan mali padajući gumb na samoj desnoj strani.

Sada samo naprijed i kliknite na padajuću strelicu u stupcu Grad . ^(City)Vidjet ćete nekoliko različitih opcija, koje ću objasniti u nastavku.

Na vrhu možete brzo sortirati sve retke prema vrijednostima u stupcu Grad . ^(City)Imajte na umu da kada sortirate podatke, premjestit će se cijeli redak, a ne samo vrijednosti u stupcu Grad . ^(City)To će osigurati da vaši podaci ostanu netaknuti kao i prije.

Također, dobra je ideja dodati stupac na samom početku pod nazivom ID i numerirati ga od jednog do koliko god redaka imate u svom radnom listu. Na ovaj način uvijek možete sortirati prema ID stupcu i vratiti svoje podatke istim redoslijedom kojim su bili izvorno, ako vam je to važno.

Kao što vidite, svi podaci u proračunskoj tablici sada su razvrstani na temelju vrijednosti u stupcu Grad . ^(City)Do sada nijedan red nije skriven. Pogledajmo sada potvrdne okvire na dnu dijaloga filtera. U mom primjeru imam samo tri jedinstvene vrijednosti u stupcu Grad^(City) i te tri se pojavljuju na popisu.

Otišao sam naprijed i poništio dva grada i ostavio jedan označen. Sada imam samo 8 redaka podataka koji su prikazani, a ostali su skriveni. Možete jednostavno reći da gledate filtrirane podatke ako provjerite brojeve redaka krajnje lijevo. Ovisno o tome koliko je redaka skriveno, vidjet ćete nekoliko dodatnih vodoravnih linija, a boja brojeva će biti plava.

Sada recimo da želim filtrirati drugi stupac kako bih dodatno smanjio broj rezultata. U stupcu C imam ukupan broj članova u svakoj obitelji i želim vidjeti samo rezultate za obitelji s više od dva člana.

Samo naprijed i kliknite na padajuću strelicu u stupcu C^{(Column C)} i vidjet ćete iste potvrdne okvire za svaku jedinstvenu vrijednost u stupcu. Međutim, u ovom slučaju želimo kliknuti na Filteri brojeva^{(Number Filters)} , a zatim kliknuti na Veće od^{( Greater Than)} . Kao što vidite, postoji i hrpa drugih opcija.

Pojavit će se novi dijaloški okvir i ovdje možete upisati vrijednost za filtar. Također možete dodati više od jednog kriterija s funkcijom AND ili OR. Mogli biste reći da želite retke u kojima je vrijednost veća od 2, a ne jednaka 5, na primjer.

Sada imam samo 5 redaka podataka: obitelji samo iz New Orleansa^{(New Orleans)} i s 3 ili više članova. Dovoljno lako^(Easy) ? Imajte na umu da možete jednostavno izbrisati filtar na stupcu klikom na padajući izbornik, a zatim klikom na vezu Obriši filtar iz "Naziv stupca"^{(Clear Filter From “Column Name”)} .

To je otprilike to za jednostavne filtre u Excelu^(Excel) . Vrlo su jednostavni za korištenje, a rezultati su prilično jednostavni. Pogledajmo sada složene filtre pomoću dijaloškog okvira Napredni filtri.^(Advanced)

Izradite napredne filtre u Excelu

Ako želite stvoriti naprednije filtre, morate koristiti dijaloški okvir Napredni^(Advanced) filtar. Na primjer, recimo da sam želio vidjeti sve obitelji koje žive u New Orleansu^{(New Orleans)} s više od 2 člana u obitelji ILI^(OR) sve obitelji u Clarksvilleu^{(Clarksville)} s više od 3 člana u obitelji I^(AND) samo one sa .EDU završnom e-adresom. Sada to ne možete učiniti jednostavnim filterom.

Da bismo to učinili, moramo malo drugačije postaviti Excelov list. ^(Excel)Samo naprijed i umetnite nekoliko redaka iznad skupa podataka i kopirajte oznake naslova točno u prvi red kao što je prikazano u nastavku.

Evo kako napredni filteri rade. Prvo morate upisati svoje kriterije u stupce na vrhu, a zatim kliknuti gumb Napredno^(Advanced) pod Sortiraj i filtriraj^{( Sort & Filter)} na kartici Podaci^(Data) .

Dakle, što točno možemo upisati u te ćelije? OK, pa krenimo s našim primjerom. Želimo vidjeti samo podatke iz New Orleansa^{(New Orleans)} ili Clarksvillea^{(Clarksville)} , pa ih upišite u ćelije E2 i E3.

Kada upisujete vrijednosti u različite retke, to znači ILI. Sada želimo obitelji New Orleansa^{(New Orleans)} s više od dva člana i obitelji Clarksville s više od 3 člana. Da biste to učinili, upišite >2 u C2 i >3 u C3.

Budući da su >2 i New Orleans u istom redu, to će biti AND operator. Isto vrijedi i za red 3 iznad. Konačno, želimo samo obitelji sa završnom e-adresom .EDU. Da biste to učinili, samo upišite *.edu u D2 i D3. Simbol * označava bilo koji broj znakova.

Nakon što to učinite, kliknite bilo gdje u svom skupu podataka, a zatim kliknite gumb Napredno^(Advanced) . Polje Raspon popisa^{(List Rang)} automatski će otkriti vaš skup podataka budući da ste kliknuli na njega prije nego što ste kliknuli gumb Napredno^(Advanced) . Sada kliknite na mali gumbić desno od gumba raspona kriterija^{(Criteria range)} .

Odaberite^(Select) sve od A1 do E3, a zatim ponovno kliknite na isti gumb da biste se vratili na dijaloški okvir Napredni filtar^{(Advanced Filter)} . Kliknite OK^{(Click OK)} i vaši bi podaci sada trebali biti filtrirani!

Kao što vidite, sada imam samo 3 rezultata koji odgovaraju svim tim kriterijima. Imajte na umu da se oznake za raspon kriterija moraju točno podudarati s oznakama za skup podataka kako bi to funkcioniralo.

Očito možete stvoriti puno kompliciranije upite pomoću ove metode, pa se poigrajte s njom kako biste dobili željene rezultate. Konačno, razgovarajmo o primjeni funkcija zbrajanja na filtrirane podatke.

Sažimanje filtriranih podataka

Sada recimo da želim zbrojiti broj članova obitelji na mojim filtriranim podacima, kako bih to mogao učiniti? Pa, očistimo naš filtar klikom na gumb Očisti^(Clear) na vrpci. Ne brinite, vrlo je jednostavno ponovno primijeniti napredni filtar jednostavnim klikom na gumb Napredno^(Advanced) i ponovno klikom na U redu.

Na dnu našeg skupa podataka dodajmo ćeliju pod nazivom Total , a zatim dodajmo funkciju zbrajanja za zbrajanje ukupnog broja članova obitelji. U mom primjeru upravo sam ukucao =SUM(C7:C31) .

Dakle, ako pogledam sve obitelji, imam ukupno 78 članova. Sada idemo naprijed i ponovno primijeniti naš Napredni^(Advanced) filtar i vidjeti što će se dogoditi.

Ups! Umjesto da prikažem točan broj, 11, i dalje vidim da je ukupno 78! Zašto je to? Pa, funkcija SUM ne zanemaruje skrivene retke, tako da još uvijek radi izračun koristeći sve retke. Srećom, postoji nekoliko funkcija koje možete koristiti za zanemarivanje skrivenih redaka.

Prvi je SUBTOTAL . Prije nego upotrijebimo bilo koju od ovih posebnih funkcija, htjet ćete izbrisati svoj filtar i zatim upisati funkciju.

Nakon što se filtar izbriše, nastavite i upišite =SUBTOTAL( i trebali biste vidjeti padajući okvir s gomilom opcija. Koristeći ovu funkciju, najprije odaberete vrstu funkcije zbrajanja koju želite koristiti pomoću broja.

U našem primjeru želim koristiti SUM , pa bih utipkao broj 9 ili jednostavno kliknuo na njega s padajućeg izbornika. Zatim upišite zarez i odaberite raspon ćelija.

Kada pritisnete enter, trebali biste vidjeti da je vrijednost 78 ista kao i prethodno. Međutim, ako sada ponovno primijenite filtar, vidjet ćemo 11!

Izvrsno! Upravo to želimo. Sada možete prilagoditi svoje filtre i vrijednost će uvijek odražavati samo retke koji se trenutno prikazuju.

Druga funkcija koja radi gotovo potpuno isto kao i funkcija SUBTOTAL je ^(SUBTOTAL)AGGREGATE . Jedina razlika je u tome što postoji još jedan parametar u funkciji AGGREGATE gdje morate navesti da želite zanemariti skrivene retke.

Prvi parametar je funkcija zbrajanja koju želite koristiti, a kao i kod SUBTOTAL , 9 predstavlja funkciju SUM . Druga je opcija gdje morate upisati 5 da biste zanemarili skrivene retke. Posljednji parametar je isti i raspon je ćelija.

Također možete pročitati moj članak o funkcijama sažetka kako biste detaljnije naučili kako koristiti funkciju AGGREGATE^{(use the AGGREGATE function)}  i druge funkcije kao što su MODE , MEDIAN , AVERAGE itd.^(AVERAGE)

Nadamo se da će vam ovaj članak dati dobro polazište za izradu i korištenje filtara u programu Excel^(Excel) . Ako imate bilo kakvih pitanja, slobodno ostavite komentar. Uživati!

How to Filter Data in Excel

I recently wrote an article on how to use summary functions in Excel to easily summarize large amounts of data, but that article took into account all data on the worksheet. What if you only want to look at a subset of data and summarize the subset of data?

In Excel, you can create filters on columns that will hide rows that do not match your filter. In addition, you can also use special functions in Excel to summarize data using only the filtered data.

In this article, I’ll walk you through the steps for creating filters in Excel and also using built-in functions to summarize that filtered data.

Create Simple Filters in Excel

In Excel, you can create simple filters and complex filters. Let’s start off with simple filters. When working with filters, you should always have one row at the top that is used for labels. It’s not a requirement to have this row, but it makes working with filters a bit easier.

Above, I have some fake data and I want to create a filter on the City column. In Excel, this is really easy to do. Go ahead and click on the Data tab in the ribbon and then click on the Filter button. You don’t have to select the data on the sheet or click in the first row either.

When you click on Filter, each column in the first row will automatically have a small dropdown button added at the very right.

Now go ahead and click on the dropdown arrow in the City column. You’ll see a couple of different options, which I will explain below.

At the top, you can quickly sort all the rows by the values in the City column. Note that when you sort the data, it will move the entire row, not just the values in the City column. This will ensure that your data remains intact just as it was before.

Also, it’s a good idea to add a column at the very front called ID and number it from one to however many rows you have in your worksheet. This way, you can always sort by the ID column and get your data back in the same order it was originally, if that is important to you.

As you can see, all the data in the spreadsheet is now sorted based on the values in the City column. So far, no rows are hidden. Now let’s take a look at the checkboxes at the bottom of filter dialog. In my example, I have only three unique values in the City column and those three show up in the list.

I went ahead and unchecked two cities and left one checked. Now I only have 8 rows of data showing and the rest are hidden. You can easily tell you are looking at filtered data if you check the row numbers at the far left. Depending on how many rows are hidden, you’ll see a few extra horizontal lines and the color of the numbers will be blue.

Now let’s say I want to filter on a second column to further reduce the number of results. In column C, I have the total number of members in each family and I want to only see the results for families with more than two members.

Go ahead and click on the dropdown arrow in Column C and you’ll see the same checkboxes for each unique value in the column. However, in this case, we want to click on Number Filters and then click on Greater Than. As you can see, there are a bunch of other options too.

A new dialog will pop up and here you can type in the value for the filter. You can also add more than one criteria with an AND or OR function. You could say you want rows where the value is greater than 2 and not equal to 5, for example.

Now I’m down to just 5 rows of data: families only from New Orleans and with 3 or more members. Easy enough? Note that you can easily clear a filter on a column by clicking on the dropdown and then clicking the Clear Filter From “Column Name” link.

So that’s about it for simple filters in Excel. They are very easy to use and the results are pretty straight-forward. Now let’s take a look at complex filters using the Advanced filters dialog.

Create Advanced Filters in Excel

If you want to create more advanced filters, you have to use the Advanced filter dialog. For example, let’s say I wanted to see all families that live in New Orleans with more than 2 members in their family OR all families in Clarksville with more than 3 members in their family AND only the ones with a .EDU ending email address. Now you can’t do that with a simple filter.

To do this, we need to setup the Excel sheet a little differently. Go ahead and insert a couple of rows above your set of data and copy the heading labels exactly into the first row like shown below.

Now here is how advanced filters work. You have to first type your criteria into the columns at the top and then click the Advanced button under Sort & Filter on the Data tab.

So what exactly can we type into those cells? OK, so let’s start with our example. We only want to see data from New Orleans or Clarksville, so let’s type those into cells E2 and E3.

When you type values on different rows, it means OR. Now we want New Orleans families with more than two members and Clarksville families with more than 3 members. To do this, type in >2 in C2 and >3 in C3.

Since >2 and New Orleans are on the same row, it will be an AND operator. The same is true for row 3 above. Finally, we want only the families with .EDU ending email address. To do this, just type in *.edu into both D2 and D3. The * symbol means any number of characters.

Once you do that, click anywhere in your dataset and then click on the Advanced button. The List Range field will automatically figure out your dataset since you clicked into it before clicking the Advanced button. Now click on the small little button at the right of the Criteria range button.

Select everything from A1 to E3 and then click on the same button again to get back to the Advanced Filter dialog. Click OK and your data should now be filtered!

As you can see, now I have only 3 results that match all of those criteria. Note that the labels for the criteria range have to match exactly with the labels for the dataset in order for this to work.

You can obviously create a lot more complicated queries using this method, so play around with it to get your desired results. Finally, let’s talk about applying summation functions to filtered data.

Summarizing Filtered Data

Now let’s say I want to sum up the number of family members on my filtered data, how would I got about doing that? Well, let’s clear our filter by clicking on the Clear button in the ribbon. Don’t worry, it’s very easy to apply the advanced filter again by simply clicking on the Advanced button and clicking OK again.

At the bottom of our dataset, let’s add a cell called Total and then add a sum function to sum up the total family members. In my example, I just typed =SUM(C7:C31).

So if I look at all families, I have 78 members total. Now let’s go ahead and reapply our Advanced filter and see what happens.

Whoops! Instead of showing the correct number, 11, I still see the total is 78! Why is that? Well, the SUM function does not ignore hidden rows, so it is still doing the calculation using all the rows. Luckily, there are a couple of functions you can use to ignore hidden rows.

The first is SUBTOTAL. Before we use any of these special functions, you will want to clear your filter and then type in the function.

Once the filter is cleared, go ahead and type in =SUBTOTAL( and you should see a dropdown box appear with a bunch of options. Using this function, you first pick the type of summation function you want to use using a number.

In our example, I want to use SUM, so I would type in the number 9 or just click on it from the dropdown. Then type a comma and select the range of cells.

When you press enter, you should see the value of 78 is the same as previously. However, if you now apply the filter again, we will see 11!

Excellent! That’s exactly what we want. Now you can adjust your filters and the value will always reflect only the rows that are currently showing.

The second function that works pretty much exactly the same as the SUBTOTAL function is AGGREGATE. The only difference is that there is another parameter in the AGGREGATE function where you have to specify that you want to ignore hidden rows.

The first parameter is the summation function you want to use and as with SUBTOTAL, 9 represents the SUM function. The second option is where you have to type in 5 to ignore hidden rows. The last parameter is the same and is the range of cells.

You can also read my article on summary functions to learn how to use the AGGREGATE function and other functions like MODE, MEDIAN, AVERAGE, etc. in more detail.

Hopefully, this article gives you a good starting point for creating and using filters in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• Izrada grafikona vaših Excel podataka

• Koristite novu funkciju "Umetanje podataka iz slike" u programu Excel Mobile

• Koristite funkcije sažetka za sažimanje podataka u Excelu

• Koristite Excel kao alat za kopiranje podataka s weba

• Dodajte liniju trenda linearne regresije dijagramu raspršenja programa Excel

• Kako napraviti padajući popis u Excelu

• Umetnite Excel radni list u Word dokument

• Kako promijeniti pozadinu u Microsoftovim timovima

• Kako oduzeti datume u Excelu

• Kako napraviti histogram u Excelu

• Kako stvoriti popis distribucije u Outlooku

• Kako izračunati varijancu u Excelu

• Oblikujte ćelije pomoću uvjetnog oblikovanja u Excelu

• Kako razumjeti analizu što ako u Microsoft Excelu

• Koristite Excel da biste izračunali efektivnu kamatnu stopu iz nominalne kamatne stope

• Koristite prozor za praćenje programa Excel za praćenje važnih ćelija u radnoj knjizi

• Kako pronaći odgovarajuće vrijednosti u Excelu

• Kako napraviti jednostavan grafikon ili grafikon u Excelu

• 40 najboljih Microsoft Excel tipkovničkih prečaca

• Vodič za sve ekstenzije Excel datoteka i što one znače