U ovom ćemo postu pogledati kako možete bolje upravljati svojom Outlook e-poštom tako da se dolazna pošta automatski premješta u zasebne mape. Ako svakodnevno dobivate puno e-pošte, to može uštedjeti puno vremena.

Umjesto da morate potrošiti sat vremena jednom tjedno na premještanje e-pošte iz pristigle pošte^(Inbox) u vaše kategorizirane mape, pravila e-pošte pomoći će automatizirati organizaciju vaše pristigle pošte. Ovo je vrlo slično korištenju oznaka i filtara u Gmailu^(Gmail) .

Pravila e-pošte^(Email) mogu se činiti kompliciranima i mogu biti ako stvarno želite izvesti neko sofisticirano razvrstavanje, ali ako jednostavno želite  automatski premjestiti radne e-poruke u mapu Work , onda je to jednostavno.^(Work)

Kako bi pravila bila korisna, prvo biste trebali stvoriti neke mape ispod svoje pristigle pošte^(Inbox) kako biste kategorizirali svoju e-poštu, kao što su Projekti, Posao^(Work) , Obitelj^(Family) itd.

Mape možete stvoriti tako da desnom tipkom miša kliknete Inbox ili bilo koju mapu i odaberete Nova mapa^{(New Folder)} . Sljedeći postupak radi na Outlook 2010 , 2013, 2016, 2019 i Office 365 .

Postavite Outlook pravila

Sada za početak, otvorite Outlook , kliknite karticu Datoteka^(File) i vidjet ćete gumb Upravljanje pravilima i upozorenjima^{(Manage Rules & Alerts)} pri dnu.

Pojavit će se glavni prozor Pravila i upozorenja i prema zadanim postavkama možda ćete vidjeti jedno ^(Alerts)pravilo^(Rules) već stvoreno ovisno o vašoj verziji Outlooka^(Outlook) .

Odavde ćete kliknuti gumb Novo pravilo^{(New Rule)} da biste započeli sa svojim prvim Outlook pravilom e-pošte. Pojavit će se dijaloški okvir Čarobnjak^(Wizard) za pravila^(Rules) i pokazati vam neke uobičajene predloške pravila.

Ovo su najčešće i vjerojatno sve što će vam ikada trebati. Najčešće pravilo je prvo navedeno, " Premjesti poruke od nekoga u mapu^{(Move messages from someone to a folder)} ". Samo naprijed i odaberite ga, a zatim kliknite Sljedeće^(Next) .

Primijetit ćete da donji okvir s popisom koji se zove “Korak 2:” ostaje pri dnu s podcrtanim tekstom. U stvarnosti, sve što trebate učiniti da biste postavili pravilo je kliknuti na hiperveze za ljude ili javnu grupu^{(people or public group)}  i odrediti^{(specified )} da odaberete adresu e-pošte i gdje želite da te e-poruke idu.

Zatim možete kliknuti Završi^(Finish) i gotovi ste. Međutim, ako želite zakomplicirati pravilo, tada ćete klikom na Sljedeće^(Next) dobiti puno više opcija:

Dok provjeravate različite uvjete u gornjem okviru s popisom, opis pravila pri dnu također će se popuniti s više hiperveza. Možete čak stvoriti pravila koja traže određene riječi u tijelu e-pošte, a zatim izvršavaju radnje na tim porukama e-pošte.

Vaš sljedeći zadatak je kliknuti na svaku hipervezu i odabrati pridružene vrijednosti kao što su adrese e-pošte, mape itd. U našem primjeru iznad, htjet ćete kliknuti na osobe ili javnu grupu^{( people or public group)} i odabrati adresu e-pošte.

Zatim kliknite na navedenu^(specified) riječ i pronađite mapu u koju želite da se e-poruka premjesti ili kliknite Novo^(New) i nova će se mapa stvoriti ispod trenutno označene mape.

Sada ćete vidjeti donji dio ažuriran stvarnim vrijednostima za vaše pravilo.

Kada kliknete Dalje, možete postaviti više radnji za pravilo. To možete normalno ostaviti na miru ako je to jednostavno pravilo, ali ako želite izvoditi i druge radnje poput reprodukcije zvuka, prosljeđivanja e-pošte, kopiranja, ispisa e-pošte, pokretanja drugog programa, pokretanja skripte itd. , onda sve to možete učiniti na ovom zaslonu.

Kliknite Dalje^(Next) kada završite i bit ćete dovedeni do dijaloškog okvira Iznimke^(Exceptions) , gdje možete odabrati uvjete za koje ne želite da se ovo pravilo obrađuje. Osim ako nemate neke jedinstvene slučajeve, možete ga ostaviti praznim, što je zadana postavka.

Kliknite Dalje^{(Click Next)} i konačno smo stigli do kraja čarobnjaka za pravila! Dajte pravilu naziv poput "Premjesti e-poštu prijatelja" tako da znate što radi kada ga kasnije pogledate.

Zatim ako već imate e-poruke u pristigloj pošti koje bi odgovarale vašem novom pravilu, označite okvir " Pokreni ovo pravilo na porukama koje su već u pristigloj pošti^{(Run this rule on messages already in Inbox)} ". Sve ostalo možete ostaviti kao zadano i kliknuti Završi^(Finish) !

Sada možete kreirati pravila za ljude, biltene, bankovne izvode/izvode kreditnih kartica i sve ostalo što vam padne na pamet kako biste učinkovitije počeli upravljati Outlook e-poštom! Uživati!

Automatically Move Emails into Folders in Outlook using Rules

In this post, we’ll take a look at hоw you can manage your Outlook email better by having incoming mail automatically moved into separate folders. If you gеt a lot of email everyday, this can save lots of time.

Rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders, email rules will help automate your inbox organization. This is very similar to using labels and filters in Gmail.

Email rules may seem complicated and they can be if you really want to perform some sophisticated sorting, but if you simply want to move work emails to the Work folder automatically, then it’s a piece of cake.

In order for rules to be useful, you should first create some folders underneath your Inbox to categorize your email, such as Projects, Work, Family, etc.

You can create folders by right-clicking on Inbox or any folder and selecting New Folder. The following procedure works on Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 and Office 365.

Setup Outlook Rules

Now to get started, open Outlook, click on the File tab and you’ll see the Manage Rules & Alerts button towards the bottom.

The Rules and Alerts main window will appear and by default you might see one rule already created depending on your version of Outlook.

From here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. The Rules Wizard dialog will pop up and it will show you some common rule templates.

These are the most common ones and probably all you’ll ever need. The most common rule is the first one listed, “Move messages from someone to a folder“. Go ahead and select it, then click Next.

You’ll notice the bottom list box that is called “Step 2:” remains at the bottom with some underlined text. In reality, all of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for people or public group and specified to choose the email address and where you want those emails to go.

Then you can click Finish and you’re done. However, if you want to make the rule more complicated, then clicking Next will give you a whole lot more options:

As you check on different conditions in the top list box, the rule description at the bottom will also populate with more hyperlinks. You can even create rules that look for specific words in the email body and then perform actions on those emails.

Your next task is to click on each hyperlink and choose the associated values like email addresses, folders, etc. In our example above, you’ll want to click on people or public group and choose an email address.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder.

Now you’ll see the bottom part updated with the actual values for your rule.

When you click Next, you can set more actions for the rule. You can normally leave this alone if it’s a simple rule, but if you want to also perform other actions like play a sound, forward the email, make a copy of it, print the email, start another program, run a script, etc., then you can do all of that on this screen.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed for. Unless you have some unique cases, you can leave it blank, which is the default.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Move Friends Email” so that you know what it does when you look at it later on.

Then if you have emails already in your Inbox that would match your new rule, check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for people, newsletters, bank/credit card statements and whatever else you can think of to start managing your Outlook email more efficiently! Enjoy!

Related posts

• Kako proslijediti Outlook e-poštu na Gmail

• Kako stvoriti popis distribucije u Outlooku

• Kako stvoriti Microsoft Outlook prečace za e-poštu i zadatke

• Pretražujte Outlook e-poštu prema pošiljatelju, datumu, ključnoj riječi, veličini i više

• Microsoft Outlook ne odgovara? 8 popravaka za isprobavanje

• Kako izračunati varijancu u Excelu

• Kako sigurno lozinkom zaštititi Excel datoteku

• Kako napraviti dijagram toka u Wordu i Excelu

• 13 OneNote savjeta i trikova za bolje organiziranje bilješki

• Kako grupirati radne listove u Excelu

• Dodajte liniju trenda linearne regresije dijagramu raspršenja programa Excel

• 12 korisnih savjeta i trikova za Microsoft Word

• Što je Microsoft MyAnalytics i kako ga koristiti?

• Kako napraviti kontrolnu listu u Excelu

• Izvezite kontakte iz programa Outlook, Outlook Express i Windows Live Mail

• Kako dodati ili ukloniti komentare u Wordu

• Kako pratiti promjene u Wordu (online, mobilni i stolna računala)

• Kako stvoriti odvojene sobe u Microsoftovim timovima

• Kako napraviti knjižicu u Wordu

• 15 PowerPoint savjeta i trikova za poboljšanje prezentacija