Jeste li ikada propustili važnu e-poštu jer je vaša pristigla pošta bila puna prethodnih poruka bez odgovora? Većina ljudi je to iskusila i gotovo svi znaju koliko vam smeta pedeset nepročitanih poruka e-pošte koje zahtijevaju vašu pažnju čim ujutro otvorite pristiglu poštu.

Prema studijama, radnici provode čak 28 posto svog tjedna^{(28 percent of their week)} čitajući i odgovarajući na e-poštu. To je više od četvrtine vašeg cjelokupnog vremena na poslu. Koliko biste još mogli postići da se ne morate nositi s neprestanim e-mailovima?

Što je Inbox Zero?

Inbox Zero koncept je koji je razvio Merlin Mann , stručnjak za produktivnost. Iako većina ljudi tumači "nulu" u nazivu da se odnosi na broj e-poruka koje osoba ima, izvorno se odnosilo na to koliko vremena ljudi provode razmišljajući o e-pošti. Ako nemate e-mailova, ne trošite gotovo nula vremena razmišljajući o njima.

Ovaj će vas članak provesti kroz kako smanjiti broj nepročitanih e-poruka u pristigloj pošti na apsolutni minimum pomoću alata koji su vam dostupni unutar Gmaila^(Gmail) , kao i prakse koje možete primijeniti na svoj radni dan koji će vam pomoći ukrotiti roj e-poruka koje primate kroz dan.

Osnove upravljanja e-poštom

Prvi korak ka poboljšanju produktivnosti e-pošte je zatvaranje pristigle pošte. Možda zvuči kontraintuitivno, ali bolje je da si date određeno vrijeme za čitanje i odgovaranje na e-poštu nego da im se obraćate čim stignu. Istraživanja^(Research) su pokazala da rokovi, sami nametnuti ili ne, poboljšavaju učinkovitost^{(deadlines, self-imposed or not, improve efficiency)} i smanjuju vrijeme provedeno na projektu.

Odvojite^(Set) pet minuta na početku svakog sata, ili možda dvadeset minuta na početku i na kraju dana, za odgovaranje na e-poštu^{(to answer emails)} . Izbrišite sve e-poruke koje su očito neželjena pošta^{(clearly spam)} . Ako je za odgovor na e-poštu potrebno dvije minute ili manje, prvo odgovorite na nju.

Ako e-poruka zahtijeva više vremena za odgovor, premjestite je u posebno određenu mapu.

Upotreba Gmaila za postizanje Inbox Zero

Gmail je najčešće korišteni klijent e-pošte na svijetu, ali većina ljudi ne shvaća koliko je platforma zapravo svestrana. Gmail je prepun alata^{(chock-full of tools)} i prilagodljivih opcija koje vam daju ogromnu količinu kontrole nad njegovim izgledom. Inbox Zero postaje mnogo ostvariviji kada iskoristite prednosti ovih alata.

Koristite posebne zvjezdice

Svi znaju za mogućnost označavanja e-pošte zvjezdicom klikom na ikonu zvjezdice^(Star) – ali jeste li znali da se može koristiti 12 različitih zvjezdica? Kliknite ^(Click) Settings > See All Settings > General , a zatim se pomičite dok ne vidite pododjeljak Zvijezde .^(Stars)

Postoje različite boje zvjezdica, ali postoje i ikone poput uskličnika, strelice za brzo premotavanje naprijed, kvačice, upitnika i malog slova i. Prema zadanim postavkama aktivna je samo glavna zvijezda, ali možete kliknuti i povući bilo koju od ikona u odjeljak U upotrebi^{(In use)} da biste je aktivirali.

U Gmailu^(Gmail) će se pojaviti samo jedan simbol . Kliknite^(Click) ga više puta da biste se kretali kroz sve različite zvjezdice koje ste odabrali. Odaberite najmanje četiri simbola: standardnu zvijezdu, crvenu zvijezdu, malo slovo i i zelenu kvačicu.

Postavite više ulaznih sandučića i filtara^{(Set Up Multiple Inboxes and Filters)}

Možda ste već upoznati s nekoliko kartica koje su vam dostupne u Gmailu^(Gmail) : Promocije, Osobno^(Personal) , Društveno^(Social) itd. Idite na Settings > Inbox i pored Vrsta pristigle pošte^{(Inbox type,)} kliknite padajući okvir i odaberite Više pristiglih pošta.^{(Multiple inboxes.)}

Pojavljuje se novi odjeljak pod nazivom Više odjeljaka pristigle pošte. ^{(Multiple inbox sections.)}Možete imenovati do pet prilagođenih odjeljaka za prikaz uz glavnu pristiglu poštu, iako su dva popunjena prema zadanim postavkama. Jedan odjeljak je za e-poruke sa zvjezdicom^(Starred) , dok je drugi za skice. Ti su odjeljci označeni njihovim upitima za pretraživanje, pa ćete morati naučiti kako se zove svaka od posebnih zvjezdica kako biste za njih izdvojili odjeljke.

Ovo su imena svake zvijezde:

Žuta zvijezda
Crvena zvijezda
Narančasta zvijezda
Zelena zvijezda
Plava Zvijezda
Ljubičasta zvijezda
Žuti prasak (uskličnik)
Crveni prasak
Ljubičasto-pitanje
Narančasti guillemet^{(Orange-guillemet)} (simbol za brzo premotavanje)
Zelena provjera
Plave informacije (mala slova i)

Polje upita za pretraživanje prepoznaje različite operatore, tako da možete koristiti naredbe OR/AND da biste uključili više zvjezdica unutar istog odjeljka. Pored polja upita za pretraživanje^{(Search query)} nalazi se polje Naziv odjeljka^{(Section name)} . Ovdje unesite određeni naziv kojim želite da se polje zove.

Da biste postigli Inbox Zero , najbolje je postaviti nekoliko određenih odjeljaka:

Potrebna je akcija/odgovor
Potreban je hitan odgovor
Čeka se odgovor
Delegirano

Možete odabrati da postavite peti odjeljak prema svojim potrebama, ali ova četiri će se nositi s najosnovnijim zadacima.

Dostizanje Inbox Zero^{(Reaching Inbox Zero)}

Sada kada ste promijenili postavke Gmaila^(Gmail) , vrijeme je da sve provedete u djelo. Prvo^(First) postavite svoje filtere. Unesite sljedeće:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

Kada primite e-poruku, prvo što trebate učiniti je odlučiti treba li na nju odgovoriti ili biste je trebali izbrisati. Ako je e-pošta neželjena pošta ili jednostavno ne jamči odgovor, odmah je izbrišite ili arhivirajte.

Ako e-poruka zahtijeva odgovor i traje manje od dvije minute, odgovorite na nju. Ako vam treba više od dvije minute, jednom kliknite ikonu zvjezdice^(Star) . Ako je e-poruka hitna i trebala bi biti sljedeća stvar na koju ćete odgovoriti, dvaput kliknite ikonu da biste je označili Crvenom zvijezdom^{(Red Star)} .

Nakon što odgovorite na e-poruku, ako čekate na odgovor, tri puta kliknite ikonu zvjezdice^(Star) da biste je označili kao "Čeka odgovor". Ako primite e-poruku s kojom bolje rukuje netko drugi, proslijedite je odgovarajućoj osobi i kliknite ikonu zvjezdice^(Star) četiri puta da biste je označili kao "Delegirano".

Odaberite kada želite odgovoriti na svoju e-poštu i usredotočite se na rad samo unutar tog vremena. Dajući si rokove i postavljanje razdoblja za rukovanje e-poštom, smanjujete količinu vremena koje provodite u pristigloj pošti kako biste se mogli usredotočiti na važnije zadatke. Ako se odlučite pozabaviti time na početku sata, prvo se usredotočite na odgovaranje na sve hitne e-poruke, a zatim se pobrinite za ostalo.

Provodeći ove metode u praksi, uskoro možete postići potpunu kontrolu nad vašom pristiglom poštom. Ako je već nered, odvojite pola sata dnevno da razvrstate mailove koje već imate i utvrdite jesu li važni ili ne. Odgovorite onima kojima je to potrebno, obrišite one koji ne trebaju.

Možda će vam trebati malo vremena, ali filtri^{(but filters)} , određene pristigle pošte i drugi alati pomoći će vam da dođete do Inbox Zero – i^{(Inbox Zero–and)} otkrit ćete koje tehnike vam najbolje pomažu da ostanete tamo.

How to Get to Inbox Zero in Gmail

Have you ever missed an important email becauѕe your inbox was full of previous, unаnswered messages? Mоst реople have еxperienced this and almost everyone knowѕ the distraction of fifty unread emails that demand your attention as soon аs you open your inbox іn the morning.

According to studies, workers spend as much as 28 percent of their week reading and answering emails. That’s more than a quarter of your entire time at work. How much more could you accomplish if you didn’t have to handle a constant barrage of emails?

What Is Inbox Zero?

Inbox Zero is a concept developed by Merlin Mann, an expert on productivity. Although most people interpret the “zero” in the name to refer to the number of emails a person has, it originally referenced how much time people spend thinking about email. If you have zero emails, you spend almost zero time thinking about them.

This article will walk you through how to keep the number of unread emails in your inbox to an absolute minimum using tools available to you within Gmail, as well as practices you can apply to your workday that will help you tame the swarm of emails you receive throughout the day.

Email Management Basics

The first step to improving your email productivity is to close your inbox. It might sound counterintuitive, but it is better to give yourself set periods of time to read and respond to emails than to address them as they arrive. Research has shown that deadlines, self-imposed or not, improve efficiency and reduce the time spent on a project.

Set aside five minutes at the start of each hour, or maybe twenty minutes at the start and end of the day, to answer emails. Delete any emails that are clearly spam. If an email requires two minutes or less to answer, respond to it first.

If an email will require more time to answer, move it to a specially-designated folder.

Using Gmail to Reach Inbox Zero

Gmail is the most-used email client in the world, but most people don’t realize just how versatile the platform actually is. Gmail is chock-full of tools and customizable options that give you a tremendous amount of control over its appearance. Inbox Zero becomes much more achievable when you take advantage of these tools.

Use Special Stars

Everyone knows about the ability to “star” an email by clicking the Star icon–but did you know there are 12 different stars that can be used? Click Settings > See All Settings > General and then scroll until you see the Stars subsection.

There are different colors of stars, but there are also icons like an exclamation mark, a fast-forward arrow, a check mark, a question mark, and a lower-case i. By default, only the main star is active, but you can click and drag any of the icons to the In use section to activate them.

Only a single symbol will appear in Gmail. Click it multiple times to cycle through all of the different stars you have selected. Choose at least four symbols: the standard star, the red star, the lower-case i, and the green-check.

Set Up Multiple Inboxes and Filters

You might already be familiar with several of the tabs available to you in Gmail: Promotions, Personal, Social, etc. Navigate to Settings > Inbox and beside Inbox type, click the drop-down box and select Multiple inboxes.

A new section appears called Multiple inbox sections. You can name up to five custom sections to view alongside your main inbox, although two are filled in by default. One section is for Starred emails, while the other is for drafts. These sections are designated by their search queries, so you will need to learn what each of the special stars is called in order to set aside sections for them.

These are the names of each star:

Yellow-star
Red-star
Orange-star
Green-star
Blue-star
Purple-star
Yellow-bang (exclamation mark)
Red-bang
Purple-question
Orange-guillemet (fast forward symbol)
Green-check
Blue-info (lower-case i)

The search query field recognizes different operators, so you can use OR/AND commands to include multiple stars within the same section. Beside the Search query field is the Section name field. Enter the specific name you want the field to be called here.

To achieve Inbox Zero, it’s best to set up a few specific sections:

Needs Action/Reply
Needs Urgent Reply
Awaiting Reply
Delegated

You can choose to set up a fifth section according to your needs, but these four will handle the most basic tasks.

Reaching Inbox Zero

Now that you have changed your Gmail settings, it’s time to put everything into action. First, set your filters. Enter the following:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

When you receive an email, the first thing you should do is decide whether it requires a response or if you should delete it. If the email is spam or just doesn’t warrant a response, immediately delete it or archive it.

If the email requires a response and will take less than two minutes, answer it. If you need more than two minutes, click the Star icon once. If the email is urgent and should be the next thing you respond to, click the icon twice to mark it with a Red Star.

Once you respond to an email, if you are waiting on a reply, click the Star icon three times to designate it as “Awaiting Reply.” If you receive an email that is better handled by someone else, forward it to the appropriate person and click the Star icon four times to mark it as “Delegated.”

Choose when you want to respond to your email and focus on working only within those times. By giving yourself deadlines and set periods to handle email, you reduce the amount of time you spend in your inbox so that you can focus on more important tasks. If you choose to deal with it at the start of the hour, focus on responding to any urgent emails first, then handle the rest from there.

By putting these methods into practice, you can soon attain total control of your inbox. If it is already a mess, set aside half an hour a day to sort through the emails that you already have and determine whether they are important or not. Respond to those that need it, delete those that don’t.

It might take a bit of time, but filters, designated inboxes, and other tools will help you reach Inbox Zero–and you’ll find what techniques best help you stay there.

Niko Tomić

About the author

Bok tamo! Računalni sam programer s preko 10 godina iskustva u tom području. Specijaliziran sam za razvoj i održavanje softvera za pametne telefone i Windows ažuriranja. Osim toga, nudim svoje usluge kao mjesečni predstavnik podrške klijentima e-pošte.

Kako doći do Inbox Zero u Gmailu

Što je Inbox Zero?

Osnove upravljanja e-poštom