Mnoge tvrtke diljem svijeta nemaju ništa protiv proširiti mogućnost rada od kuće na svoje radnike koji ne moraju nužno biti u uredu. S tim u vezi, postaje važno biti svjestan određene etikete videokonferencija^{(video conferencing etiquette)} .

Dok tvrtke koriste teleprisutnost i način videokonferencije kako bi omogućile neprimjetan angažman, evo nekih etiketa, savjeta i pravila za video konferencije koje biste trebali usvojiti kako biste stvorili trajan dojam.

Pročitajte^(Read) : Kako postaviti i pridružiti se sastanku Microsoftovih timova^{(How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting)} .

Vodič za bonton za video konferencije

Na videokonferenciji nemate priliku osobno upoznati svakoga kako biste ostavili trajni dojam. Dakle, slijedite ove željene etikete kao referentni vodič.

1. Unaprijed odredite dnevni red sastanka
2. Postavite pozadinu
3. Pripremite se za sastanak
4. Budite točni u vremenu
5. Održavajte svoj stol čistim
6. Upoznajte svoju publiku
7. Dokumentirajte relevantne točke
8. Dodijelite zapisivača
9. Budite ljubazni prema ostalim sudionicima
10. Neka mikrofon bude isključen kada se ne koristi

Dobar bonton za video konferencijski poziv može vam pomoći da ojačate svoje samopouzdanje i poboljšate svoje komunikacijske vještine.

1] Unaprijed odlučite^(Decide) o dnevnom redu sastanka

Bitna praksa za učinkovitu video konferenciju je organizirati i sastanak samo kada savršeno razumijete temu rasprave. Stoga, ako ste vi taj koji organizira virtualni sastanak, osigurajte da svi sudionici unaprijed znaju o njemu. Smatra se sigurnim poslati najmanje dva podsjetnika,

• Dan prije sastanka
• Sat vremena prije početka sastanka

To pomaže sudionicima da se pripreme za sastanak kako ne bi bili zatečeni nespremni i uhvatili se u koštac s bontonom.

2] Postavite pozadinu

Važnije je imati odgovarajuće svjetlosne uvjete u pozadini kako biste izbjegli sjene. Slično, ako imate sunčan prozor izravno iza sebe, nacrtajte rolete da prigušite munje. Osim toga, čisti zid ili zavjesa mnogo su bolji od pretrpanog ureda ili čudnih umjetničkih djela kako biste izbjegli ometanje.

Imajte na umu da se osoba s kojom vodite videokonferenciju ne smije osjećati rastrojeno. Stoga provjerite što vide prije nego nazovete. Previše se brinete o tome što je u vašoj pozadini i kako drugi to mogu vidjeti može dodati stres koji bi mogao stati na put u poslu.

Pročitajte^(Read) : Kako zamutiti pozadinu na sastanku Microsoft Teams^{(How to blur the background in Microsoft Teams meeting)} .

3] Pripremite se za sastanak

Sjednite^(Sit) uspravno na kameru i nosite osmijeh na licu. Koristite^(Use) prirodne geste kada govorite i pokušajte ograničiti sporedne razgovore. Izbjegavajte^(Avoid) lupkanje po mikrofonu ili šuštanje papira u blizini mikrofona. Također, neka vam pokreti budu što je moguće manji.

4] Budite na vrijeme

Mnogi ljudi obično kasne pa je važno doći na vrijeme. Zapravo, ovo bi trebao biti standard za praćenje bilo kojeg sastanka, videa ili na neki drugi način. Jer, iako se možda možete izvući s fizičkim sastankom, u videokonferenciji nema izlaza.

5] Održavajte svoj stol čistim

Vaš radni stol ne bi trebao izgledati neuredno ili neorganizirano. Stoga je važno da nemate ništa između vas i kamere. Izgubite hrpu papira, ljepljivih bilješki i drugih pribora za pisanje sa svog stola. Također biste trebali održavati radnu površinu sustava Windows^(Windows) čistom. Koristite opciju Sakrij ikone^{(Hide desktop icons)} na radnoj površini ako smatrate da je potrebno.

6] Upoznajte svoju publiku

Ne možete provoditi školski kodeks odijevanja putem videokonferencije, odnosno, ovisno o publici, vaša odjeća može varirati od obično trezvene svečane do sasvim ležerne. Preporučamo vam da odaberete svijetle pastele i prigušene boje koje najbolje izgledaju na ekranu.

7] Dokumentirajte relevantne točke

Pravilna^(Proper) dokumentacija udaljenih sastanaka omogućuje učinkovito prisjećanje pojedinosti kada je to potrebno. Štoviše, može pomoći drugim članovima tima koji nisu mogli prisustvovati sastanku da budu u toku.

8] Dodijelite zapisivača

Uvijek vođenje bilježnice za bilježenje važnih točaka smatra se dobrom praksom općih sastanaka. Ova praksa postaje još važnija kada se ide virtualno. Dakle, dodijelite bilježnika da dokumentira sve na sastanku kako se događa. To dodaje nijansu i ako bi netko želio ponoviti ono o čemu se raspravljalo, lako bi mogao doći do toga.

9] Budite ljubazni prema drugim sudionicima

Ako ste vi organizator ili onaj koji je dogovorio video konferenciju, budite prijavljeni na svoje računalo i spremni za sastanak nekoliko minuta prije zakazanog vremena. Ovo bi trebala biti prva lekcija.

Drugo, počnite tako što ćete se predstaviti prije govora kako bi vas svi sudionici upoznali i mogli vam se obratiti vašim imenom.

Pročitajte^(Read) : Kako izgledati najbolje u videokonferencijskom pozivu^{(How to look your best on a video conferencing call)} .

10] Neka^(Keep) mikrofon bude isključen kada se ne koristi

Iako možda ne govorite i mislite da ste tihi, većina mikrofona može uhvatiti manje pozadinske zvukove, poput kašljanja, kihanja ili tipkanja. Ti zvukovi mogu lako odvratiti druge sudionike videokonferencije ili mogu uzrokovati neugodnost. Dakle, isključite mikrofon prije pauze i iseljenja tijekom sastanka.

Trebali smo još nešto spomenuti?^{(Anything else we should have mentioned?)}

Video conferencing etiquette, tips and rules you need to follow

Many firms worldwide do not mind extending the facility of work-from-home to their workers who don’t have to necessarily be in office. In this cоnnection, it becomes important to be aware of certain video conferencing etiquette.

While the companies are leveraging telepresence and video conferencing mode to enable seamless engagement, here are some video conferencing etiquette, tips & rules you should adopt to create a lasting impression.

Read: How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting.

Video conferencing etiquette guide

In a video conference, you don’t get the chance to meet everyone in person to create a lasting impression. So, follow these desired etiquettes as a reference guide.

1. Decide the meeting agendas in advance
2. Setup the background
3. Get prepared for the meeting
4. Be Time punctual
5. Keep your desk clean
6. Know your audience
7. Document relevant points
8. Assign a note-taker
9. Be courteous to other attendees
10. Keep microphone muted when not in use

Good video conference call etiquette can help you reinforce your confidence and enhance your communication skills.

1] Decide the meeting agendas in advance

An essential practice for effective video conferencing is to organize and the meeting only when you perfectly understand the theme of discussions. As such, if you’re the one organizing the virtual meeting, then ensure that all the participants have some knowledge about it in advance. It’s considered safe to send at least two reminders,

• A day before the meeting
• An hour before the start of the meeting

This helps participants get ready for the meeting so that they are not caught off guard and grapple with etiquette.

2] Setup the background

It’s all more important to have proper lightning conditions in the background to avoid shadows. Similarly, if you have a sunny window directly behind you, draw the blind to dim the lightning. In addition, a clean wall or curtain is way better than a cluttered office or weird artwork to avoid distraction.

Keep in mind, the person you are video conferencing with should not feel distracted. So, make sure you check what they see before you call. Worrying too much about what’s there in your background and how others may see it can add stress that may get in the way of the work.

Read: How to blur the background in Microsoft Teams meeting.

3] Get prepared for the meeting

Sit up straight right on the camera and wear a smile on your face. Use natural gestures when you speak and try to limit side conversations. Avoid tapping on the microphone or rustling papers near the microphone. Also, keep your movements as minimal as possible.

4] Be on time

A lot of people are habitually late so, being on time matters. In fact, this should be a standard to keep up with any meeting, video or otherwise. Because, while you might be able to get away with a physical meeting, there’s no escaping route in a video conference.

5] Keep your desk clean

Your working desk shouldn’t look messy or disorganized. As such, it is important to not have anything between you and the camera. Lose the stack of papers, sticky notes and other stationery items from your desk. You may want to also keep your Windows desktop clean. Use the Hide desktop icons option if you feel the need to.

6] Know your audience

You cannot enforce a school dress code via video conference i.e., depending on the audience, your attire may vary from usually sober formals to downright casuals. We would recommend you to go with light pastels and muted colors that look the best on the screen.

7] Document relevant points

Proper documentation of remote meetings allows for details to be recalled efficiently when needed. Moreover, it can help other team members who could not attend the meeting to stay up to speed.

8] Assign a note-taker

Always keeping a notepad to jot down important points is considered as a good general meeting practice. This practice becomes even more important when going virtual. So, assign a note-taker to document everything in the meeting as it happens. That adds nuance and if someone would like to revisit what was discussed, he could easily get there.

9] Be courteous to other attendees

If you are the organizer or the one who has arranged the video conference, be logged into your computer and ready for the meeting a few minutes before the scheduled time. This should be the first lesson.

Second, start off by introducing yourself before speaking so that all the participants get to know you and can proceed to address you by your name.

Read: How to look your best on a video conferencing call.

10] Keep microphone muted when not in use

Even though you may not be speaking and think you’re being quiet, most microphones can pick up minor background noises, like coughs, sneezes, or typing. These sounds can easily distract other video conferencing participants or may cause annoyance. So, mute the microphone before taking a break and moving out during a meeting.

Anything else we should have mentioned?

Related posts

• Kako instalirati Drupal koristeći WAMP na Windows

• Najbolji softverski i hardverski Bitcoin novčanici za Windows, iOS, Android

• Besplatno postavite internetsku radio stanicu na Windows PC

• Partner za popravak nije se povezao s pogreškom usmjerivača u TeamVieweru u sustavu Windows 10

• NASA-ine oči pomažu vam istraživati ​​svemir poput astronauta

• Zaključani ste iz postavki Plex poslužitelja i poslužitelja? Evo popravka!

• Razlika između analognih, digitalnih i hibridnih računala

• Kako pretvoriti binarni u tekst pomoću ovog pretvarača teksta u binarni

• Kako zaštititi lozinkom i osigurati pdf dokumente uz LibreOffice

• Kako napraviti pozivnicu na Windows računalu

• Automate.io je besplatni alat za automatizaciju i IFTTT alternativa

• Što je Blue Whale Challenge Dare igra

• Što znači NFT i kako stvoriti NFT digitalnu umjetnost?

• Kako izbrisati svoj LastPass račun

• Kako stvoriti samopotpisane SSL certifikate u sustavu Windows 11/10

• Što je sindrom glupog prozora - objašnjenje i prevencija

• Što je Data Analytics i čemu služi

• Besplatni softver za upravljanje zadacima za upravljanje timskim radom

• OpenGL aplikacije ne rade na Miracast bežičnom zaslonu u sustavu Windows 11/10

• Najbolje značajke u LibreOffice Calc